Hogyan képzeljük el az alkalmazottakat az időben, hogy az elsődleges számlákat hozzuk a számlák osztályához
Néha a könyvelő több időt és erőfeszítést spórol, nem egy jelentés elkészítésére és benyújtására, hanem a hiányzó elsődleges ügyfelek gyűjtésére. És mindez azért, mert a cég alkalmazottai elfelejtették a szükséges papírokat időben elhozni. A tanácsok hogyan oldják meg a problémát a dokumentumok késedelmével és meggyőzzék a munkavállalókat, hogy időben adják át az elsődleges alkalmazottakat - mondja Elena Volkova, az Evion LLC könyvelője.
Tiszta munkafolyamat-szabályozás létrehozása
Az első, ami jobb, ha elkezdődik, tehát egy kérdéssel: és vajon a vállalatnál általánosságban van-e a dokumentumok kézbesítése? Végtére is, ha nincsenek szabályok, akkor nem követelheti meg a végrehajtását.
Az elsődleges dokumentumok kézbesítésének időszerűségének ellenőrzése segít a munkafolyamat szabályozásában. Ebben írja le a cégen belüli dokumentumok mozgására vonatkozó mechanizmust és azt az időzítést, amelyben minden papírt be kell vinni a számviteli részlegbe. Fontos továbbá, hogy felelős munkatársat nevezzenek ki, és rajzolják meg, hogyan adják át a dokumentumokat.
Valószínűleg a szabályozások kidolgozásának sok időt kell kapnia, mivel fontos figyelembe venni az üzleti folyamatok összes jellemzőjét a vállalatnál. És minél nagyobb a szervezet, annál több eljárást kell leírni. De az erőfeszítés végül fizetni fog, és kevésbé lesz papírmunka. Próbálja meg a dokumentumot a lehető legegyszerűbb megérteni. Nos, ha a funkciók és felelősségek megoszlása világos lesz minden alkalmazottnak. Végtére is, csak akkor lesz képes a dolgozók követni az utasításokat.
Annak érdekében, hogy a munkavállalók ne felejtsék el, hogy a szabályokat be kell tartani, rögzíteni kell ezt a feladatot munkaköri leírásaikban. Ezenkívül ebben az esetben az idő elkövető felelősségre vonható.
A rendező a végleges rendeletet jóváhagyja. És előtte jobb lenne összehangolni azokat a részlegek vezetőivel, akik részt vesznek a dokumentumok cseréjében. A kollégáknak szóló tanácsok segítenek az utasítások további fontos részleteinek figyelembe vételében.
A papírok elvészek, és a munkavállaló biztosítja, hogy a dokumentumokat a számlavezetőnek adta át? Ha az átvitel az elsődleges ellenőrzés, akkor az ilyen viták továbbra is a múltban. Ezért jobb, ha azt jegyeznénk fel, hogy a könyvelési részleg más osztályok alkalmazottaitól kapott papírokat. Ezt a megfelelő folyóiratban teheti meg. Egy másik lehetőség az, hogy a dokumentum egy példányát bevigye, és megjegyzést küldjön az átvételkor.
Próbáljon kapcsolatot építeni más szervezeti egységekkel
Mielőtt kidolgozná a szabályokat, beszéljen azon osztályok vezetőivel, akiknek az alkalmazottai az elsődlegeseket tartják. Próbálja megérteni, hogy milyen hibák jelentkeznek a munkafolyamatban.
Az egyik dolog, ha a késedelem oka az, hogy a munkavállalók egyszerűen könnyedén gondolkodnak a dokumentumokról. Ezután próbálja legyőzni a különbség a szakmai érdekek. Mondja meg a kollégáknak, hogy az értékpapírok időben történő benyújtása nem számviteli szeszély. És a dokumentumok késedelme következményekkel jár: bírságok, büntetések és további adóügyek.
De néha nem lehet dolgozni a dokumentumokkal, mert az alkalmazottaknak egyszerűen nincs ideje lemondani az elsődleges. Például az ügyfél késleltetheti a dokumentumot. Vagy a munkások túl elfoglaltak. Az első esetben meg kell oldani a problémát a beszállítóval, és megbeszélni kell vele a dokumentumok cseréjét. Általános szabályként az ügyfélpartnereivel folytatott informális beszélgetés és a szakmai szolidaritás fellebbezése segít gyorsítani az értékpapírok áramlását. Ezenkívül a dokumentumok cseréjére vonatkozó eljárás rögzíthető a szerződésben. Az oka annak, hogy a papírok késedelmesek a kolléga elfoglalt munkamegrendjében? Elfogadhatóan elfogadja a dokumentumok benyújtását. Jobb a kompromisszumhoz és kissé meghosszabbítani a határidőt, hogy megkönnyítse a munkavállaló számára. Ha előzetesen világos, hogy a munkavállaló nem tudja megtartani a meghatározott időszakot, akkor nem lesz sok értelme ezeknek a szabályoknak.
