Szakaszában a dokumentum életciklus - studopediya
Bármely dokumentumot, függetlenül annak szerkezetét vagy tartalmát átadja a főbb állomásai azok életciklusa
2) felülvizsgálata, korrekciója, jóváhagyás
3) forgalmazás, közzététel
A hagyományos munkafolyamat sok hátránya. Az első és legfontosabb az, hogy több mint 95% -át az időt egy dokumentumot tölt munkahelyek közötti alkalmazottak. További hátránya van:
· Magas költsége hozzáférés, regisztráció, keresés, és a dokumentum tárolás
· A magas költségek hely tárolni a dokumentumok tartalmának
· A magas költségek feldolgozása és összehangolása dokumentumok
· Lassú és kaotikus mozgás dokumentumok
· Alacsony szintű ellenőrzés
· Lehetetlensége távoli hozzáférést a dokumentumokhoz
· Feletti ellenőrzés hiánya az áramlás dokumentumok
Elektronikus Dokumentum Menedzsment Rendszer (EDR) - egy olyan információs rendszer, amely a munka az elektronikus dokumentumokat, beleértve a folyamat a teremtés, módosítása, terjesztése, beléptető őket, valamint a biztosító felett az áramlás dokumentumok a szervezeten belül. EDS célja, hogy automatizálják a társaság tevékenységének területén dokumentumkezelés és iratkezelés.
EDS gyakori rövidítése. Egy par is rövidítve Shadow. Az is előfordulhat, ezek a rendszerek nevezik SAD (irodai automatizálási rendszer), vagy Sado (automatizált workflow rendszer).
Külföldön, ez a fajta rendszer különbözőképpen hívják: EDR rendszer (Electronic Document Management Systems) - elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. EDR - dokumentumkezelő rendszer a vállalat. Rendeltetése hasonló EDS. Az ilyen rendszerek célja az input-output információkat annak teljes életciklusa során, a munka vele, annak archiválás, az információ visszakeresése a dokumentumokban. EDR is kapcsolatos problémák megoldásához kezelésével változatok és verzióknál dokumentumok, hozzáférési jogok, stb
A fő funkciója a SED:
1. ECM lehetővé teszi, hogy, rekord, folyamat, továbbítására, tárolására dokumentumok. Ez a fő célja a rendszer. A SED automatikusan nyomon követni minden változást a dokumentumokhoz, az időzítés végrehajtását okmányok, szállítási okmányok, és figyelemmel kíséri az összes változata és felforgatás. DMS azt is lehetővé teszi, hogy végre dokumentumokat.
2. Menedzsment elektronikus dokumentumok forgalmának - a mozgás dokumentumok között munkavállalók és az osztályok a cég. dokumentálja a mozgás nem mindig biztosítanak a fizikai mozgás. Az mozgását dokumentumok és megérteni a jogok átruházását azok használatát, felülvizsgálat, javítás és a bejelentés az érdeklődő felhasználók számára és ellenőrzése alatt a végrehajtás dokumentumokat. DMS kell rugalmas dokumentumkezelés meghatározásával útvonalak mozgásának dokumentumokat.
3. Az EDS a munkatársak hozzáférési szabályokat dokumentumokhoz kering a szervezet és az áramlás szabályozása a dokumentumok a vállalaton belül. merev különbséget felhasználói hozzáférés van megvalósítva EDS különböző dokumentumokhoz függően kompetencia, helyzetét és tekintélyét.
4. A rendszer biztonságos távoli hozzáférést alkalmazottak dokumentumokat, és így garantálja a megbízhatóságot és a minőséget az így megszerzett információkat.
5. EDR lehet beállítani, hogy a jelenlegi szervezeti struktúra a vállalat, valamint integrálja a meglévő vállalati rendszerek és más szervezetekkel, hogy biztosítsa adatai sérthetetlenségét.
6. EDS lehetőséget biztosít az üzleti folyamatok automatizálása és irányítani a haladást. Automatizálása folyamat ellenőrzését végrehajtó fegyelem az egyik legfontosabb a SED.
7. Az EDS végezhetjük szerződések kezelése, ülések,.
8. Egyes Office funkciók is be kell építeni a SED.