Számviteli szolgáltatások automatizálása a nyereség növelésének eszközeként

A Victoria Kopylova által használt informatikai eszközök

• 1C: BoucherService
• 1C-jelentési
• Microsoft Office Suite

Az outsourcing számviteli szolgáltatásokat nyújtó vállalatok előbb-utóbb szembesülnek az automatizálás szükségességével. Az ügyfelek száma növekszik, és az általuk meghatározott feladatok egyre nehezebbek minőségi és időben "térdre" menni. A cég "Igazgató Dovolen", hogy megoldja ezt a problémát ment dolgozni a szabványok "1C: BuhObsluzhivanie." Amiért ez vezetett az ügyfelek számának csökkenéséhez, de a bevétel kétszeresét növelte, a Biztosító igazgatója, a "Dovolen igazgató" alapítója, Bizarova Biztosnak mondták Biz360 portálnak.

Leggyakrabban a könyvelő cégek erős szakmai könyvelőkön alapulnak. Megértik, hogy többet tudnak keresni és saját céget hozhatnak létre. Egy időben ugyanolyan erős szakmai voltam, és úgy döntöttem, hogy több ügyfelet szolgálok. De az ügyfélbázis kritikus tömeget szerezte meg, amely után szükség volt vagy az üzleti tevékenység lezárására, a munkába való visszatérésre, a játék szabályainak elfogadására és egy jobb számviteli üzlet kialakítására.

Rájöttem, hogy meg kell építeni egy üzletet. De legyen könyvelő, aki ügyfelekkel és asszisztensekkel (személyzettel) rendelkezik, és számviteli üzletet épít ki - ezek teljesen más dolgok. Már régóta keresek egy módot, hogy egy üzletet építsenek. Nagyon sok erőfeszítést fordítottak az utasítások írására, a szabályozásokra, a folyamatok feldolgozására szolgáló folyamatokra. Őszintén szólva több száz oldalt írt nekem a számítógépemen.

Miután a szabályozás íródtak, és elkezdett illeszkedni egy adott technológiával működik, a következő lépés volt szükség automatizálás ennek a munkának. Még bérelt egy programozó, aki írt nekem egy ilyen szoftver „1C: A cég menedzsmentje-megbízók”, amelyben most dolgozik, mint a franchise „1C: BuhObsluzhivanie”.

Sajnos ezek az erőfeszítések nem vezetett semmihez. A programozó túlságosan nagy mennyiségű munkát végzett, és abban az időben sem tudtuk megérteni a hangerőt. A programozó két hónapon keresztül megkínozta. Ezúttal én voltam a számviteli outsourcing információs területén. Számos információt olvasok e témáról az interneten, többek között a külföldi weboldalakon.

Miért választottuk az "1C: BooService"

Egy időben a hálózaton információkat találtam "1C: Buhobsluzhba" -ról. Számomra a legfontosabb az volt, hogy ott láttam az előírt szabványokat. És az "1C: BO" szabványok az általam előírt normákhoz képest olyanok voltak, mint az "ég és a föld".

Minden kétségeim, hogy jöjjön vagy ne jöjjön a „1C”, eltűnt. És a kétségek súlyosak voltak. Azt akartam, hogy dolgozzák ki a saját cég, akart lenni felismerhető a piacon a Krasznodar terület. Ez a pillanat számomra a legnehezebb volt. Hogy lehet, hogy én vagyok annyira független, intelligens, minden magát érte, gondolom, egy jó társaság neve - „igazgatója elégedett”, és hirtelen kell „stand up”, hogy valaki - a munka a franchise cég „1C”?!

Átmenet az új szabványoknak

Lassan "vonszoltuk" az ügyfeleket egy új szabványnak. Mindegyikük számára létrejött egy szerződés, a szolgáltatás színvonala (szolgáltatások és határidők végrehajtásukhoz), interakciós grafikonok, áthelyezett alapok.

Ezt megelőzően minden ügyfelünk egy adatbázisban volt. Az új szabványok szerint az alapalakítás elve egészen más: egy ügyfél - egy bázis. A bázisok felosztása, frissítése és az "1C: BO" felhőbe való átvitele is sokáig tartott, de az "1C" cég segített nekünk. Nem kerestem a várost egy programozó keresésénél - "1C" járulékos díjat számított a vállalkozónak, aki segített ennek megtenni. Ezután nyilvántartást vezetett az új adatbázisokban, amelyből elkészítettük a folyóiratokat.

