Gyengeségek, hogy a tervetek néha összeomlanak
A tervezés egy nagyszerű módja annak, hogy szabályozza az idejét, növelje termelékenységét és kezelje többet. Néha azonban a tervünk csak összeomlik, bár papíron nagyon jól néz ki - a gyakorlatban nem sok idő van. Íme néhány ok, amiért ez történik.
1. A feladatok pontatlan megfogalmazása
Ez túlságosan homályos és közös feladatokról szól. A terv ilyen elemei megkövetelik, hogy többet gondoljon arra, hogy mit kell tennie.
A szakértők azt tanácsolják, hogy a tervet kis műveleti feladatokra szüntesse meg. Ezt a módszert "következő lépésnek" nevezzük. Egy ilyen technika, amelyet David Allen időgazdálkodási szakember fogalmazott meg, azt javasolja, hogy a tervében írja le a legpontosabb feladatokat, amelyeket meg kell tennie. Ha például találkozót kell szerveznie a kezelő és a vállalkozók között, akkor jobb, ha beírja a tervbe, hogy milyen hívásokat kezdeményez, és melyik e-mailt küldje.
2. Az első hely - kisebb megbízások
Természetes, hogy később elhúzunk bonyolult vagy nem kedvelt, de fontos feladatokat. Azonban ez a hiba. Ennek eredményeképpen a terv utolsó feladata továbbra is befejezetlen marad.
Ennek megakadályozása érdekében az időgazdálkodási szakértők tanácsot adnak a feladatok közötti prioritások meghatározására. Egyes módszerek szerint a napi tervedben az első hely az, hogy a legnehezebb feladatokat tegye, és a nap végén - egyszerűbbé és kellemesebbé tegye.
Bővebben: A napi tevékenységek prioritásainak meghatározására szolgáló módszerek részletei
3. Túl szoros terv
Terv készítésénél érdemes megfontolni, hogy néhány pillanat alatt nem tudod követni a félretett időhorizontokat. Ne felejtsük el a partnerek / kollégák késedelmét vagy az elhúzódó találkozókat. Ezért jobb időt hagyni az egyes feladatok között. Így biztosak lehetünk benne, hogy még egy kicsit módosított terv is elkészül.
4. Nem teljes terv
Nem fontos feladatok, amelyek első pillantásra nem érdemesek arra, hogy beírják a tervbe, valójában sok időt vehetnek igénybe. Tehát ha már eldöntötte, hogy tervet készít, akkor jobb, ha nem hagyja figyelmen kívül a kis dolgokat sem. Így több lehetőséged van arra, hogy ellenőrizd az idejét, és hány dolgot kell még tenni.
Bővebben: 5 nem szabványos módszer a termelékenység növelésére
5. Fantasztikus terv
Tervezik nap mint nap, de még mindig nem tud megbirkózni? Talán téved a nap folyamán vagy bizonyos esetekben a saját erősségeinek felmérésében. Próbáld megérteni, hogy nem túl hosszú-e a terved, függetlenül attól, hogy túl sok-sok feladatot végzett-e, és elfelejtette-e a pihenést.