A dokumentumformák fejlesztésének sorrendje
Az elsődleges dokumentumok formáinak fejlesztése a következő sorrendben történik:
a dokumentumban szereplő adatok összetételét meg kell adni; összetételüknek meg kell felelniük a menedzsment célkitűzéseinek;
az automatizált feldolgozás tárgyát képező követelményeket három zónára osztják fel és osztják el (lásd a 4.1. ábrát):
1. zóna - a fejrészben lévő állandó jellemzők, az állandó jellemzők kódjainak rögzítéséhez;
2. zóna - változó jelek a táblázatban jobbra vagy balra a jellemzők neve;
3. zóna - kvantitatív összegű bázisok, a jobb oldalon található táblában.
Bizonyos dokumentumoknál ellenőrző összegeket kell megadni, amelyek az utolsó oszlopban (sorban) vagy a dokumentum végén jelennek meg. A ellenőrző összegeket egy vonal, oszlop vagy dokumentum adatait számtani számítással érjük el. Nincsenek valódi gazdasági tartalmuk, és a jövőben használják fel az információk bevitelét a gépbe. A gépbe beírandó követelményeket vastag vonalak követik a dokumentum kitöltése és a számítógépbe való belépéshez a billentyűzeten történő beíráshoz.
A fenti követelmények az automatizált feldolgozás hatékonyságának növelésével kapcsolatosak.
A banki elsődleges dokumentumok tervezésekor az egységes dokumentációs rendszer követelményeit alapvetően betartják.
Bizonyos fizetési és elszámolási dokumentumok (pl. Fizetési megbízások) az automatizált feldolgozás zónáinak kissé eltérő felépítését tartalmazzák. Az állandó jellemzők (debit, credit) kódjai a dokumentum tartalmában találhatók. Ennek oka az elszámolási és fizetési dokumentáció kitöltése. Azonban ez a helyszín nem csökkenti az automatizált feldolgozás minőségét.
Az elsődleges dokumentumok formáinak fejlesztésekor először egy vázlatot állít össze, amely meghatározza az igények építésének és helyének sorrendjét. Ezután a dokumentumok jóváhagyott formáit megismételjük és bevezetjük, amikor a gazdasági feladatot automatizált feldolgozásra fordítjuk. Az elsődleges dokumentumok formájának létrehozási folyamata összefügg azzal a további sorrenddel, hogy e dokumentumok adatait a gép memóriájába helyezi. Az automatizált információfeldolgozás technológiájának jelenlegi szintje kétféle módot biztosít az adatok gépbe való belépésére.
Az első módszer előzetesen átadja az adatoknak a dokumentumból a gépi adathordozót speciális adatelőkészítő eszközökhöz: mágnesszalagok, mágneslemezek.
Ezt a módszert rendszerint számítógépes központosított információfeldolgozásra használták.
A második módszer olyan PC használatát jelenti, amely nem igényel különleges adatelőkészítő eszközöket. Az adatok bevitelét közvetlenül a felhasználó végzi el a billentyűzeten lévő adatok beírásával, amelynek során a számítógépes adathordozón (mágneslemezek, mágneses lemezek) történő közvetlen felvétel történik. Az elsődleges dokumentumokból származó adatok beírása és a gépi adathordozóra történő rögzítése egységes tervek (elrendezések) szerint történik. Az elrendezés meghatározza az elsődleges dokumentum adatok számítógépes adathordozón történő elhelyezésének sorrendjét.
Az elrendezés megtervezésének sajátosságai vannak a személyi számítógépek használatakor. Ugyanakkor az összeállított elrendezés a számítógép képernyőjén jelenik meg. Két lehetőség van egy adatbeviteli elrendezés létrehozására a kijelző használatával. Az első lehetőség az elsődleges dokumentum pontos másolatának tervezése és megjelenítése a képernyőn (lásd a 4.1. Ábrát). Ebben az esetben a dokumentumadatok a tükrözött elrendezésbe kerülnek a billentyűzetből. Ezzel párhuzamosan, a vizuális és gépi ellenőrzést a kihasználtság részleteket való megfelelés tolerancia értékeinek, a logikai és aritmetikai ellenőrzés részleteit, ellenőrzés ellenőrző (CS). Ha hibát észlel, diagnosztikai üzenet jelenik meg a képernyőn, és a bejegyzések korrekcióra szorulnak.
