Archiválási szolgáltatások Moszkvában, archív feldolgozás, archív dokumentum feldolgozás, munka
Hány dokumentumot tárol?
A számviteli beszámolókat, a számviteli nyilvántartásokat és az elsődleges okiratokat a hatályos, archiválási szabályok által meghatározott időtartamon belül kell tartani. Ez az időszak nem lehet kevesebb, mint öt év. Más dokumentumok esetében külön dátumok jelennek meg a megfelelő listán (például a végrehajtott munkák 75 évig tartanak, és néhány más dokumentumot határozatlan időre tartanak). Az archívum feldolgozása feltételezi a lejárt tárolási idővel és későbbi megsemmisítéssel járó esetek időben történő eltávolítását. Az egyik fontos szempont a dokumentum letétbe helyezésének pontosítása: a határidő kezdetét az állami törvény is meghatározza. A tartós tárolási időszakok általában az irattár beszerzéséhez szükséges anyagok dokumentumaira utalnak.
Az archívumok feldolgozása magában foglalja nemcsak az esetek időben történő megsemmisítését, hanem sok más műveletet is.
Ha a cég nem szállít dokumentumokat egy speciális szervezet tárolására, akkor érdemes foglalkoznia saját archívum feldolgozásával. Ehhez meg kell, hogy rendelkezzenek az adattárolásra (igazolták az általános igazgatója a szervezet), hogy hozzon létre egy archív szolgáltatás leírására feladatait alkalmazottai, rendelkezni szakértői bizottság - a csoport az emberek, hogy a kezdeti fájl feldolgozás (különösen a dokumentumok vizsgálata az érték). A következő lépés a feldolgozás archív - rendszerezése és osztályozása esetek, valamint az elkészítése részletes nómenklatúra szerint elfogadott szabványoknak. E szakaszok befejezése után a szervezet vezetője jóváhagyja a leltárt.
Dokumentumok megsemmisítése
A levéltárak feldolgozásának fontos pontja a dokumentumok megsemmisítésének megszervezése - a szabályok feltételezik, hogy a megsemmisítés előtt a papírt egy speciálisan kijelölt helyiségben tárolják, majd kötelezően vagy egy harmadik fél szakosodott cégére ruházzák át, vagy a szervezet erői megsemmisítik.
Ki végzi a dokumentumok feldolgozását?
A dokumentumok kényelmes és gyors használatában a legjobb asszisztens a szakmailag képzett archivisták dokumentációinak időben történő professzionális levéltári feldolgozása.
Az archívumok feldolgozása meglehetősen bonyolult eljárás a szervezet saját erőfeszítéseinek végrehajtására, különös figyelmet és különleges tudást igényel ezen a területen.
Mi általában kezelik a cégeknél?
- Személyzeti dokumentumok;
- Számviteli dokumentumok;
- Szerződés
- Pénzügyi dokumentumok;
- Műszaki dokumentáció;
Az archívumok feldolgozása elektronikus formában és papíron történhet.
Szakembereink az állandó és több mint tíz évig tartó tárolás esetén dokumentumokat választanak ki, beleértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat is. Az archiválási szabályok szerint az iratok archiválásában az évek során csoportosulnak. Ezek az esetek nem haladhatják meg a kétszázötven lapot, a térfogat vastagsága legfeljebb négy centiméter. A paraméterek túllépése esetén minden, ami a dokumentumok feldolgozása során megtörténik, külön ügyben történik.
Az archívum feldolgozását szakembereink csak a hatályos jogszabályok jogi keretein belül végzik.
Elektronikus archívum feldolgozása és átvitele:
- műszaki előírások kidolgozása;
- speciális szoftver telepítése és beállítása;
- előkészítés szkennelésre;
- elektronikus dokumentumok feldolgozása;
- az elektronikus archívum technikai támogatása.
Az archívum papíralapú feldolgozása magában foglalja:
- Az iratok archiválásának rendszerezése évek és típusok szerint;
- az értékek vizsgálata és az ügyek tudományos és technikai feldolgozása;
- a lejárt tárolási időtartamú dokumentumok megsemmisítése;
- minőségi levéltári kötelező és az azt követő dokumentumok feldolgozása;
- az esetek nyilvántartásának elkészítése;
- a dokumentumok szisztematizálása az értékvizsgálat után, az alapon belül évek óta tartó tudományos és technikai feldolgozás és tervezési munkák;
- az irattári iratok polcaira;
- szükség esetén tudományos és referencia berendezés létrehozása és normatív-módszertani alapja a szervezet archívumának tevékenységének megszervezéséhez.