A dokumentumok egységesítése
A dokumentumok nyilvántartásba vételére vonatkozó követelmények egyszerűsíthetők az általánosan elfogadott szabványokon és legjobb gyakorlatokon alapuló kereskedelmi dokumentumok egyesítésével. Az egyesítés a dokumentumok vizuális jellemzőire vonatkozik, beleértve a lapméretet, a margókat és az elrendezést, valamint az adatmegjelenítési elvek összehangolását is magában foglalja. A szabványos egységes dokumentumok papírmentes kereskedelemben és "egyablakos" rendszerekben történő felhasználásra elektronikus dokumentumokká alakíthatók.
A dokumentum egységesítésének célja a dokumentumok kitöltése során megengedett hibák számának csökkentése, a dokumentumok kezelésével és az információk előkészítésével kapcsolatos idő és költségek csökkentése, valamint adatbázis létrehozása az automatizáláshoz.
Fontos a kereskedelem megkönnyítése
A múlt század 60-as évében az UNECE kereskedelmi okmányokból álló mintát dolgozott ki. A külkereskedelmi dokumentumok ENSZ elrendezési kulcsaként ismert. és a külkereskedelmi dokumentumok egyesítésének legfontosabb eszköze lett. A legtöbb vámáru-nyilatkozat, beleértve az ASYCUDA rendszer által használt és létrehozott vámáru-nyilatkozatokat. az ENSZ elrendezési kulcs szerint készültek. A nemzetközi kereskedelemben használt szabványosított dokumentumok közül meg lehet jegyezni az IMO FAL formanyomtatványokat. amelyet a Nemzetközi Tengerhajózási Világszervezet (FAL) előmozdításáról szóló egyezmény rendelkezései alapján fejlesztettek ki.
Az ENSZ elrendezési kulcs (UNLK) szabványos formanyomtatványt tartalmaz, amely meghatározza a szabványos jellemzőket, például: papírméretet, margókat és tervezési jellemzőket. Azt is meghatározza, hogy hol helyezkednek el bizonyos típusú információk - az úgynevezett blokkrendszer. Javasoljuk, hogy az UNLK-t olyan nemzetközi szabványokkal együtt használják fel, amelyek meghatározzák az adott blokkban meghatározott információkat.
Az egyik ilyen szabvány az UNTDED. Ez egy valódi könyvtár a nemzetközi kereskedelemben használt adatobjektumok definícióinak. Információkat tartalmaz az adatok konkrét típusairól, részletesen leírva a jelentésüket. Ezenkívül az STDD összes adateleme konkrét számokat kap. Amikor az STED referencia erőforrásként használja, az adatok összehasonlíthatósága különböző országokban és rendszerekben biztosított.
Az űrlapon feltüntetett információk meghatározásának másik módja az osztályozók (kódlista) használata. Ezek olyan kódokat tartalmaznak, amelyek egyszerűsítik az adatok kompatibilitását, korlátozva a blokkban vagy formában elhelyezhető szöveg méretét. Így az ugyanazon ellátási láncban részt vevő összes partner számára egymásnak biztosított információkat újra felhasználhatja. Minden egyes forma esetében több osztályozó is lehet, amelyek korlátozzák az elemek, például a valuta kódok, országkódok, mértékegységek, módok és közlekedési módok belépését. Az ilyen osztályozók egy másik példája az ENSZ / LOCODE, amely bizonyos kódokat rendel a kereskedelmi és szállítási műveletekben érintett régiókhoz. Így nincs kétértelműség a kódokat tartalmazó dokumentum szövegének értelmezésében. A használatra ajánlott kódokat egy független szervezet fejlesztette ki: UNECE.
A dokumentumok egyesítésének szerepe az elektronikus dokumentumkezelés és az adatfeldolgozás automatizálásának fejlesztésében
A kereskedelmi dokumentumok egységesítése a munkafolyamat automatizálásának előfeltétele. Az ilyen dokumentumok sablonok az adatok nemzetközi dokumentummal (UNTDED) összhangban történő dokumentálásához, és az adatcsere-fejlesztők használhatják az elektronikus adatcseréhez szükséges adatszerkezetet. Például a Kulcsösszetevő-könyvtár (UNDC) az MIED elemeire mutató hivatkozásokat tartalmaz, amelyek a papírról az elektronikus dokumentumkezelésre való áttérés részét képezik. Az egyesített űrlapok olyan információkat is tartalmaznak a stíluslapok kifejlesztésére, amelyek egységes formátumú adatátvitelt biztosítanak az összetett adatok formátumról a másikra történő átvitelére, pdf (azaz a legfontosabb adatelemek megjelenítését teszi lehetővé, így ez a folyamat a lehető legegyszerűbb és legkényelmesebb).
A végrehajtás módja
Az UNNEXT kifejlesztette a papírmentes kereskedelem egységesített értékesítési formáinak kialakításának útmutatóját. Ez a dokumentum hasznos útmutatást nyújt a dokumentumok egyesítésének különböző aspektusaihoz, valamint az ENSZ Layout Key, a kódlisták és az UNTDED használatához.