Az első változatot rendszerint használják, ha az elsődleges dokumentum egy típusát használják a feladat feldolgozásához. A legtöbb esetben, például gazdasági problémák megoldásakor több elsődleges dokumentumot használnak. Ebben az esetben a tervezett szabványos elrendezésben, amely lehetővé teszi, hogy végezzen input különböző dokumentumokat, melynek összetétele azonos cikkek (a bemeneti fizetési megbízások fogyasztható készpénz megrendelések, hitel készpénz megrendelések, számlák).
Ábra. 4.2 - Példa a dokumentum pontos másolatának megjelenítésével kapcsolatos tükrözésre
A bemeneti formák megfogalmazása sokkal bonyolultabb a többszintű munkaállomások szervezésénél. Ebben az esetben döntő pillanat az elsődleges dokumentumok adatainak bevitelére és az AWP különböző szintjei közötti gépi információcserére szánt információk összetételének létrehozása.
Az AWP alacsonyabb szintjén az üzleti tevékenységeket a végrehajtásuk időpontjában rögzítik, és standardizált üzenetet nyújtanak be az AWP egy másik részére történő továbbításra további feldolgozás céljából. Az üzenet továbbítása kétféle módon történhet: mágneses lemezek vagy kommunikációs csatornák használatával. A második módszer csak akkor valósítható meg, ha vannak technikai adatátviteli eszközök és a számítógépes hálózat szervezése. A fogadó ponton az információ formális, logikai ellenőrzés alá esik; Ha hibákat észlel, automatikusan létrejön az információforrásra vonatkozó kérés. Maga az üzenet az információs fájlba kerül, az ellenőrzésen van, és tisztázásra vár. A specifikáció után az adatok automatikus feldolgozásra érkeznek, vagy átvittek a munkaállomás más részeire.
Például, amikor a számviteli anyagok több szintet érintő AWS-t érintettek: az AWP raktár, az AWP könyvelő számvitel, az AWP konszolidált számvitel, az AWP marketing, az AWP munkavállalói pénzügyminisztériuma.
ARM raktár biztosítja a kialakulását az elsődleges beviteli tömbök bevételek és ráfordítások az anyagok ugyanakkor egy üzleti tranzakció átvételekor és felszabadulását tulajdon és írási műveletek a kártya készletgazdálkodás, amely automatikusan megjeleníti az új egyenlegét az egyes tételek számát. Ezzel párhuzamosan a készletértékek automatikus összehasonlítása az anyagok maradékával történik, és az AWP marketingről üzenetet kapunk.
A bérszámfejtés munkahelyén a bérszámfejtés munkaállomása szervezi az információcserét az AWP személyzeti osztályával, a munkaállomás időmérőjével és a munkaállomás AWP-vel.
A számítógéppel bevitt információk szervezésének különböző formái nagy előnyökkel járnak a hagyományos hordozóeszközök használatával járó hagyományos formákban; míg a gépi hordozók előkészítéséhez és ellenőrzéséhez szükséges kézi munkaerő költségei - amelyek a számítógépes megoldás számítógépes megoldásának 90% -át foglalják el számítógépen - jelentősen csökkentek. A szoftverek és hardverek lehetővé teszik, hogy felgyorsítsa az elsődleges dokumentumok generálásának folyamatát szabványos fejlécekkel, szövegekkel, az állandó információk bevonásának automatizálásával.
A feldolgozás eredménye, például a számítógéppel kapcsolatos gazdasági feladatok különböző összefoglalók, táblázatok bizonyos jellemzők szerint csoportosíthatók. Az általános adatok prezentálhatók papír hordozókon, a vizuális kijelzőn a kijelzőn és a gépi hordozókon is. Az APM környezetben a képernyőn megjelenő táblázatos formák, valamint a grafikus képek egyre fontosabbá válnak. A számítógépes adathordozókra (mágneslemezekre) vonatkozó összefoglaló adatokat széles körben használják az automatizált információtechnológiában, ha az adatokat az AWP más szintjére továbbítják, ha nincs köztük közvetlen kapcsolat, valamint az adatbázis archívuma.
