Rendelkezünk ügyek állandó tárolására
HOSSZABBAN HOGYAN HOGYAN?
A dokumentumok tárolási feltételeit szabványos listák határozzák meg:
A dokumentum tárolási ideje ipari szabványos dokumentumokban is megállapítható. Ebben az esetben a "tartósan" szó helyettesíthető egy szinonimával, például "örökösen".
- Ha a szervezet nem az állami archívum megszerzésének forrása.
Így, ha a szervezet nem a beszerzési forrását az állami (önkormányzati) fájlt, meg kell tartani a dokumentumokat a „rendszeresen” legalább 10 évig, majd szabad, hogy elpusztítsák őket normál módban egy par a munkálatok már lejárt eltarthatósági ebben az időben. Ezzel egyidejűleg tanácsos a dokumentumok minimális tárolási idejét beállítani a nyilvántartásra vonatkozó utasításokban vagy a dokumentumok tárolására vonatkozó más helyi normatív dokumentumban. Például:
Mivel a Társaság nem az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzésének forrása, a vezetői dokumentumok "tartós" tárolási ideje 10 év.
- Ha a szervezet az állami archívum megszerzésének forrása, akkor a "tartósan" kifejezés a "szervezet létének egész idejét" jelenti. Ha a felszámolt szervezetnek jogutódja van, akkor "véglegesen" megmarad az utódszervezet teljes létezése. Ha egy szervezet felszámolták jogutód nélkül, az Állami Levéltár, amelyre az vonatkozik, vezeti vizsgálata értékes dokumentumok állandó eltartható, és úgy saját pincéjében azok hasznosnak ítélt. Az archívum iránt érdeklődő dokumentumok megsemmisíthetők.
AZ ÜZLETI ÉS DOKUMENTUMOK FORMÁZÁSA ÉS SZERVEZETE
Az esetek kialakulásának jellemzői
A tárolóeszköz előkészítése jóval a dokumentum befejezését megelőzően kezdődik. Az összes DOW folyamatot egymás után hajtják végre, és egymáshoz kapcsolódnak.
A bejövő dokumentum elfogadásának vagy a kimenő dokumentum létrehozásának szakaszában meg kell értenünk, hogy a dokumentum hol helyezkedik el, és mi is az ügy kialakulásának jellemzője.
Például az alapvető tevékenységekre vonatkozó megrendeléseket el kell számolni, és szigorúan el kell különíteni a személyzeti megbízásoktól. A fordított gyakran bűn olyan kis szervezetek, ahol a titkár egyesíti a tisztviselő és a személyzeti tisztviselő funkcióit. Mielőtt ilyen összetett fájl tárolására kerülne sor, fel kell oszlatni, és ez extra munkát jelent.
Ami a levelezés, akkor kell kialakítani a „challenge-response”, ha minden fogadott vagy küldött egy levelet nyújtott be az ügyben szerint a hatálya alá, és nem a típusa (bejövő és kimenő). Ezt azonnal meg kell tennie, különben, amikor eljött az ideje, hogy elküldje az eseteket a tárolásra, a titkár nagy időbe telik a levelezés történetének kialakulásában.
A dokumentumok megszervezésének módjai
Az ügyiratok rendszerezettek:
- Kronologikusan, azaz a létrehozás idején. Ezekben az esetekben a dokumentumok szigorúan a regisztrációs számokon találhatók, például:
A dokumentum és regisztrációs adatai
Az ábécé szerinti tömbökre osztott dokumentumok egymástól elválaszthatók, például színeltávolítókkal. Ez nem szükséges, de jelentősen leegyszerűsíti a munkát a köteten. Lemezek számozása esetén a határolók számokat kapnak az általános sorrendben.
Így az ügyek letétbe helyezésének idején a dokumentumok megfelelően alakulnak az esetekben, és az esetek között - rendszerezettek.
DOKUMENTÁCIÓKAT KÉSZÜLT
Nem feltétlenül szükséges valamilyen rendszert találni a dokumentumok kötetekre való elosztására, elegendő ennek a szabálynak a követése. A lapok egyenletes eloszlása először is lehetővé teszi, hogy ugyanolyan mennyiségű térfogatot hozzon létre, másrészt megkönnyíti az iratok megkeresését. Így, ha kb. 300 lap esetében, akkor jobb, ha két kötet 150 lap helyett 250 és 50 helyett.
Ezután óvatosan vegye ki a dokumentumokat a mappákból, terjessze azokat a kötetekre, és folytassa a regisztrációt a tároláshoz.
TÖRTÉNT TÁROLÁSRA VONATKOZIK
- állandó eltarthatóság;
- ideiglenes (több mint 10 éves) tárolási időszak;
- a személyzetre vonatkozó dokumentumok (amelyek mindegyike tartalmazza az öt év eltarthatósági idejét).
