Vállalati levél archiválás (árnyékmásolás) a bejövő és kimenő üzenetekről
Milyen célokra lehet a vállalati ügyfeleknek a vállalati levelezés összes levelezését archiválni?
Az alkalmazottak tevékenységének figyelemmel kísérése
A levélarchiválás legnépszerűbb funkciója. Ha hozzáférést kap az alárendelt levelek másolataihoz, akkor a menedzser bármikor visszaállíthatja például az ügyféllel folytatott levelezés történetét, és győződjön meg róla, hogy a munkavállaló milyen felelősséggel tartozik a munkaköri feladatok ellátására. Volt az ügyfél levelére adott válasz? Volt a válasz (a másolatok megtartják az üzenet eredeti dátumát és időpontját)? A munkavállaló e-mailje alapvetően és kimerítő volt? Végül, egyszerűen elvi volt a vállalkozóval / ügyféllel?
Az árnyékmásolás különösen hasznos tulajdonsága az, hogy a munkavállaló nem tudja befolyásolni, hogy milyen betűk lépnek be az archívumba, és melyek azok, amelyek nem - mindent átmásolnak vágya vagy akcióitól függetlenül. Ez azt jelenti, hogy eltávolítja a "kellemetlen" üzenetet a postaládájában, és üríti a szemetet, és formázza is a számítógép merevlemezét, de az üzenet az archívumban érintetlen marad.
Az alkalmazottak vállalati levelezését akár személyesen, akár a vállalat biztonsági szakembere (vagy bármely más felelős személy) felügyelheti, adott esetben.
Lehetőség a levelezés helyreállítására
Ha az e-mail elérése a POP3 protokollon keresztül történik, és az üzenetek a felhasználók számítógépein tárolódnak, nagyon valószínű, hogy minden levelezés elvész, ha a merevlemez meghibásodik, vagy ha a vírus fertőzött. Ebben az esetben az archívum helyreállítása biztosítja a munkakönyvezés, az ügyfélbázis, az üzleti folyamat egészének gyors újraindítását.
A postai küldemények jogi szempontból történő archiválása
A másolási levelezés műszaki megvalósítása
Ha a felelős munkatárs ehhez a mezőhöz az IMAP protokollon keresztül fér hozzá, lehetséges az üzenetek másolását mappákba rendezni. Például egy hierarchikus struktúra:
A legtöbb esetben ez több mint elég. A másolatokkal rendelkező doboz felhasználójának csak azt kell meggyőződnie arról, hogy nem túlcsordul és a kvótahatárokat nem lépik túl az üzenetek által elfoglalt maximális hangerőre vagy a maximális számukra.
következtetés
A vállalati levelek felügyelete az archiválás (árnyékmásolás) révén hatékony eszköz a kereskedelmi titkok szivárgásának megakadályozásáért, a munkatársak tevékenysége hatékonyságának ellenőrzéséhez és értékeléséhez, valamint eszköz vagy szoftver meghibásodás esetén biztonsági másolat készítéséhez. Nehéz túlbecsülni a vállalati levelek fontosságát egy modern vállalat üzleti folyamataiban, de az archiválás a menedzsernek hatékony eszköze lehet az áramlások ellenőrzésének.