A tudományos és műszaki dokumentációt tároló szervezet archívumának útlevelének kitöltésére vonatkozó ajánlások,

1. Bevezetés

1.1. Ezek az ajánlások a szervezetekre vonatkoznak, függetlenül azok tulajdonjogaitól, amelyek a megfelelő állami archívum forrásai: az RGANTD.

1.2. Ajánlás célja az alkalmazottak számára a megyei levéltárak és más felelős személyek nyilvántartására, tárolására és felhasználására vonatkozó minden csoport a dokumentumokat a tudományos és szakmai szervezetek, amelyek a menedzsment a szervezet bízott teljes archívum útlevelet.

1.4. A szervezet archívumának útlevelét két példányban kitöltik a nyitott dokumentációhoz és két példányban a zárt dokumentációhoz. Az útlevél első példányait a megfelelő állami vagy önkormányzati archívumba küldi. Az útlevél második példányát a szervezetben a felszámolásáig (átszervezés) tartják.

1.6. Az Orosz Föderáció Archív Alapjának állami és nem állami részeinek dokumentumait, azaz a privatizációt megelőzően és azt követően létrehozott dokumentumokat nem kormányzati szervezetek két különálló útlevelet tartalmaznak:

az Orosz Föderáció Levéltárának állami részéhez kapcsolódó dokumentumok, amelyeket a privatizáció és a korporatizálás időpontja előtt hoztak létre, és amelyek állami vagy önkormányzati tulajdon;

az Orosz Föderáció Archív Alapjának nem állami részéhez kapcsolódó dokumentumokról, amelyek nem állami jogi személyek és magánszemélyek tulajdonát képezik.

Útlevél a vonatkozó dokumentumokat a nem állami része Levéltári alap az Orosz Föderáció, tele szervezet kéri az ügynökségek és az orosz Szövetségi Levéltári Hivatal abban az esetben, általa kötött szerződést (megállapodás) az állami vagy önkormányzati levéltárak a dokumentumok átadását az állami felügyeletet.

2. A szervezet archívumának útlevél-formájának kitöltésére és kitöltésére vonatkozó eljárás

2.3. Az archívum útlevélének első részében "Tudományos és műszaki dokumentáció. Általános információ "a jelentéstevő szervezet a benne tárolt tudományos és műszaki dokumentáció (NTD) teljes mennyiségét és a létrehozásának évét idézi.

2.4. 1. oszlopában 1. szakasz számát jelzi elszámolási egységek grafikus és szöveges dokumentáció, a legtöbb jelentéstevő szervezet, szervezetek elődei alvállalkozók (ko-végrehajtók), nem számít, milyen áruházak dokumentáció (műszaki dokumentáció, a tudományos és műszaki könyvtár referencia gyűjtemény , projekt iroda stb.).

A számviteli egységek teljes számának meghatározásakor figyelembe veszik a másolatok eredeti példányait vagy példányait (valódi). A jogi személyiséggel nem rendelkező dokumentumok másolatát nem veszik figyelembe.

Az eljárás kitöltési box 1 1 függ számviteli rendszert (regisztráció) tudományos és műszaki dokumentációt, a szervezet által elfogadott. Ha a termelés (bruttó) nyilvántartási rendszer, ahol minden grafikus vagy szöveges dokumentum figyelembe veszi a leltárkönyv (folyóirat), amely egy külön sorszám 1. oszlopában a vonalak 101-104 -ról adatokat a lapok számát rajzokkal vagy szöveges dokumentumok kötetek (a témák jelentések információ véleménye, kutatási jelentések, előírások, magyarázó megjegyzések, adatlap) alapján bejegyzett külön sorszám jelzi az elszámoló egység (rajzlap, hogy).

Példák az 1. rovat kitöltésére:

a) 561 260 lap;

c) 561260 lap + 72460 térfogat.

Helytelen lehetőségek: 2500 könyv, 2500 szöveg, 2500 (a számviteli egység feltüntetése nélkül), 2500 egység, 2500 grafika.

At-külön (projektenként, pokomplektnoy) nyilvántartási rendszeréről tervezési és technológiai dokumentáció 1. oszlopában vonalak 102- 104 teljes számát mutatja a projekt (tervezési fejlesztési, gyártási folyamatok), vagy egy sor rajzok teszik ki az egyes részek (szakaszok) a projekt (tervezési fejlesztési csomópontok, a folyamat elemeinek, márka-rész), regisztrált a leltárkönyv egy külön sorszámmal megjelölve az elszámoló egység.

Példák az 1. rovat kitöltésére:

a) 6000 projekt (fejlesztés);

b) 6000 készlet.

Rossz változatok: 6000 (szó nélküli projekt, fejlesztés, folyamat); 6000 grafika és szöveg; 6000 könyv.