Az egyes kötetek regisztrálásának lépései. Az eset minden egyes kötetének tárolására vonatkozó teljes nyilvántartás a következő sorrendben történik:
1) névjegykártyák számozása;
2) az eset belső feljegyzésének elkészítése;
3) az ügy tanúvallomásának nyilvántartása;
4) üzleti dokumentumok benyújtása vagy kötése;
5) a borító kialakítása (címlap).
Első lépés: számozzuk meg a kötet lapjait
Ha az iratok korábban valaki számozása azonos a jobb felső sarokban, és az új számozás nem ugyanaz, mint a régi, a régi számot, és kihúz egy sor új írás. A lap más részeire helyezett számokat nem kell kijavítani. Ha van egy brosúra a saját oldalszámozással, akkor minden egyes lap, beleértve a borítót is, a számát az általános sorrendben kapja meg.
Minden egyes számozott kötethez egy matricát ragaszthat a következő információkkal:
- összes lapszám;
- kimaradt számok;
- levélszámok.
Ez az információ egy kicsit később érkezik hozzánk, amikor elkészítjük az eset lap-tanúságát.
Ha a kötetben több hiányzó és levélszám található, akkor a számok számlálásakor figyelembe kell venni. Például, ha a számokat a Volume 100 lap, de ez a szám a nem fogadott három betűs és két, az összes lapok száma a térfogat megegyezik 99 (100 - 2 3).
a közjegyzői nyilvántartás szabályaitól
75. [...] Ha egy fájlban (kötetben) a lapok számozásánál több mint 5 hiba van, akkor az eset lapjai (térfogat) újra számozásra kerülnek.
Ez a szabály nem szükséges az általános munkafolyamathoz, de legalább az ötletet ad arra, hogy hány hibát kell számszerűsíteni.
Második lépés: a kötet belső jegyzékét állítjuk össze
az Orosz Föderáció Levéltárának tárolására, megszerzésére, számvitelére és felhasználására vonatkozó szabályokról
és egyéb dokumentumokat a hatóságok, a helyi önkormányzatok és szervezetek
A belső nyilvántartás egyfajta tartalomjegyzék a kötet számára.
a Szervezetek Archívumának Alapvető Szabályairól
Így lehet, hogy egy leltárt a belső és a megrendelések a fő tevékenységek (különösen, ha a helytelen a számozás rendszerezése felbomlott benne), és a levelezést, ha ez megkönnyíti a mennyiségek használatát.
Harmadik lépés: tanúsítványt készítünk
- a szakadt lapokról;
- ragasztott lapok;
- brosúrák, varrott és lezárt dokumentumok a kötet részeként;
- nagyobb formátumú lemezeket, mint a legtöbbet a kötetben, és más nem szabványos dokumentumokat ehhez a kötethez (2. példa).
Négyes lépés: varrjuk a kötetet
- Válassza ki a fedelet. A tartós eltarthatósági dokumentumok kartondobozokból készülnek, amelyeket kifejezetten tartós tároláshoz terveztek (1. ábra). Az online áruházak weboldalain könnyebben megtalálhatók, és nem a bevásárlóközpontokban - az áruk nem a legdrágábbak, ezért gyakran elfeledkeznek az elterjedt pultról.
A kartonlemezt egy rugalmas, széles gerinc egészíti ki ragasztóréteggel. A felső és alsó burkolatok gyűrődnek behúzva a bal szélétől 25 mm, amely lehetővé teszi a essek dolog, mint egy könyvet, és másolatot lapok nehézség nélkül.
A borító mennyisége úgy néz ki, mint egy rendszeres könyv, csak nagy formátumú. Az így elrendezett kötetek függőlegesen elhelyezhetők a polcon, anélkül, hogy félni fognak, hogy összetörik a tartalmat.
- Készítjük a fedelet. Ha a vezetőség túl dráganak találja, a titkárnak ollókat, kartonokat kell készítenie, és magának kell létrehoznia a borítót. Ahhoz azonban, hogy a tisztességes fedél jön ki csak abban az esetben, ha megtalálja a kiváló minőségű karton, lapokra vágják, egyenlő vagy valamivel nagyobb, mint A4-es formátumban. A szokásos "A gyermekek kreativitására" semmi jó nem fog jönni.
A borító öngyártásához Önnek szüksége van egy kartonra, egy kartonlapra (erős vízálló papír alapú kötőanyag) és kétoldalas ragasztószalagra.
A vásárolt varrás és a saját készítésű burkolatok alapelve ugyanaz:
1. Hajtsa össze az alsó fedelet, a dokumentumokat és a felső fedelet, fúrja és varrja le a kötést.
2. Fordítsa le a lágy anyagot (az öngyártáshoz - a csíkszalagot) lefelé az alsó fedélre és ragassza fel a ragasztószalagot alulról (2. ábra).
Ennek eredményeként a házi fedőlap majdnem megegyezik az ábrán látható módon. 3.
- Egy puncsot használunk. Mivel a dokumentumok négy szúrt összevarrtuk, jobb felhasználása erre a különleges ütések 4 szúrások, hogy behatolnak egy időben a köteg dokumentumok 150-300 lap (ábra. 4, 5).
