Hogyan szervezzenek irodai munkát az iskolában, előfizetői kérdéseket, magazin "személyi üzlet"
Mondja meg, hogyan kell helyesen szervezni az irodai munkát az iskolában. Hogyan kell regisztrálni a megrendeléseket? A naptári év vagy a tanév szerint? Vagy a személyi és a fő tevékenységekre vonatkozó megbízások egy naptári évre, és a hallgatókra vonatkozó megrendelések - a tanévre?
Az általános szabályok szerint a megrendeléseket naptári évben sorszámmal jegyzik (oktatási intézményekben - a tanévben). Ezenkívül minden, a szervezet fő tevékenységére, a személyzeti ügyekben az adminisztratív és gazdasági ügyekre vonatkozó összes megrendelést külön kell nyilvántartásba venni, és külön kell tárolni.
A Rendszer Személyzet anyagaiban található részletek:
1.Response: Hogyan kell regisztrálni a beérkezett dokumentumokat a személyzeti szolgálatnál
Hogyan kell regisztrálni egy személyzet által kapott dokumentumot?
A dokumentumok nyilvántartására és indexelésére vonatkozó szabályokat részletesen a GDLA 3.2.1. Fejezete ismerteti, amelyet a Szovjetunió 1988. május 25-i Glavarkhiv rendelete jóváhagyott.
A regisztráció szükségessége
Miért kell regisztrálnom a személyzeti szolgálatra érkező dokumentumokat?
A dokumentumok regisztrációja szükséges ahhoz, hogy:
- biztosítja a dokumentumok rögzítését és végrehajtásának ellenőrzését;
- megkönnyíti a dokumentumok keresését, szervezeti keresési rendszereket hoz létre;
- biztosítsa a dokumentumok biztonságát.
Ezenkívül a szervezetben létrehozott dokumentumok sokfélesége csak regisztráció után szerez jogi erejét. Például a szervezet vezetőjének sorrendje a regisztrálás pillanatától kezdve működik. És a levél hivatalos karaktert kap csak akkor, ha kiosztott regisztrációs számot rendel.
Regisztrációs dokumentumok
A személyzeti szolgálatba belépő dokumentumokat be kell jegyezni
A dokumentumok nyilvántartása függetlenül attól, hogy hogyan kerülnek kiszállításra, átvitelre és létrehozásra. Ez azt jelenti, hogy nem csak a hagyományos papíralapú dokumentumokat kell regisztrálni, hanem fax, e-mail és egyéb kommunikációs csatornákon keresztül is.
A nyilvántartási számokat (indexeket) a következő dokumentumokba kell helyezni:
- a beérkező (kivéve a hozzájuk tartozó alkalmazásokat);
- a kimenő (kivéve a pályázatokat) és azok másolatait, amelyek a szervezet ügyeiben maradnak;
- a belső és alkalmazásokra.
A levélre adott válaszok általában a beérkezett dokumentum regisztrációs indexét mutatják.
Népszerű kérdések
Ebben az esetben meg kell regisztrálni, nem az összes dokumentumot, hanem csak azokat, amelyekhez regisztráció szükséges, a végrehajtás és használja hivatkozási célokra (közigazgatási, a tervezési, beszámolási, számviteli, pénzügyi, és így tovább. N.). Rendszerint ne regisztrálj:
- gratuláló levelek és táviratok;
- az információkért küldött dokumentumok (értekezletek a találkozókról, találkozókról, rendezvényekről stb.);
- olyan dokumentumok, amelyek nem követelik meg a végrehajtást és a választ;
- alacsony értékű levelezés gazdasági, igazgatási, személyzeti kérdésekben;
- "személyesen" megjelölt betűk.
A regisztrált és nem regisztrált dokumentumok listája a szervezet belső dokumentációjában rögzíthető, például a személyzeti nyilvántartás kezelésére vonatkozó utasításokban.
A személyzeti szolgálatba beérkező dokumentumok indexelése (száma)
A dokumentumok regisztrálásakor indexeltek. Ez azt jelenti, hogy minden egyes dokumentumhoz egy bizonyos számot és egy szimbólumot (indexet) kell rendelni. A dokumentumok kereséséhez, elszámolásához és rendszerezéséhez indikátorok szükségesek. Az év folyamán a regisztrációs index nem ismétlődik.
A regisztrációs index a következőkből áll:
- A sorozatszám a dokumentum a megadott tömb (például külön-külön számozott megrendelések üzleti tevékenységből származó és a személyzet, szerződések, kézikönyvek, stb ...);
- a szerkezeti egység szimbóluma (a szerkezeti egység lehet egyszerre alfabetikus - "k", "ok", "o / k" és a digitális index).
Például az, hogy a recepció személyzete a munka lehet a szám 134-k, ahol 134 - sorszáma a dokumentumot, és „k” - az olyan szerkezeti egység.
Ezenkívül a regisztrációs index gyakran tartalmazza a nómenklatúra ügyszámát. Válaszul írni az index részletei vannak elrendezve fordított sorrendben, például a szobában 08-11 / 144 az első digitális index szerkezeti egység - 08, majd egy kötőjellel ügyszám a tartományban - 11, amely el van választva egy perjel sorszám a dokumentum - 144.
A gyakorlat kérdése: milyen elven alapulnak a betűk szerinti indexek a személyzet megrendeléseire
A kisebb szervezetek általában nem törik megrendeléseket személyzet külön tömbök és használata egybetűs minden megrendelést - „a”, „hozzávetőleg” vagy „HP”.
A nagy személyzettel rendelkező nagy szervezetekben különböző személyzeti megbízások esetén különböző betűket használnak. Például, "n" jelentése bérleti díj, "a" - szabadság, "k" - üzleti út. Ezután a rendelések egyes soraiban a digitális számozás saját lesz.
Milyen regisztrációs űrlapokat használhatok a személyzeti szolgálatba beérkező dokumentumok regisztrálásához
Dokumentumokat regisztrálhat:
- speciális regisztrációs folyóiratokban;
- a kártyákon (a dokumentumra vonatkozó adatok egy speciális kártyán vannak rögzítve, majd a kártya fájlba kerülnek).
A tisztelet és a kényelmes munka iránti igény miatt Ekaterina Zaitseva,
Szakértői rendszerek személyzete
Petíció minden orosz személyzeti tisztviselőtől
A Munka Törvénykönyve bosszantó hiányosságokat okoz, amelyek megnehezítik a személyzet tisztjeinek munkáját, bár semmit sem érdemes megszüntetni.
Beszámolók a jövőbeli kérdésekről