Cikk hogyan optimalizálja a munkafolyamatot a vállalati gyakorlati tapasztalatok (- főkönyvelő, 2018, n 5)
Hogyan lehet optimalizálni DOKUMENTUM
Alkalmazottak: gyakorlat tapasztalatai
Eközben a visszaigazolást költségek gyakran jelent problémát. És ez nem csak az a tény, hogy a dokumentumok jönnek könyvelési hibák vagy húzott a rossz formában. Sokkal rosszabb, amikor a könyvelő kap egy papírt későn, vagy nem érik el egyáltalán. Mi rekord esetében az ügylet az anyagbeszerzési, ha a szállító nem szállít dokumentumok és a szállító nem zavarja, hogy kérje meg őket? Vagy az idő kiszámításához a fizetést és az üzletek még nem kapta meg az összes adatot az adatszolgáltatási hónap?
Annak érdekében, hogy az ilyen helyzetekben a főkönyvelő kell foglalkozni optimalizálása munkafolyamat a számviteli és más részlegek a cég.
Mondja, hogy „nincs” bürokrácia
Természetes, hogy egy munkafolyamat rendszer nem létezik. Minden vállalat, hogy kifejlessze saját. Ebben az esetben sok múlik a vállalkozás mérete, pontosabban - a kötet üzleti tranzakciókat.
Akkor is, ha egy kis cég, a munkafolyamat nem kell megközelíteni hivatalosan. Végtére is, hogyan helyezi felett a megjelenés és a mozgás az elsődleges dokumentumok, végső soron attól függ a pontosság a jelentési vállalkozás, és az egyértelműség érdekében a számviteli. Ezen túlmenően, az ellenőrzés során a rendelkezésre álló egy külön rendszerben a dokumentum tanúskodik, hogy a hatáskörébe főkönyvelő, a minőségi számviteli és belső ellenőrzési rendszerek.
Ugyanakkor a vállalkozások egy kis dokumentum mindent lehet csökkenteni egy összeállítás egyedi emlékeztetők az alkalmazottak (milyen dokumentumokat hozzon származó utak igényelnek a vállalkozó a beszerzési áruk vagy szállítás, a kiadott jelentés arány, stb.) Módja ez a feljegyzés nagyon egyszerű. A munkavállaló kell festeni részletesen, hogy milyen dokumentumokat állít neki nincs panasz a számviteli osztály. Például egy munkavállaló érkezik, hogy fizetett árut a kapcsolatot. Egy feljegyzés írandó, amely dokumentálja azt meg kell hozni, valamint az időszak, amely alatt át kell adniuk a számviteli osztály. Érdemes alkalmazni a listára, és a mintákat a szükséges papírokat.
- A kis növényeket lényegesen egyszerűbb dokumentumok cseréje és a munkavállalók közötti elszámolás történhet a szokásos feljegyzések. Általános szabály, hogy anyaguk a járművezetők, szállítmányozók, valamint a munkavállalók készpénzt alatt a jelentés, vagy utazik üzleti útra. Amellett, hogy az átruházás a dokumentumokat, amelytől munkavállaló emlékeztető útmutatást kell tartalmazniuk, hogy ezek a dokumentumok kell kiadni. Ezen kívül elég felesleges felidézni, és a feladata a munkavállaló elszámolni a kibocsátott pénz követő három napon belül lejárt a kifejezés, amelyre az adott, vagy ugyanebben az időszakban, miután visszatért egy üzleti útra. Mivel a gyakorlat azt mutatja, mi ellenőrzések jelenléte az ilyen emlékeztetők takaríthat jelentős időt könyvelő, és ennek eredményeként, a hibák a jelentések kisebb lesz.
A nagyvállalatok optimalizálja a munkafolyamatot kezdődik, általában ütemezési munkafolyamatot. Belőle egyértelműnek kell lennie, aki milyen időben és ki irányítja bizonyos dokumentumokat, aki aláírja őket. Ugyanakkor munka horonyvágó szervezi a főkönyvelő, és megtartja annak érdekében menedzsere.
Menetrend szállítási dokumentumok a számviteli
Tudod, hogy egy ütemtervet és dokumentumkezelés a teljes vállalat.
Ahhoz, hogy a leghatékonyabb ütemezése a dokumentum kapcsolódik a munkaköri leírásokat az alkalmazottak, ami világosan meg kell határozni a műveletsornak előkészítésében, regisztrációs és átadása az elsődleges számviteli bizonylatok a számviteli osztály. Ahogy mondta Elena Shitko, főkönyvelő JSC „Oszkol Electric Steel Works” (Birobidzsani, 15, Belgorod régióban.), A cég, ahol dolgozik, hogy létrehoz egy egyedi munkaköri leírások az alkalmazottak betartásáért felelős munkafolyamat ütemtervet. Ez az ütemterv által jóváhagyott érdekében a kombájn, és meghatározza annak előkészítése és az iratok átvételére számviteli tárgyi eszközök, immateriális javak, anyagok, a bérek, az értékesítés a kész termékek, stb By the way, az üzemet úgy tervezték, mint egy külön standard „dokumentumok a számviteli az üzleti tranzakciók”, amely kimondja, a lajstromozási eljárás elsődleges számviteli dokumentumok és jelennek meg. Ez a szabvány előírja, hogy a formáció ilyen dokumentumok elektronikus formában, valamint létrehozza a közös eljárást a munkafolyamat a vállalat.