Ami még mindig rendkívüli jellemzője a technológianak: "1C: BuhObsluzhivanie": az ügyfélbázisból és az adatbázisunkból (külön adatbázisokból) az adatokat egyetlen magazinban gyűjtik össze. Vagyis egyértelmű, hogy mi történt az ügyfélbázisban, és ki tette (az ügyfél vagy a megbízó alkalmazottja). Látható, hogy milyen további tevékenységeket végeztek az ügyfél számára. Mindezeket az információkat egy naplóban gyűjtik össze. Ezután a magazin jóváhagyásával az ügyfélnek szóló eredményeket követően bemutatják a befejezett munkát. Nagyon kényelmes, meglehetősen átlátható és érthető.

A legfontosabb kérdés, hogy megkínozták a cég képviselőit "1C" - "Mutasd meg a szolgáltatás színvonalát". A programozóknak van a szolgáltatási szintű megállapodás - "szolgáltatási szintű megállapodás" fogalma. Ez kétirányú dokumentum az ügyfél és az előadó között. Itt írják fel, hogy milyen személy (mind az ügyfél oldaláról, mind az előadóművész oldaláról) milyen pillanatban végezzen munkát.

Számviteli vállalatok, amelyek ügyfélszolgálati szintű szolgáltatási szinteket kötnek, de azok egységei. És számomra fontos volt egy olyan dokumentum elkészítése, amelyben minden aláírásra kerülne. A számviteli eljárások végesek (korlátozott számuk), de változatosak. És ez a nagyszámú változat, amit az "1C" csapat képes volt előírni.

Most, amikor egy ügyfél jön hozzánk, megbeszéljük vele, milyen szolgáltatásokra van szüksége. Ezután elkészíthetünk egy kész szolgáltatási szintet az összes számviteli eljárás teljes mennyiségével, valamint néhány menedzsment eljárással. Bármilyen szolgáltatási szint a saját igényei szerint kiegészíthető saját működési idővel. Ez egy elektronikus dokumentum, és az "1C" adatbázisban automatikusan létrehoz bizonyos feladatokat az alkalmazottak számára.

Nagyon fontos volt a megfelelő szolgáltatási szint megteremtése. Most mi az ügyféllel egyetértünk abban, hogy a regisztráláshoz szükséges, és ezek a követelmények rögzítettek. Egy szerződés aláírásra kerül közöttünk. A benne foglalt szolgáltatások biztosításához "elektronikus szintű szolgáltatás" áll rendelkezésre, amely egy évre kiadja az alkalmazottainak feladatait. A dolgozók ezeket a feladatokat végzik, és pozitív eredményt érnek el.

Szolgáltatási szinten az ügyfél és az adózási rendszer szervezeti és jogi formája szerepel. A fennmaradó pillanatok ezen a két paraméteren alapulnak. Aztán egészítik ki: valaki egy pénztárgép, valaki pontozásos a „Takarékpénztár”, hogy valaki három folyószámla, valakinek szüksége egy jelentést a formában az ügyfél, és így tovább. Korábban a megalakult a „szolgáltatási szint” az ügyfél három napig tartott, most mindössze 45 perc alatt.

Valójában a szolgáltatási szintek egy automatizált útmutató az ügyfelekkel való együttműködésre. Miután elkészítette ezt a dokumentumot, az egész csapat tudja, hogy mit kell tennie az ügyféllel az elsőtől az utolsó napig. A szolgáltatás színvonala az alapja, amellyel havi interakciós gráfokat hozunk létre. Vagyis az összes feladat időben előre meghosszabbodik.

Ha az ügyfél új rendszeres eljárást követel meg, hozzáadjuk a szolgáltatási szinthez. Ezután a következő hónapra kialakul az interakció ütemezése, figyelembe véve az új rendszeres eljárásokat.

A "Dovolen igazgató" cég jelenlegi munkatársai nehezen fogadtak el új munkamódszereket, beleértve a munkaidő rögzítésének szabályait. Amikor minden munkameghatározás megkezdődik, mindig sokszor stresszes a dolgozók számára. És csak amikor rájöttek, hogy a kapott pénz mennyisége ebből a számlából függ, az ellenállás megszűnt.

