Az életciklus a dokumentum - az automatizálás munkafolyamatok
Az életciklus dokumentum
A piacon most egy meglehetősen széles körű szoftveres megoldások, amelyek mindegyike valami, de abban különbözik a többitől. Hogyan lehet megérteni a sokszínű ez? Egyik jellemzője, különösen fontos a titkár vagy hivatalnok, aki dolgozik egy ilyen rendszert - mely szakaszában a dokumentum életciklus automatizálja egy adott rendszer.
Mi - az életciklus egy dokumentumot? Bármely dokumentumot, függetlenül annak szerkezetét vagy tartalmát áthalad egy sor szakaszában, amelyeket általában nevezik „dokumentum életciklus.” Az összes dokumentum áthalad öt fő szakaszból az életciklus (néhány lépést meg lehet ismételni, és néhány csak egyszer fordulhat elő):
1) dokumentumokat hoznak létre;
2) azok minősített és korrigálni:
3) formálisan vagy informálisan jóváhagyott;
4) elosztott vagy közzé a szélesebb közönség;
5) fejtik ki fő funkciója, és eljutni a archívumban;
6) vonjuk ki a archív, majd archiválni, ha szükséges.
De az irodai nincs olyan dolog, tankönyvek. Van a „dokumentum” - a mozgás dokumentumokat a szervezet attól a pillanattól kezdve a teremtés vagy átvételi befejezni a végrehajtás vagy a feladás. Megkülönböztetni a következő szakaszában a folyamat dokumentum feldolgozási lánc:
fogadására és előfeldolgozás;
Előzetes vizsgálatok és forgalmazás;
az irányt a teljesítmény és a végrehajtás dokumentumok;
nyilvántartási és azonosítási dokumentumok küldés.
Külön-külön, mint a munkafolyamat feladat foglalkozik a szabályozás a végrehajtás és dokumentumok tárolása. Kiderült, hogy a papírmunka leírja csak egy része a szakaszában a dokumentum életciklus: az egyik, amelyben működik a jegyző.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer dokumentálja az összes dolgozó alkalmazottak, akik a szakma van szükség. Ez a vezetők, akiknek szükségük van, hogy olvassa el a levelet, és úgy dönt, hogy mit kell csinálni vele, az előadóművészek, akik a határozat végrehajtását, előkészíti válasz leveleket. Általában bármely tagja lehet a szervezetnek, akik információra van szükségük a dokumentumok szerint azok tartalmát, színészek, határidők, stb
A papírmunka elfogadott kiosztani egy csoportja dokumentumok - bejövő, kimenő, belső szervezeti és igazgatási. Amikor dolgozik az elektronikus dokumentumkezelő rendszer ezt a felosztást, mint általában, továbbra is.
Példaként tegyük a munkaköri leírás az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bármilyen típusú dokumentum, például - belépő.
A dokumentum jön létre (ez a dokumentum szerepelt, akkor biztosan kell létrehozni, de ez történik valahol, egy másik szervezet), a felülvizsgálata, jóváhagyása és az elosztott (ezen a ponton, a dokumentum bekerül a szervezet).
Lépésben létre (ebben az esetben a dokumentum kézhezvételét rendszer elektronikus dokumentum külső rendszerek) elvégzéséhez szükséges leginkább időigényes része a művelet a belépő a tájékoztatás a dokumentum az elektronikus dokumentum rendszert.
Ez a munka két részből áll:
1) bevitele részleteket a dokumentum;
2) bemeneti kép egy dokumentumot.
Adja meg az adatokat a dokumentum hasonló az előállítási eljárás nyilvántartási és ellenőrzési kártya dokumentumot. Ezt a műveletet, mint általában, az összes elektronikus dokumentumkezelő rendszer, de nem minden tárolhatja elektronikus dokumentum képének.
Ez a művelet két részből áll:
* Jelentés az ügyvezető igazgató;
* Mark fejét, hogy meg van elégedve az eredménnyel.
Támadó szakaszában a „transzfer a levéltár” nem azt jelenti, hogy a dokumentum szükségtelenné vált. Meg kell szervezni a tárolási, hogy a dokumentum lehet könnyű megtalálni, és hogy a megfelelő információkat. Általában ez történik nómenklatúrája segítségével történő ügyek.
Ebben a szakaszban, akkor szükség lehet a műtét dokumentumok végrehajtás ellenőrzése. -E a rendszer generál végrehajtásáról szóló jelentések a dokumentum statisztikák, amennyire kényelmes, lehetséges, hogy saját jelentéseket. [11]