A hagyományos, 10 lyukú lyukasztót is használhatja két lyukkal, de kétszer annyi tönkre kell áttörni. A négy lyuk közötti távolságnak 8 cm-nek kell lennie (összhangban
a GOST 1791472 "Hosszú távú tárolási ügyek esetén. Specifikáció "), ezért a" 888 "értéket be kell állítani a mérőre.
Mielőtt lyukat lyukasztanál a kötetben, az ügy dokumentumait a következő sorrendben kell rendezni:
1) belső készlet (ha létrehozták);
2) az ügy iratai;
- Kiválasztjuk a tűt és a tűt. A varró tű túl kicsi, jobb egy zsák (az úgynevezett "cigány") használata - hosszú (kb. 12 cm) és széles füllel. A szál erős lesz, de többször összehajtogatható és normális. Akkor is varrni egy bank zsineg, de nem könnyű átadni még a "cigány" tű.
A szál hossza a normál hangerőn kb. 1 méter. Az optimális hosszot önmagában a kísérletileg legmegfelelőbben határozzák meg - már a harmadik térhálós köteten is világossá válik, mennyi lesz szükség. A menet végénél lévő csomó, mint a hagyományos varrásnál, nincs kötve - ugyanakkor a végeket az optimális hosszra vágják. Ha a térfogatot finoman lyukasztották (lyukasztva, lyukasztva), a menetvágás nem jelent problémát, mivel a tű átmérője sokkal kisebb, mint a lyuk átmérője a fúróból vagy a lyukasztásból.
A tűnek a fonal varrásakor a menet iránya a 6. ábrán látható.
Miután mindkét végén a menet kivont vissza a kötet, vannak kötve (nem feszes, hogy az egyik nem tudott csak a nyílt, hanem ha szükséges, készítsen másolatot minden olyan dokumentum, de nem gyenge, hogy az ügy lapok nem „járni”), és levágják.
Felhívjuk a figyelmet: általánosságban és a személyzet nyilvántartáskezelésénél a fedél belsejében lévő fonalak végeit nem kell kinyomtatni, és nem szükséges hitelesítő matricával rögzíteni őket. A végeit levágják, és ha lehetséges, a fedél alatt rejtőznek. Ha a burkolat nem - egyszerűen a belső manipuláció nélküli kimenet.
Ötödik lépés: elkészítjük a kötet címlapját (borítóját)
A címoldal bal alsó sarkában a fájl archiválási kódját adjuk meg: az alap számát, a készletszámot és a készletegység számát (3. példa).
A címlapot a kötet borítóján ragasztják. A legjobb, hogy egy PVA ragasztó, de akkor az ügyet azonnal alá kell helyezni a sajtó néhány órára, vagy fedlap beillesztett egyenetlen, néha ráncos. Kevésbé alkalmas erre ragasztóstiftjét (borítását kibújt egy pár óra), és ragasztő (túl vékony, és rontja a fedlapot, hogy nincs hír lehet megmenteni). Nyomtatás a fedél ragasztófóiiákhoz drága és nem hatékony „ragasztó réteg” nekik feltételes, és a fedél lehet eltávolítani, egyetlen mozdulattal.
Tehát az állandó tárolási dokumentumok feldolgozásához használt algoritmus a következő:
MI VÁSÁROLNI AZ ARCHÍVUMBAN
Az archívum különleges irodai kellékei, amelyeket a boltokban mutatnak be, kicsiek, de választhat valamit.
- Szerszámgépek levéltári kötéshez. A tok térfogata rögzített benne és fúrva. A gép lehet kézi (fúráshoz a speciális fogantyút, 7. ábra) és elektromos (a fúró a gomb megnyomásával indítható el, 8. ábra). A szakértők véleményei ezekről a gépekről különböznek: valaki úgy véli, hogy kényelmes, valaki - éppen az ellenkezője. De a lyuk lyukkal áttört lyuk tisztán és egyenletesebbnek tűnik, mint egy fúrt szerszámgép.
- Tárolódoboz. A kész köteteket egyszerűen egy polcon lehet elhelyezni, és dobozokban is csomagolhat. Sokféle doboz van. Érdemes megjegyezni például, hogy egy doboz, amelyben húrok vannak, amelyekbe számos varrási kötet kerül (9. ábra).
Az értékesítés során nagy dobozok találhatóak egy csuklós fedéllel (10. ábra). Ilyen dobozban 10 vagy annál több kötet található.
A csuklós fedéllel ellátott dobozokból kényelmesen megkapja a kívánt mennyiséget vagy csomagot, anélkül, hogy eltávolítaná a dobozt a polcról. Néhány doboznak még speciális rögzítőelemei is vannak, amelyek lehetővé teszik a dobozok összekapcsolását (lásd 11. ábra).
EN Kozhanova,
a DOW és a HR menedzsment szakembere