Mindegyik ügyfelünket egyidejűleg "1С: БО" -re továbbítottuk. A folyamat megkönnyítése érdekében, szakaszokra osztva. Például minden vállalat esetében először létrehoztunk egy adatbázist, majd egy szerződést, majd a szolgáltatási szinteket, az első ütemtervet, az első naplót stb. Miután elektronikus formában jelentettünk be olyan jelentéseket, mint a "Kontur", nem akartunk időt tölteni az "1C-jelentések" összekapcsolására mindenkinek.

Az a tény, hogy nem könnyű csatlakoztatni az "1C-jelentést". Szükség van a nyugdíjalapra vonatkozó szerződés újbóli aláírására és átvizsgálására, majd átvizsgálja a vállalat összes dokumentumát, kulcsot generál, elküldi az 1C-t, és várja meg a pozitív engedélyt. Ez több mint egy órát vett igénybe.

Ezt a pillanatot külön eljárásnak vetettük alá, és "később" eltöröltük. Az a tény, hogy nem mindenki azonnal kapcsolódott az "1C-jelentésekhez" hiba volt. A bázisok mindent megtettek mindenkinek, és ez egy bonyolult procedurális pillanat volt.

Most, amikor az ügyfél hozzánk jön, a következő sorrend a munkája. Biztosítja a szükséges dokumentumokat, regisztrációs fájlt hoz létre számára, létrehozza az alapot, megkapja az "1C-jelentést", kap garanciális díjat és elkezdi azt kiszolgálni.

Az "1C: BuhObsluzhivanie" -re való átmenet nyilvánvaló nehézségei nem voltak. Az ügyfelek többsége csendesen új szerződést írt alá velünk. Megmagyaráztuk nekik, hogy ez szükséges a belső problémáink megoldásához.

Majdnem az egyetlen hátránya az új szabványok kidolgozásában - most a cégünk nem tud mindenkinek szolgálni, úgymond "egymás után". Korábban bevezettük az összes alkalmazott ügyfélszolgálatát. És most - nem. Volt bizonyos szelektivitás az ügyfél igényeinek és képességeinek azonosítása alapján.

Rájöttünk, hogy nem mindenkinek szüksége van egy minőségi rekordra. Egyes ügyfelek csak megtakarítások esetén jönnek. Nem bánunk, a tarifáink annyira rugalmasak, hogy regisztrálhatunk és végrehajthatunk minden interakciós változatot. Menthet velünk, ezért pontosan meg kell határoznia a számviteli eljárásokat, és csak azokat kell megadnia, amelyek "illeszkednek" az ügyfél költségvetésébe. Azonban a fennmaradó eljárásoknak is végre kell hajtaniuk valakit. És néha meglepetéssé válik az ügyfél számára. Sajnos, 2-3 ezer rubel helyett a kiszolgálói könyveléshez az egész folyamat nem fog működni. Ennek a pillanatnak a megértése vagy félreértése szintén "szűrő", amely sajnálatos módon bizonyos ügyfeleket állít ki.

Hazánkban olyan furcsa helyzet alakult ki, amelyben a szakmaiság és a minőség helyettesítik az egyéniséget és a kizárólagosságot. Számvitelben elfogadhatatlan. Természetesen minden cég egyedülálló és kizárólagos. Természetesen, hagyjuk, hogy az ügyfelek érezhessék. De kapcsolatainkat nem mosolyra, hanem szabványokra és garanciákra alapoztuk. Ez a mi versenyelőnyünk. Csinálhatunk ügyfeleink számára, ugyanakkor garantált minõséggel. Pontosan ezt akartam elérni, a franchise-hez költözni "1C: BO".

Kevesebb vásárló, több bevétel

Az ügyfelek hozzáállása a cégemben bekövetkezett változásokhoz bonyolult kérdés. Leggyakrabban a vezetőktől hallottam: "Nem értem, nem értem". Ezt tényként kezelem. Az ügyfél nem érdekli, hogy milyen szintű szolgáltatásunk van: kedden 11 órakor jelentést kell kérnie. Milyen módon érzem el - nem érdekli.