Figyeljük meg, hogy bemutassuk a közös munkafolyamat ütemezés adott valamennyi munkatárs számára. Minden munkavállaló, akkor kivonatot készít a grafikon, amely őt személyesen érintő. Meg kell átadni a vonatkozó dokumentumokat a tevékenységi körébe a végrehajtó, az időzítés a bemutatása és a nevét osztályok, amelyek ezeket a dokumentumokat be kell nyújtani.
Mi lehet eljárni más módon - közös menetrend dokumentum osztva keskenyebb.
- Metropolitan egy elég nagy szervezet, így van egy pár helyi szabályozó jogszabályok eljárást és határidőket dokumentumok benyújtását. Először is, az általános helyzet a munkafolyamat a metrón. Másodszor, a helyzet az egyes iratkezelési műveleteket (a tárgyi eszközök számviteli elszámolása anyagok, stb.) Harmadsorban pedig a szabályokat dokumentumok benyújtását más ügyletek (beleértve költségjelentések). Mindezen dokumentumokat fogadott el a fejét Metro. Ezen túlmenően, a hatékonyság a föld alatti széles körben használt elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. Először is, a központi számviteli osztály más megyékben (vagy fordítva), a dokumentumok elektronikus úton továbbított ellenőrizni, és ha szükséges, akkor ki kell javítani. A végleges változat kerül továbbításra már a papíron. Természetesen vannak kivételek. Például az érkező dokumentumok kívülről a növényekre (rezsi, számlák), azonnal át a számviteli papíron.
- Dokumentum menedzsment cégünk nagyon nagy, így az ő szervezete, az általunk használt több különálló rendelkezések, különösen a szabályozás a dokumentumok a számviteli osztály, helyzete és a megállapodás aláírását, rendelkezések az üzleti utazások, hogyan kell elvégezni tárolási funkciók stb Ezekkel a dokumentumokkal feltétlenül ismerik személyzet végrehajtásáért felelős bizonyos eljárások. Ebben az esetben az összes vonatkozó rendelkezései a cég, ha szükséges, megtalálható minden tagja a szervezetnek, nézi a hálózati szervezet meghajtót.
Hogyan biztosítható a szabályok betartásának
Beütemezéséhez munkafolyamat vagy egyszerűen készítsen feljegyzést az alkalmazottak - csak fél siker. Fontos, hogy egyértelmű a személyzet mit csinál van írva bennük. Két lehetőség van. Először is, meg lehet fellépni a meggyőzés: megkövetelni, hogy fut, hogy kérje. A vállalkozások egy kis dokumentum jogosan.
- Nem látom, hogy szükség van a finom dolgozók megsértése szállítási feltételek dokumentumokat. Nem vagyunk egy nagyon nagy cég, így minden az elmében. Általános szabály, hogy csak annyi, hogy emlékeztesse az alkalmazottat az adósság. Ezen felül, a jelenlegi helyzetben a cég a belső keringető dokumentumok fogjuk be az összes alkalmazottak. És ha történetesen olyan párna, kiegészítő tanítást.
Ezt a módszert, és a nagy kiadók. Azonban ebben az esetben, néha vannak nehézségek.
Megjegyzés. Szerelem Sidorov igazgatója, a Department of számviteli és beszámolási Társaság "Pharmacy Chain 36,6" (Moszkva):
- A kifejezés a dokumentumokat a hivatalok a számviteli osztály a cég öt nap. Természetesen azt is megfigyeltük, nem mindig. Ez azért történik, mert egyrészt az agresszív fejlődés a szervezet, és ezen keresztül a hiba a szállítók, ügyfelek, vagy alkalmazottak magukat. Azonban a késedelmes benyújtása dokumentumok a számviteli osztály nincs büntetés nem biztosított. Dolgozunk azon az elven meggyőzés: emlékeztetni adósok benyújtani a szükséges dokumentumokat, valamint elkészíti a készletek, a dokumentumok, amelyeket nem szállított az időben, és küldje el részlegek.
Ha ez a megközelítés nem elég hatékony, akkor ki kell egészíteni. A gyakorlat azt kéri, a következő módszerrel.
Megjegyzés. Galina Kazyuhanova, főkönyvelő ZAO "Publishing House" főkönyvelő „(Moszkva):
- Különleges szállítási feltételek dokumentumok a számviteli osztály a cég határozza meg a felhasználó munkafolyamatot. Betartását, követjük a helyzet. Minden csütörtökön, a rendező a cég tart ülést a működési kérdések, amelyben minden a feje osztályok vesznek részt. Egyebek mellett azt vitatni, és a problémák időben történő átadása dokumentumok a számviteli osztály. Így, ha az egységek tartoznak nekünk semmilyen papírt róla tudomást szerez az igazgató azonnal. És azt kell mondanom, ez a látszólag egyszerű módszer bizonyult elég hatékony. Bevezetése után ez a rendszer elkezdett dokumentumok a számviteli osztály lényegesen gyorsabb.
Megerősíti ezt, és Nagyezsda Pavlova, főkönyvelő az állam Egységes Enterprise „Szentpétervári metró” (Szentpétervár)
- Nem teljesítése horonyvágó közigazgatási intézkedéseket lehet alkalmazni, hogy a munkavállaló. Ők vannak a jelenlegi helyzetet a cég bónuszokat. Tapasztalataink azt mutatják, hogy a pénzügyi szankciók lehetséges munkavállalók sokkal hatékonyabb, mint a hagyományos meggyőzés és a követelmények.
Szakértői magazin „főkönyvelő”
kinyomtatott és aláírt