Ha a szervezet vegyes számviteli rendszerrel rendelkezik az 1. oszlopban található tudományos és műszaki dokumentációhoz, akkor a "+" jelzéssel ellátott 101-104 sorok összefoglaló információkat tartalmaznak az összes meglévő számviteli rendszerről.

Példa az 1. rovat kitöltésére:

а) 72200 lap + 6600 készlet + 260 projekt;

b) 72 200 lap + 2280 kötet + 260 projekt.

Kiszámításakor a teljes összeg a projekt tervezési és technológiai dokumentáció vonalak 102-104 -ról adatokat mind a szervezetben rendelkezésre álló készletek könyveket, amelyek külön kell elvégezni a eredetik, ismétlődések, mikrofilm jogairól szóló az eredeti, a termék a fő és kiegészítő egységes termelés.

Amikor kitöltése az oszlopot 1 kell venni, hogy a jelentési egység nem feltétlenül létre, és tárolt összes csoport NTD biztosított vonalak 101 104. hiányában egy vagy több csoport az 1. oszlopban ellen a megfelelő sor üres.

A 105-ös sor "egyéb típusok" csak akkor töltődnek be, ha vannak különleges típusú NTD-k a szervezetben: szabadalmi, meteorológiai, geológiai.

Példa az 1. oszlop 105. sorának kitöltésére:

a) 500 találmányi készlet találmányok számára.

A 106. sorban összegezzük a 101-105. Sorok adatait összefoglaló összegző mennyiségi adatokat.

Példák az 1. oszlop 106. sorának kitöltésére:

a) 50000 rajzlap + 500 kötet;

b) 500 térfogat (csak ND jelenlétében);

c) 1000 projekt + 2500 (rajz sorozat) + 300 kötet (vegyes tervezéssel, komplett regisztrációs rendszerrel PD, CD és TD).

2.5. 2. szakasz az útlevél file „Tudományos és műszaki dokumentáció, a továbbiakban a készítményt az Orosz Föderáció Levéltári alap” kitölteni, ha a beszámolót készítő egység folytatott volna a kiválasztás dokumentumokat át kell adni egy állandó állapotot tároló a megfelelő állami vagy önkormányzati levéltárak, de a benyújtás időpontjában az útlevelek ezek a dokumentumok továbbra is a szervezetben maradnak.

2.6. Az oszlop 2. szakaszának 1. a sorok 202-204 számát jelzi tervezési, mérnöki, tervezési (terén tőke építése) fejlesztések által a jelentéstevő szervezet által jóváhagyott szakértői megvizsgálták Bizottság (EPC) vezető testület levéltári üzleti az Orosz Föderáció vagy RGANTD vagy fióktelep (a továbbiakban: - levéltári intézmény), az akvizíció forrásától függően. A 2. szakasz 2. oszlopában feltüntettük a legkorábbi fejlesztések évét. A 3. oszlopban - a legutoljára a listából.

Jóváhagyott listák hiányában a megjegyzés "hiányzik". A 201-es és a 205-es vonalakon az 1. szakasz 1. részében egy kötőjelet készítenek.

2.7. A 2. szakasz 4. oszlopában megjelennek a szervezetben tárolt egységek száma. hr. amelyet a jegyzék megfelelő archív intézménye EPC-ben hagyott jóvá. A 2. szakasz 5. és 6. oszlopa a készletbe bevitt dokumentumok kezdő és befejező dátumát jelöli.

2.9. 3. szakasz "Dokumentumok számítógépes információs hordozókon. Az adatbázisok (DB) "szerepelnek abban az esetben, ha a szervezetben a GOST 28388-89" Mágneses adathordozókra vonatkozó dokumentumoknak megfelelően kiadott dokumentumok vannak a gépen. Végrehajtási és forgalmi rend ", valamint működő adatbázisok.

2.10. A 3. szakasz 1. oszlopában megjelennek a szervezetben működő tudományos és műszaki profilok adatbázisai.

2.11. A 3. szakasz 2. oszlopában az adatbázisokban rögzített összes információ megabájtban (MB) van feltüntetve.

2.12. 3. oszlopában a 3. szakasz tartalmazza a teljes számú számítógépes eszközök (optikai lemezek, rugalmas mágneses lemezek, mágnesszalagok, stb), amelyekről a felvett eredeti dokumentumok betartásával végzett GOST 28388-89, és található egy dedikált adattár (magnitoteke) , így közvetlenül az előadók.

2.13. A 3. szakasz 4. oszlopában a gép hordozón rögzített és a 3. oszlopban feltüntetett információ teljes mennyisége látható.