Korábban mindent megtettünk az ügyfelek számára, de nem regisztráltunk sok szolgáltatást, és nem vettünk pénzt nekik. Nem azért, mert nem voltak biztosak magukban, hanem azért, mert nem tudtak mindent fizikailag regisztrálni. Mivel a folyamat nem automatizált. Az Excel és a notebookok megbirkózni a helyzet nem segítenek. Az egyetlen igaz eszköz a feladat beállítása a programban.

Most a feladat végrehajtásának minden szakasza látható a programban: kaptam a feladatot, megkezdtem, elvégeztem a feladatot, továbbadtam az ügyfélnek. És ez a cselekvési sorrend azt a tényt hozza, hogy regisztráljuk ezt a munkát, látjuk a magazinban, és pénzt szerezzünk érte.

A fő feladatunk a havi karbantartás és a kiegészítő szolgáltatások költsége. Korábban nem regisztráltuk az engedélyezett felvételeket, de most rögzítjük őket. Egyetértünk az ügyféllel a munka költségével, és fizet rá. Már nem dolgoztunk, de regisztráltuk a munkánkat. Ez fontos a könyvelő cégek számára. Mindazonáltal az ügyfelek egy vagy több módon megkapják a szükséges szolgáltatásokat. De csak a "1C: BuchHobsluzhivanie" technológiával garantálom a minőséget és pénzt keresek érte.

"Sarafanne Rádió" mindig adta és továbbra is új ügyfeleket ad, ez tényleg nagyon fontos attrakciós csatorna. Mindazonáltal, ez egyáltalán nem hasonlít egy normál értékesítési részleg munkájához.

Kapcsolat a franchise-lel

Havi juttatásokat fizetünk a bevételünkből a kibocsátott jogszabályoknak megfelelően. Az "1C" cégtől a technológia és az automatizálás mellett a tudás még erőteljesebb támogatást kap: két héten belül a főkönyvelők és könyvelők webinárokat tartják.

Az együttműködésünkben csak egy hátrány van: szigorú követelmények. Az "1C" vállalat egyre szigorúbb követelményeket támaszt a meglévő partnerekkel szemben. Ez így van: ha személyesen beszélsz rólam, akkor adjon nekem az akarat, összegyűjtöm az egyensúlyt az Excel-ben és adom azt az ügyfélnek. De ez az egyensúly nem ellenáll semmilyen ellenőrzésnek. Ezért a technikai munka, amely "teszi" az "1C" betartását - nehéz, de pontosan ez az, amire szüksége van.

Talán érdekli a többi anyagunk

Bittersweet: hogyan geomarketing segít megtalálni a helyeket egy értékesítési helyen

"Gamarjoba, mi vagyunk Szibériából!": Hogyan kell megnyitni egy turisztikai vállalkozást Grúziában?

A lányok az üzleti életben: milyen előnyökkel jár a BusinessWomen és hogyan használja őket

Hogyan lehet vállalkozót felvenni: 44 fontos ajánlás a szülők számára

Volt - és vitorlázott: mit kell tennünk, ha a lőtt alkalmazott befogadta és nem visszaküldte a dokumentumokat

"Együtt nőni": hogyan szervezi meg a "teljes körű" gyermekfejlesztési központot

Hogyan lehet hatékony és átlátható értékesítési csoportot létrehozni?

Az emberek a fémért harcolnak: hogyan gyártja és értékesíti a vasat a vállalat

Eszközök a kisvállalkozások számára: öt hasznos online szolgáltatás

"Mindenki játszik!": Hogyan szerezhet pénzt a játékeszközökön eseményekért

"Ne higgye el a számokat!": A vállalkozói tevékenység tizenhét szabályzata

Tedd mindent a térképen: hogyan lehet pénzt a fal puzzle

Hogyan tartsuk meg a dolgozókat a válságban?

Hét káros tipp azoknak, akik úgy döntöttek, hogy automatizálják az üzletet

Egy kőből készült regény: hogyan kell pénzt keresni a kagylók díszítésével

Scrum módszertan az induló környezetben: a Preply csapat tapasztalata

Szerencsés üzlet: hogyan lehet pénzt szerezni a transzferek szervezésében

Szalma szalma: kockázatkezelés a digitális projektekben