A szervezet személyi dokumentumainak tárolási ideje 2019-ben - mi az, a táblázat, pillanatától kezdve
A személyi dokumentáció tárolása a munkáltató személyzeti szolgálatának feladataira utal.
Alapvető információk
Minden vállalkozásnak és szervezetnek biztosítania kell, hogy a személyi nyilvántartásokat megfelelő körülmények között tartsák.
És a fontos pillanat az, hogy az archívumban a papírok tartózkodási feltételeit tiszteletben tartsák.
Megmondjuk a cikkben, hogyan kell megszervezni, archiválni, tárolni és megsemmisíteni HR dokumentációt kompetensen és funkcionálisan.
Mi ez?
A személyi dokumentáció, amelyet bizonyos időszakokra meg kell őrizni, magában foglalja a munkáltatói alkalmazottakra vonatkozó munkaviszonyra vonatkozó iratokat is:
75 vagy 50 évig meg kell tartani a munkaszerződést. személyi kártyák és munkavállalói ügyek, megrendelések és ünnepnapok megrendelései saját költségükön és másokon.
Fontos megjegyezni, hogy 75 évig meg kell őrizni a köztisztviselõ nem állami tisztviselõknél létesített személyi állományokat, függetlenül azok megalakulásának dátumától.
A munkahelyek tanúsítására vonatkozó dokumentációt 45 évig meg kell őrizni, a káros és veszélyes művek esetében pedig 75 év.
Ötéves időközönként a személyzeti dokumentációt elektronikus formában tároló vállalkozásoknak gondosan ellenőrizniük kell az elektronikus média működőképességét, ahol az adatok találhatók, és ellenőrzik a tárolt adatok reprodukálását.
Annak érdekében, hogy a dokumentumok elektronikus formában történő tárolását megőrizzék, először is meg kell vizsgálni a média működését, és csak azután kell rögzíteni az információkat.
Ezután ellenőriznie kell a felvett adatok minőségét és elérhetőségét, majd a médiában meg kell adnia az archiválási jegyzeteket, és jegyzéket kell készítenie az archív nyilvántartásokról.
Mi a szerepe?
A személyi nyilvántartások tárolási idejét a fontossága határozza meg.
Így a leghosszabb tárolási időszak az irányítói csoport dokumentációjában szerepel, mivel az ilyen adatokat különböző állami ellenőrző szervek kérhetik még néhány évvel azután is, hogy a személy elhagyja a vezetői pozíciót.
Munkaviszonyok esetén a munkavállaló jelentős kárt okoz a vállalatnak, köteles csatolni a munkaszerződések eredeti példányait, megrendeléseit és megrendeléseit, hogy az adott munkavállaló a bírósághoz fordulhasson.
Szerezd meg ezeket a dokumentumokat az archívumból, amely szervezett és rendszerezett.
Ebben az esetben nem lesz nehéz megtalálni a szükséges papírt, és a munkáltató és az állampolgár közötti munkaügyi kapcsolatok dokumentált igazolásaként.
Jogi vonatkozások
E jogi aktusok rendelkezései alapján meg lehet határozni a kulcsfontosságú szabályokat és eljárásokat a személyzeti nyilvántartás rendezett állapotba hozására.
Minden dokumentumot egy meghatalmazott alkalmazottnak kell aláírnia, mielőtt archiválnák.
A papírlap bal oldalán lévő eljárásnak megfelelően meg kell adnia a felelős személy helyzetét, és a jobb oldalon - annak aláírását és a teljes név megfejtését.
Ha az irattárba küldött dokumentum személyes személyi okmány, akkor nincs szükség arra, hogy jelezze álláspontját. Ha az aláírást meghatalmazás alapján fel kell tüntetni, meg kell adni a szükséges feltételeket.
A 125-FZ követelményeinek megfelelően minden munkáltatónak biztosítania kell a személyi állomány nyilvántartásának szisztematikus tárolását személyi állományok formájában.
A személyi dokumentumok tárolásának feltételeit világosan szabályozzák az irattári nyilvántartás kezelésére vonatkozó jogszabályok.
Ha ezeket a feltételeket nem tartják be, a munkáltató adminisztratív felelősséget és pénzbüntetést von maga után.
Ezért megvizsgáljuk, hogy milyen dokumentációt kell a szervezet levéltárában tartani, mennyi ideig.
Ami jobb, ha a teremtés pillanatától kezdődik
A tipikus személyi papírok tárolásának két fázisa van:
- jelenlegi irodai munka;
- archiválási tároló.
Ha a gazdálkodónak nincs külön rendelkezésű archív szobája, akkor a papírok tárolása mindkét szakaszban a személyzeti osztályon történik.
A személyzeti nyilvántartások sértetlenségének biztosítása érdekében a szükséges módot kell biztosítani:
A szoba speciális szekrényekkel való felszerelése
Biztonságos zárak és tömítések
Az ügyeket a polcokon kell elosztani
A nómenklatúrától függően
A dokumentáció helye
A személyzeti osztályon el kell különíteni a helyiség részeit, ahol a munkát a munkavállalókkal folytatják
A személyi állományokat különálló esetekben kell létrehozni, a következő naptári év megjelenésekor a vállalkozásnál jóváhagyott esetek nómenklatúrája alapján.
Az ilyen rendszerezést a szükséges dokumentum gyors felkutatása és az archiválásra való teljes előkészítésének biztosítása érdekében végzik el.
Az ügyek létrehozásának folyamata során a személyzet tagjai az archívumok kulcsfontosságú szabályai és a dokumentumok tárolására és nyilvántartására vonatkozó szabályok (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériuma 526. sz.
