A találkozókat 5 perc alatt rendezik - blog stratoplan

Alexander Orlov, ügyvezető partner, a Stratoplan igazgatói iskola

Folytatjuk ötperces mesterkurzusunk sorozatát. Ma - találkozók tartásáról.

Hogyan szervezzen találkozókat. Alapszabályok: felfedezés, karbantartás stb.

Nagyon függ attól, hogy milyen szerepet játszott az ülésen - meghívták Önt résztvevőként, vagy maga összeállítja ezt a találkozót? De általában az ülés fontos négy "P": a napirend, előkészítés, végrehajtás, protokoll.

P1 - napirend. Ideális esetben a találkozó előtt jó lenne, ha a napirendet (az angol terminológiai napirenden) megfogalmaznák, körülbelül ebben a formában:

A vitapontok a legfontosabbtól a legjelentéktelenebbé váltak. Még ha nem is tudsz mindent megbeszélni, úgy döntesz a legfontosabb dologról.

Fontos történet a döntéshozatal módja. A módszerek eltérőek lehetnek:

• Konszenzus (mindannyian egyet kell értenünk a döntéssel);
• Szavazás (ahogyan a többség úgy dönt, ezért fogunk tenni);
• Tanácsadó (az ülés vezetője meghallgat és döntést hoz);
• ...

De ezt a módszert előre kell írni / beszélni - a vita megkezdése előtt. Ellenkező esetben az emberek fele várakozik a konszenzusra, és nagyon ideges leszek, amikor látják, hogy egyedül döntöttek. Spórák, haragok, második körös hívások kezdődnek - mindazt, amit szeretünk.

És a második fontos dolog: a várt eredmény. Mindannyian megvitattuk, hogy miért? A megoldás? Cselekvési terv? Az ötletek listája? Pontosan mi? És később, mint rendesen. Kiderül, hogy különböző dolgokat vitatunk meg.

P2 - Előkészítés. Miután meghívást kaptunk, jó lenne felkészülni, miután megválaszoltunk néhány kérdést:

Mit akarsz személyesen az ülésről? Írja le és tartsa kézben. Ellenkező esetben, a beszélgetés és a küzdelem forróságában, felejtse el, miért jöttél.

Mit kérdezhet meg személyesen? Milyen adatokat használhat? Készítse elő őket előre, és tartsa a közelben. Semmi sem nyújt ilyen kiváló benyomást, csakúgy, mint az elgondolkodtatott kérdéseket és a felkészített válaszokat.

P3 - Vezetés. A beszélgetés során általában négy szerepet kell elvégezni (nem tudom, hogyan kell helyesen lefordítani őket oroszul - angolul szoktam használni őket) ?:

• A facilitátor az, aki ösztönzi a vitát, és szükség esetén bevonja a résztvevőket a megbeszélésbe.
• Time Keeper - aki az időt figyeli, és rendszeresen mondja: "Munkatársak, van még 3 percünk. Most döntsünk el valamit. "
• A rögzítő rögzíti a vitát, a meghozott döntéseket és a hozzárendelt akciókat.
• Kapuőr - aki ügyel arra, hogy a vita nem megy el az oldalra, és időről időre, azt mondta: „Barátaim, fontos a tegnapi Bajnokok Ligája mérkőzés kétségtelen, de most még mindig megy vissza a téma.”

Az egyik személy mind a négy szerepet ötvözi. De ebben az esetben a találkozó lassabb lesz. Mindenki megvárja, amíg megírja, mit beszélnek, hogy továbblépjenek a következő kérdésre. Jobb megosztani a szerepet. Például egy személy lehet Facilitator + Gate Keeper, a másik lehet Recorder + Time Keeper.

Még ha nem is az, aki gyűjti az értekezletet, akkor bármikor szerepet kaphat. Például a végén egy forró vita, mondván: „Kollégák, jó beszélgetés, csak nem teljesen értem, hogy ki, mit és mikor kell csinálni.” Ez azonnal hozzáteszi, 5 a karma építő személy.

Nyilvánvaló, hogy ez nem csodaszer vagy ezüstös golyó. Az is érthető, hogy nem szabad abszurdulni és előterjeszteni minden rövid találkozót egy erőteljes napirenden és egy részletes protokollon keresztül. A józan ész mindenütt segít. De ha most nem sok köze van a találkozókhoz, nézd meg, hol ütik össze. A négy "P" közül melyik képes javítani a helyzetet.