Dokumentumkezelés

előző ◈ a következő

A szabvány ezen eleme felsorolja, mely dokumentációt kell tartalmaznia a QMS-ben. Próbáljuk meg ezeket a dokumentációkat érthetőbben értelmezni:

  1. A legfontosabb dokumentumok: Minőségpolitika (lásd 5.3); Célok a minőség területén (lásd az 5.4.1. Pontot); A minőségi kézikönyv (lásd 4.2.2 pont).
  2. Az úgynevezett "kötelező eljárások" - 6 eljárás, és a "kötelező nyilvántartások" - 18 típus. Ezt ugyanúgy hívhatja. Hat jellegű tevékenységet kell dokumentálni (dokumentumkezelés, iratkezelés, nem megfelelő termékmenedzsment, belső ellenőrzési menedzsment, korrekciós intézkedések, megelőző intézkedések). A dokumentálás módja eltérő lehet - mindezeket a témákat a Minőség Kézikönyvben (RC) is meg lehet írni - és ez elég. De gyakrabban mindegyik eljárást "részben szétszerelik", és a szükséges töredékeket a vállalkozás különböző belső dokumentumaiba teszik. Szintén szükséges rögzíteni a 18 alkalommal előforduló nyilvántartások formájában.
  3. Olyan dokumentumok és nyilvántartások, amelyekre a standard nem rendelkezik, de szükségesek a vállalkozás sikeres irányításához és a termékek gyártásához.

Egy nagyon hasznos dokumentum a "Dokumentumok listája". Ebben megadhatja a dokumentumok nevét, a rövid kódját (ahol van), melyik dokumentum fejleszti, koordinálja, jóváhagyja, hol tárolja az eredeti dokumentumot. Ezt a dokumentumot "A rendszer kulcsa" nevezem.

4.2.2 Minőségi kézikönyv

A minőségi kézikönyv (RK) egy nagyon fontos dokumentum, amely módszertanilag helyes a teljes QMS létrehozása vagy a QMS bizonyos elemeinek létrehozása után. Az RK azt tükrözi, hogy a minőségigazgató vagy a minőségi menedzser miként érti meg az irányítási rendszer lényegét.

A dokumentum "Minőségi kézikönyv" ("Minőségi kézikönyv") bemutatásának lehetőségei

  • Egy dokumentum, amelynek szerkezete a Standard szerkezetéhez kötődik. Minden egyes fejezet leírja, hogy a szabvány sajátos követelményei a Szervezet szervezeti egységeiben
  • Egy dokumentum, amelynek szerkezete a technológiai láncolathoz kapcsolódik. Minden egyes fejezet leírja, hogy a Standard követelményei különös figyelmet fordítanak a termékfejlesztés különböző fázisaira.
  • Két különböző méretű dokumentum és hozzáférési mód. Az egyik az ügyfelek és az érdekeltek általános hozzáférésének, a másik nagyon részletes, a hozzáférés korlátozásáig.
  • Tartalmazhatja a minőségi irányelvet (a vonatkozó részben vagy a mellékletben), más eljárásokat, de gyakrabban nem tartalmazza a szabályzatot.

4.2.3 Dokumentumkezelés

Ez a téma nagyon meg van írva. Mégis, az ellenőrzések során a dokumentumok kezelésével kapcsolatos következetlenségek leggyakrabban előfordulnak.

A közepes és nagyvállalatok számára szerzett tapasztalataim során célszerű a következő dokumentált eljárásokat létrehozni a dokumentumkezeléshez:

  1. "Otthon" eljárás "Dokumentumkezelés". Jó lenne létrehozni egy táblázatot, amely felsorolja a vállalkozásban megtalálható összes dokumentumtípust, valamint hivatkozásokat a folyamatábrákra és más dokumentumokra, amelyek leírják az ilyen típusú dokumentumok kezelését. Ugyanebben az eljárásban célszerű kombinálni a kezelési szabályokat a következő típusú dokumentumokhoz:
    1. • Külső eredetű dokumentumok papírra és elektronikus médiára: az Orosz Föderáció törvényei és az ügyfelek országai, GOST, TU, SNiPy, RD stb.
    2. • A vállalat belső dokumentuma - előírások, eljárások, eljárások, munkamenetek stb.
    Hagyja, hogy a minőségmenedzser írja le ezt az eljárást.
  • A gazdasági tevékenységekre vonatkozó szerződések kezelési eljárása. Először is érdekeltek a szállítási szerződések, tk. benne vannak saját kötelezettségeink az ügyfelekkel szemben. Ha a vállalkozás szolgáltatásokat nyújt, akkor a szerződést nyilvános ajánlat formájában kell alkalmazni, és meg kell állapítani a szerződés kezelésére vonatkozó szabályokat. Ugyanakkor előírhatja a közbeszerzési szerződésekkel való munkavégzés szabályait. Ezt az eljárást az ügyvéd vagy a szolgáltatás vezetője köteles elvégezni, ha a szerződéseket megtartják, vagy aki a szerződésekkel való munka ideológusa. A munkaszerződések kezelésére vonatkozó szabályokat a szabályokat a munkaerő-szabályozást szabályozó blokkba lehet helyezni.
  • A tervezési és tervezési becslések, beleértve az archiválási eljárásokat is. Ez az eljárás kényelmesebb az illetékes osztályok vezetőire írni.
  • A dokumentumok egy csoportja is az irányítási szabályok kidolgozásából származik, amelyeket gyakran elutasítanak. De hiába. Mindenfajta tervről szól, amelyek a különböző szolgáltatások mélyén születnek. Minden terv tartalmaz követelményeket, tehát ez egy dokumentum. A tervirányítás szabályait leginkább a dokumentált gyártási eljárásokban írják le, ahol születtek.

    • Az alábbiakban felsoroljuk a dokumentumkezelési szabályok dokumentálásának lehetséges lehetőségeit.

    • A minőségi kézikönyv összes (vagy meghatározott) dokumentumának kezelésére szolgáló eljárás.
    • Dokumentumkezelési eljárás (dokumentumok és nyilvántartások).
    • Az összes dokumentumtípus egyetlen dokumentumként való kezelése.
    • Egyes dokumentumok típusainak kezelésére külön eljárások: szerződések, CD, TD, PSD, technológiai utasítások, munkavédelmi utasítások stb.
    • Útmutató a speciális dokumentumok kezelésére szolgáló szoftverek használatáról.
    • A tervek kezelési eljárása a dokumentált gyártási eljárások része.
    • A rendszerben regisztrált dokumentumok listája
    • A munkadarabok listája

    4.2.4 Rekordmenedzsment

    A szervezet egy vagy több dokumentumban dokumentálja a Szervezetben létrehozott valamennyi nyilvántartás kezelésére vonatkozó szabályokat. Az alábbiakban felsoroljuk a nyilvántartáskezelési szabályok dokumentálásának lehetséges lehetőségeit.

    • A minőségi kézikönyv összes típusú rekordjának kezelésére vonatkozó eljárás
    • Dokumentumkezelési eljárás (dokumentumok és nyilvántartások)
    • Az összes rekord nyilvántartás egyetlen dokumentumként való kezelése
    • Oktatás speciális szoftverek (szoftverek) használatára a dokumentumkezeléshez.
    • A nyilvántartásra, a dokumentumforgalomra vonatkozó utasítás (általában az adminisztratív tevékenységekhez kapcsolódó nyilvántartásokra vonatkozik)
    • Az esetek nómenklatúrája.
    • A folyamatútlevél (a tábla formában tartalmazza az ebben a folyamatban létrehozott iratkezelés létrehozott paramétereit).
    • A bejegyzések űrlapjának albuma
    • A mintaformákat tartalmazó eljárások mellékletei.
    • Rendelkezések az elosztásokról, megosztásokról (gyakran tartalmazzák a jelentéstételi dokumentáció leírását és szerkezetét).

    FÜGGELÉKEK és hasznos linkek

    Kedves Vendégeink! Szeretnék ajánlani Önnek egy nagyon furcsa internetes forrás www.gramma.ru. Ez az erőforrás az "Írásos beszéd kultúrája". A jobb felső sarokban található a főoldalon a "Kérdés a help deskhez" figyelmeztető gomb. Ez egy teljesen elképesztő szolgáltatás, amely megfigyeléseim szerint éjjel-nappal dolgozik. Kérdezhetsz egy kérdést az orosz nyelv szabályainak alkalmazásáról, és nagyon rövid időn belül - néha 10 percen belül (!) Írásban kapsz választ. Megragadom az alkalmat, hogy kifejezzem csodálatát és hálámat e kliens-orientált szolgáltatásnak!

    Kapcsolódó cikkek

    előző ◈ a következő