Itt vannak a kulcsfontosságú lépések és lépések, amelyeket meg kell tenni a személyi állományok rendszerezésének és rendezésének megszervezéséhez:
Az ügyeket a vállalkozás ügyeinek nómenklatúrája alapján kell kiegészíteni
Ki dönt, hogy megtartja-e
Amikor a személyi papírok átmennek az aktuális munkafolyamatból, és archiválják őket, azokat feldolgozni és rendszeresíteni kell.
A dokumentumok összegyűjtése és fordítása a legtöbb esetben az év végén történik.
Ha a vállalat rendelkezik a dokumentáció tárolásával kapcsolatos szabályokkal, akkor rögzítették az értékpapír-átruházási eljárást az archívumba és a dokumentumok elkészítéséért és megrendeléséért felelős tisztviselőt az archívumba.
Az alkalmazott, akinek a feladata az értékpapír-átruházási eljárás megszervezése, a dokumentációt rendezi.
A 125-FZ törvény előírja a tárolás időtartamának meghatározását a különleges szakértői bizottságok által.
A bizottság feladata a tárolási és megsemmisítési dokumentáció kiválasztása. A bizottság tagjai szintén felelősek a dokumentáció vizsgálatáért, értékük meghatározásához.
A bizottságnak magában kell foglalnia a nyilvántartások területén dolgozó szakembereket, az egyik cég vezetõjét és az archívum alkalmazottját.
Hol és mennyit tartalmaz
A változások hatással voltak az archiválási dokumentációra, amely a munkáltató és a munkavállaló munkakapcsolatára vonatkozik.
A vállalat személyzettel kapcsolatos papírja
Munkaszerződések. megrendelések és megbízások az irodába való belépéshez, átutalás, személyi igazolványok a munkavállalóknak
Az alkalmazottak mozgásának időtartamára vonatkozó dokumentumok
Szerződésen kívüli munkavállalók feladatainak ellátásához kapcsolódó részmunkaidős munkákra vonatkozó szerződések, megbízások és megbízások átruházása más szervezetekre
A munkatársak munkához való viszonyáról szóló dokumentumok
A bónuszok elosztására vonatkozó megbízások. díjak, fizetett juttatások
A munkakapcsolatok befejezéséről szóló papír
A munkaviszonyok megkötésére vonatkozó megbízások
A káderesetek létrehozásának folyamata során a következő tárolási időszakokat alkalmazzák:
Munkaidő folyóiratai, a hozzárendelt szabadság időtartamai. információk azokról a polgárokról, akiket nem béreltek
A dokumentáció nyilvántartásai, amelyek igazolják a munkavállaló munkatapasztalatának hosszát, a munkaügyi fegyelemre vonatkozó adatokat
Törvények, beszámolók a munkabiztonságról, a munkakörülmények javításáról szóló kivonatok, a munkatársak tanúsításáról szóló dokumentumok, az üzleti utakra vonatkozó információk
Munkavállalói megállapodások és személyes kártyák
Az alkalmazottak személyes kérelmei a tulajdonos kérésére (bizonyítványok, oklevelek, munkakönyvek) örökösen kollektív szerződések. az igazgatók és vezetők személyes ügyei
A különböző tárolási idő miatt két különálló ügy keletkezik - az 50 vagy 75 év közötti tárolási idővel rendelkező alkalmazottak, a többiek 5 éves időtartamúak.
A kialakított alkalmi megrendelések belsejében a sorszám és a kiadás időpontja szerint van varratva. Ha egy esetben az oldalak száma meghaladja a 250-et, akkor az esetet kötetekre osztják.
Miután a munkavállaló elhagyja álláspontját, személyi igazolványát az elbocsátott személy ügyére továbbítják.
Ha a vállalkozás nyilvántartja az alkalmazottak személyes adatait, akkor a munkaszerződések és a szerződések összetételében kerülnek benyújtásra.
Más esetekben az ilyen szerződéseket külön ügyben tárolják, ahol csak a munkavállalókkal kötött munkaszerződések szerepelnek.
Miután a munkavállaló elhagyja a vállalatot, a megállapodás visszavonásra kerül, és ábécé sorrendben az eltávozott személyek munkaszerződéseivel is foglalkozik.
Mi a teendő, ha az üzleti papír sérült
Ha a személyi dokumentáció sérült, amelyet elektronikus úton tárolnak, akkor a problémát egyszerűen egy másik példány kinyomtatásával és aláírással és pecsétekkel hitelesíti.
Egyszerűen nem lehet rossz kártyákat vagy más személyi papírokat megsemmisíteni helyettesítésük, mivel ebben az esetben a dokumentáció tárolásának időtartamát illetően jogosulatlanul csökken.
Hogyan lehet megtalálni az adózó azonosító számát a patroním keresztneve szerint, lásd itt.
Az ilyen intézkedések következményei a büntetés formájában a vállalat vezetőségének. Ha azok a dokumentumok, amelyek lejárati ideje lejárt, megsérülhetnek, egyszerűen megsemmisíthetők a helyreállítás vagy kicserélés nélkül.
Ne feledje, hogy a dokumentációt nem szabad egyszerűen megsemmisíteni a lejárt tárolási idővel.
Ilyen esetekben különleges eljárást terveznek, amely szerint a szakbizottságok szakértői vizsgálatot kell végezni egy külön bizottságon keresztül, és egy jogi aktust kell kidolgozni. Csak ezt követően szabad a papír elhelyezésére.
Ha egy még nem lejárt dokumentum elveszett vagy sérült, akkor vissza kell állítani.
A dokumentációból, amelyen a tárolási idő lejárt, egy speciális vizsgálat után megszabadulhat.