A felhasználói adatok összefoglaló adatainak legfontosabb formája még mindig a nyomtatott eszközökön kapott papír. Az összefoglaló táblák formáinak kifejlesztése a következő sorrendben történik.
Az automatizált feldolgozásra vonatkozó szabványos tervezési megoldásokkal a projektekben korábban kidolgozott szabványos jelentések megszerzésének lehetőségét tanulmányozzák. Szükség esetén a standard kimeneti formák meghatározott feltételekhez kapcsolódnak. Meghatározza a szervezet által megkövetelt jelentések összetételét, amelynek összeállítását a szabványos projekt nem tartalmazza. Egyéni projekt esetén minden kimeneti dokumentumot kifejlesztenek. Ehhez meg kell határozni a gép által kibocsátott mutatók összetételét. Ezután a kimeneti dokumentumokban egy bizonyos sorrendben kerülnek elosztásra, figyelembe véve az automatizált adatbankban tárolt információs tömbök összetételét.
Ha a követelményeket a kimeneti dokumentumokban helyezi el, a csoportosítási jellemzők és a számlált összegek hierarchiája kerül megállapításra. A csoport jellemzői az alárendeltség szintjének csökkenésének mértékével rendeződnek, és a mennyiségi összösszegek a teljes összeg növekedésének mértékén alapulnak. Mindegyik összefoglaló neve és vázlatának formája a számítógép operatív képességeinek figyelembevételével történik.
A kimeneti dokumentum vázlatának elkészítésekor ajánlatos egy táblázatot összeállítani a következő formában.
A fejlesztés során elkészülnek a kimeneti táblák "sapkák", vagyis az összefoglaló neve, tárgya és predikátuma.
A kimeneti táblák "sapkáit" írják a gép médiájára, és összefoglalják a táblázatokat a számítógépen. A téma és a predikátum neveit tömörebbé kell tenni, mivel a nyomtató mérete korlátozott.
Tervezésekor a végeredmény megjelenített információkat megjelenítő eszköz vvdeoterminalnogo ajánlatos figyelembe venni olyan tulajdonságokkal rendelkezik, mint a méret kódot, a sorok számát keret, a karakterek számát soronként egy információs képernyő kapacitív (karakter), egy sor reprodukálható karakterek (256 karakter). A kimeneti információk egy meghatározott formátumának kiválasztása a megadott követelmények figyelembevételével történik.
Az alfanumerikus adatok megjelenítéséhez leggyakrabban a 24 sor és a 80 karakter hosszúságú formátumot használják. A kijelző lehet monokróm vagy színes, tükrözi az orosz és latin betűk betűit, számokat, szintaktikai, matematikai és speciális jeleket. A kijelzõ képernyõje olyan ablakokra bontható, amelyek szimulálják a dokumentumokat, amelyekkel dolgozik, és a funkcióbillentyûk segítségével szerkesztheti az információkat.
Az elsődleges és az összefoglaló dokumentumok formáinak kidolgozása a gazdasági információk automatizált feldolgozására irányuló munkaterv elkészítésének szakaszában történik, és az információs támogatás fejlesztésével kapcsolatos projektdokumentációban is tükröződik.
A személyi számítógépek lehetővé teszik számukra, hogy új dokumentumokat dolgozzanak ki. Vegyük fontolóra a mű sorrendjét. Ehhez asztali alapú processzorokon alapuló tipikus csomagokat használnak. Az ilyen csomagok feldolgozásának célja egy nagy formátumú táblázatkezelő, amelyet mátrix formájában rendeznek. Ezen táblázat alapján különböző pénzügyi, számviteli, statisztikai és egyéb dokumentumok (kimutatások, táblázatok) hozhatók létre. Az asztalfeldolgozóként a legnépszerűbb alkalmazások Excel, Lotus, Quattro Pro.