A bónuszra vonatkozó rendelkezésben foglalja bele az elsődleges késedelemre vonatkozó szankciókat
Egy másik módszer, amely segíteni fogja a munkavállalók fegyelmezését, mindig későn az elsődleges, ez a büntetés rubel. Döntse el, hogy felelősséget kell vállalnia a vezetőség számára szükséges papírra.
A fegyelmezõk alkalmazottainak megismertetése segítséget nyújt a bónuszokról szóló rendelet speciális tételeiben. A vállalat a dokumentumban a dokumentumok kézbesítésének határidejének megsértésével csökkenthet, vagy akár nem fizethet be.
A rendező úgy döntött, hogy a megdorgálást megrovás vagy megjegyzés? Ezután dolgozzon ki egy feljegyzést, és a munkavállalótól vegyen magyarázó megjegyzést. Ezen okmányok alapján a fej fegyelmi intézkedést fogalmaz meg.
Ha a munkavállaló az elsődleges gondok miatt nem kapott bónuszt, akkor elkészítheti a rendezőnek címzett szolgáltatási jegyzetet. Kérelem magyarázata és szerkesztése nem szükséges. Végül is a bónusz kifizetése a munkáltató joga és nem kötelessége. És ez a fajta büntetés a fegyelmi büntetésekért az LC RF 192. cikkéből nem érvényes.
További tippek
Az emlékeztető segít az alkalmazottaknak ellenőrizni, hogy az ügyfél kitöltötte-e a dokumentumokat
Valeria Bolshakova, könyvelő "Kapkan":
- Előfordul, hogy az általános iskola későn kerül az elszámolási részlegbe, mert az ügyfél hibásan írja ki a dokumentumot. Ezután a papírt vissza kell küldeni a könyvelő könyvelőjének, hogy kijavítsák. Előfordul, hogy a hibát nem lehet korrigálni az első alkalommal, és az elsődleges munkavállaló költözik egyik könyvelési részlegről a másikra, nem egyszer. Ezután megnövekszik a valószínűsége, hogy elveszíti a papírt, vagy később, mint a szükséges idő.
Itt használhat jegyzeteket a dolgozóknak, akiknek megfelelően kitöltött dokumentuma van. Végtére is, amikor a kollégák tudják, hogy egy cselekedetről, egy hajóraklevélről és egy számlát ki kell bocsátani, azonnal át fogják őket ellenőrizni. És ha a dokumentum hiba, akkor azonnal javítsa ki a szállító számviteli részlegében. Annak érdekében, hogy az emlékeztetők hatékonyan működjenek, ne töltsön be azokat olyan összetett kifejezésekkel és kifejezésekkel, amelyek csak a számviteli szakemberek számára érthetők. Jobb nyújtani a személyzet vizuális mintákat a dokumentumok rövid magyarázatokat.
Vegye fel a rendező támogatását
Valeria Molchanova, a Tekhno Horizont Kft. Könyvelője:
- A probléma megoldása az elsődleges módszerrel könnyebb, ha a cégigazgató a személyes ellenőrzés alatt álló helyzetet veszi át. Ha a vállalatnál a dokumentumok kérdése különösen akut, akkor a rendszeres jelentéstételi értekezletek sürgős segítséget jelentenek. A vezetőséggel folytatott megbeszéléseken az illetékes dolgozók az elsődleges helyzetről beszámolnak a helyzetről.
Az ilyen tevékenységek segítenek a munkavállalók fegyelmezésében, és megtanítják őket, hogy jobban vigyék a papírt. A letartóztatott dokumentumok általános igazgatója nem lát valami szörnyűséget? Ezután próbálja meg elmagyarázni neki ennek következményeit.
Például a beszállító záró dokumentumainak elvesztése miatt a társaság túlfizetheti a nyereségadót és az áfát. Ezenkívül a késői dokumentumok miatt gyakran több részletet kell megadni. Rendszerint a társaság csökkenti a fizetendő adó összegét. Az ilyen jelentéseknél az ellenőrök nagy figyelmet szentelnek, és magyarázatot kérnek.