A dokumentumok újrahasznosítása
Számos modern szervezet már régóta áthelyezte az archívumokat az elektronikus adatbázisok formátumára. Azonban a dokumentumok letétbe helyezése - ez a probléma, hogy sokan egyszerűen nem kapják meg a kezüket. Végül is, ha úgy gondolja, mennyi hasznos helyet szabadít fel, ha eltávolítja ezeket az állványokat a dokumentációból sok évvel ezelőtt dokumentálva. És a papír por nem kínos, ha mindezen dokumentumok valahol tisztítani. Az elavult dokumentumok betétek megsemmisítése több feladat elvégzését biztosítja:
- Mindenekelőtt a helytakarékosság problémája megoldódik;
- Másodszor, a megtakarítással kapcsolatos probléma megoldódik;
- A papírdokumentáció megsemmisítése és a digitális formátumokba történő fordítás sokkal gyorsabban és kényelmesebbé teszi használatukat;
- A betétek elemzése során különösen értékes és elveszett dokumentumokat talál.
A dokumentumok ártalmatlanításával foglalkozó szakembereknek a legmagasabb képzettséggel kell rendelkezniük, és tisztában vannak a számviteli, levéltári és jogi szférákkal kapcsolatos valamennyi finomsággal. A számlák elszámolására és a régi dokumentumok megsemmisítésére irányuló tevékenységek, amelyek lejárták a tárolási időszakot, magában foglalja:
- Értékmeghatározás tudományos és gyakorlati szempontból az összes leírtakból;
- A dokumentáció eltarthatósági idővel történő elkülönítése az elavult dokumentumok elkülönítésével a teljes tömegből;
- Dokumentum készítése, nyilvántartásba vétele és nyilvántartásba vétele az irattári dokumentumok egy részének megsemmisítésére;
- A megsemmisítendő dokumentáció kitöltése, külön kötegekben és dobozokban, valamint a dokumentumoknak egy szervezet területéről történő későbbi kivitelével. Ugyanakkor a dokumentáció mind a kivitelt, mind a megsemmisítését feltétlenül szigorú titoktartási feltételek mellett kell végrehajtani.
A szervezet dokumentációjának értékes vizsgálata magában foglalja az összes dokumentum átfogó vizsgálatát, amelynek eredményei meghatározzák értékeiket és tárolási feltételeiket. Az utóbbi meghatározása során figyelembe veszik a gazdálkodó tevékenységének sajátosságait és a dokumentumok tárolásának feltételeit.
A dokumentumok újrahasznosítását külön dokumentumban kell szabályozni - a megsemmisítéssel kapcsolatos különválásról. Ez a dokumentum az összes olyan értékpapír listáját tartalmazza, amelyet fel lehet ajánlani megsemmisítésre. Minden egyes dokumentum esetében feltétlenül fel kell tüntetni az egyes értékpapírok megsemmisítéséhez szükséges cikkek és jogalkotási dokumentumok számát. Helyesen elidegenített dokumentumok - ez a garancia a szervezet információbiztonságára, az irodában tiszta levegőre és a helyiségek hasznosítható helyiségeinek megtakarítására.