2.14. A 3. szakasz 5. és 6. oszlopában feltüntetik a gépi hordozókon létrehozott dokumentumok kezdeti és végső dátumát.

2.15. A 4. pontban az „Igazgatási Dokumentáció” nyújt információt végrehajtását dokumentumok tartós tárolás alatt (megrendelések a vezetője a szervezet a fő tevékenységekre, tematikus terv, az ülések jegyzőkönyvei a Műszaki Tanács, az éves jelentéseket a tevékenységét a szervezet, stb), és a dokumentumot az alkalmazottak megtartása (megrendelések felvételi és elbocsátási alkalmazottak, személyes beszámolók, bérszámfejtés, egyéni ügyek lemerült, személyi igazolványok, nyilvántartását, gazdátlan személyes iratok), amelyet a vizsgált esetben. A kialakított tok a tároló egység. Egységek száma. a szakasz megfelelő szakaszaiban egyetlen számlálás után jelennek meg.

2.15.1. Az 1. oszlop 401. sorának 4. pontjában az egységek számának kitöltése után. a beszámolót készítő szervezet eseteinek nómenklatúráján alapul, ahol a tárolás feltételeit feltüntetik. Ha az ügyek nómenklatúrája nem szerepel a szervezetben, az egységek száma. az állami archívum alkalmazottaival való konzultáció után jelennek meg.

A 4. szakasz 2. oszlopában az állandó tároló szervezet dokumentumaiban tárolt legkorábbi időpontot kell feltüntetni a 3. oszlopban - az archívum útlevelének fejlécében feltüntetett évvel.

2.15.2. A grafikonok a 4., 5., 6., vonal 401, 4. szakasz, tele vannak abban az esetben, hogy a beszámolót készítő gazdálkodó egység választása végeztek irányítási dokumentáció állandó tárolás, és ez tette a leltár, hogy az EPA jóváhagyta levéltári létesítmény. A 4. oszlop az egységek számát jelzi. a jegyzékbe; az 5. és 6. oszlopban a dokumentumok kezdő és befejező dátumai jelennek meg. hr. (ok) ra. Az egység kezdési dátuma. a legkorábbi dokumentum dátuma, és a végső dátum a legutolsó dokumentum dátuma

2.15.3. Amikor betöltötte a 7. oszlop vonal 401 kell venni, hogy a határidő a tárolás kezelése dokumentáció fordítóprogram által létrehozott szervezet a jogszabály - 15 év.

2.15.4. On line 402 1. oszlopában a 4. szakasz jelzi az egységek számát. hr. A személyzet (hosszú távú tárolás), az elmúlt években elkészült a létezését a szervezet.

2. oszlopában 402., 4. szakasz, mint az előző évben a legkorábbi tárolt megszervezésére dokumentumok személyzet, a 3. oszlopban - év, cím archív útlevél.

Személyzeti dokumentumok nómenklatúra ügyek, illetve a standard dokumentumok listáját eltarthatóság: 10 év számításakor nem kell figyelembe venni.

2.15.5. Számít 4, 5, 6 töltik 402. abban az esetben, személyi okmányok, a jelentést készítő jogi személy bekerül a leltár, az EPA egyeztetett levéltári intézmények. A 4. oszlop mutatja a szám szerepel a leltár letéti egység oszlopban az 5. és 6. - a kezdő és befejező időpontját készítmény a legkorábbi és legkésőbbi dokumentumok letéti egység

2.16. Az 5. fejezetben a „személyzet” információt tartalmaz száma levéltárosok a tudományos és műszaki (line 501) és menedzseri (line 502) dokumentációt.

Ha egy szervezet nem érvényes tudományos és technikai archív, a vonal jelzi a 501 névre, neve, apai, a felelős személy a tároló a referencia dokumentum jelölt „NETA fájl nem”.

Ha egy szervezet nem érvényes archívum kezelése dokumentáció, összhangban 502, vezetéknév, keresztnév, egy vagy több felelős tisztviselők a biztonsági irányítási dokumentumok jelölt „CA tároljuk közvetlenül a szerkezeti egységek” (a műszaki helyiségekben, pince, stb ) ..

2.17. A „dokumentumok őrzése” Hangsúlyoznunk kell, azok a mutatók jellemzik a teret, amelyben a dokumentumok tárolására jelentési egység felszerelés tárolására és megőrizze hőmérséklet és páratartalom mellett. Ha speciális levéltárak a szervezet nincs jelen, a vonatkozó információkat jellemzőit tükrözik a valós tárhelyek és NETA CA (műtők, folyosók, pince, technikai helyiségek, stb.)

2.19. Az útlevél indokolásban, amely információkat tartalmaz változásokat a neve, munkahelye, szervezeti és jogi státuszát, illetve tulajdonjoga a szervezet A korábbi adattovábbítás dokumentumok az állami felügyelet (Állami Levéltár a név, a típus, mennyiség, extrém időpontot bemutatott okmányok és az év átvitel); a változások okait a teljesítmény, hogy történt a jelentési időszak alatt (dokumentumok átadását más szervezetek, a pusztítás a cselekmények, a bizonyítékok megsemmisítésének, veszteség, stb); közöljenek információt szervezet rendszerének számviteli dokumentumok, a jelenléte a tudományos referencia rendszer nekik. A magyarázó megjegyzések az aláírás az érintett tisztviselő.