Microsoft SharePoint és az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek, MTI
Az egyik leghasznosabb Microsoft SharePoint vállalati alkalmazások használata, mint a platform dolgozik együtt dokumentumokat, és egyszerűen, hogy megkönnyítse a munka a projekt az elektronikus dokumentum. Ugyanakkor, a piacon van egy egész osztály rendszerek látszólag tervezett ugyanerre a célra - az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. Ebben a cikkben megpróbáljuk feltárni a különbség a két osztály a rendszereket, és azt mutatják, hogy együtt kell használni - a rendszer minden típusú feladatát.
Kezdjük azzal a ténnyel, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (a továbbiakban - EDS) nem a „szülés” egy új elektronikus dokumentum, és szeretné felvenni egy dokumentumot a lépéseket, amelyek a munkafolyamatra bejövő forgalmat, kimenő szerint GOST R 51141-98 dokumentum - a mozgás dokumentumok rendelkező szervezet pillanatában a teremtés vagy átvételi befejezni a végrehajtás vagy beadásra. Az ilyen típusú EDS inkább valamiféle számviteli rendszer, mint a számvitel, amely rögzíti a szállítási okmányt az utasításokat annak végrehajtását, a szöveget tartalmazza, és a kapcsolódó dokumentumokat. De ahhoz, hogy megkönnyítik az új elektronikus dokumentum többre van szükség rögzítéséről lépések végrehajtására. A felhasználó, aki létrehozta a dokumentum fontos „árukapcsolás” körül - sablonokat dokumentumok példákat korábban létrehozott további információkat kérhet vállalkozók: a szállítók, vállalkozók kereskedelmi cégek és szervezetek, valamint az állampolgárok számára az állam. intézményekkel. És ez a hám nyújthat SharePoint webhelyek munkacsoportok és osztályok, valamint a használó saját dokumentumtár. Ezen kívül nagyon fontos a könnyű együtt dolgozni a rendszer, kevésbé formalizálást lépéseket szabadságát helyezi a rendelkezésre álló információkat. Az összes fenti ellentétes a lényege az SED, és másfelől, az egyik fő előnye a SharePoint, vagy bármilyen más szoftvert (szoftver), amelynek célja, hogy együttműködjenek a dokumentumokat.
Most, amikor azt látjuk, hogy a két osztály rendszerek különböző funkciói vannak, azt próbáljuk megmutatni, hogyan kell használni őket. De az ilyen használat van szükség, mert egyrészt, a SED függvény nyilvánvalóan fontos, hogy a számviteli dokumentumok és másrészt, a hatékony „születése”, az új dokumentum, a teljesítmény javítása érdekében, ha létre őket, a legtöbb esetben, hogy alkalmazza a szoftver együtt dolgozni. Tekintsük durva nagyobb munkafolyamat végrehajtási beérkező dokumentum az 1. ábrán.
1. ábra Egy tipikus munkafolyamat végrehajtási bejövő dokumentum
Mint látható a diagram, ha kap egy papír kártya kerül a EDS, és a beérkező dokumentum szkennelése elismert, vagy már most elektronikus formában. Ugyanakkor tele van a dokumentum kártya adatait (lásd. Ábra. 2).
2. ábra A regisztrációs okmány. töltési kártyák
Továbbá, az elektronikus dokumentum csatlakozik a kártyára, és az annak végrehajtását által létrehozott lánc utasítások és, adott esetben, rendelt vezérlő teljesítményt. Ezek a funkciók is szolgálja SED. Ezután indítsa futó ügyintézés - ezek alapján az új dokumentumok keletkeznek egyidejűleg végezzük a végrehajtás ellenőrzése. Ez volt akkor, és ez a fordulat a csoportmunka dokumentum - SharePoint és hasonlók. A folyamat során a végrehajtás belül SharePoint lehet informális iteráció használni a meglévő és az új dokumentumokat. A hivatalos eljárás nem érinti, a hivatalos folyamat ellenőrzése belsejében SED, ott „élő” jellegét megrendeléseket. Egyszer csapatmunka „született” egy új dokumentumot, akkor kerül a SED mint egy kimenő - az eredmény a végrehajtás a bejövő, az összes bejegyzés jellemző eljárásokkal EDS. Töltött beérkező dokumentum „leírják az üzleti életben.” Nyilvánvaló, hogy ezek a lépések nagyobbak, de egyértelműen azt mutatják, hogy a két rendszer működik, és szükség van egyszerre.
Fontos megjegyezni, hogy elkerüljék a kettős belépési információkat az ECM és lépésben SharePoint dokumentum átadását az egyik rendszerből a másikba, azt fel kell szoros integráció, például a dokumentumok átadását „egér mozgását.” Magától értetődik, hogy ez az integráció megkönnyíti, ha a SED végrehajtása alapján a SharePoint, de ez nem szükséges. Gyakori DMS (Case, directum, DocsVision et al.) Az ajánlat API-hozzáférést annak funkcióit, így ha a cég vagy szervezet már régóta működött SED tarthat integrálja vele. Például, integráljuk SharePoint a rendszer „Business” cég EOS.
Így levonhatjuk a következtetést vonta le: mindkét típusú rendszerek, mint például EDR és együttműködési rendszer a SharePoint dokumentum típusa lehet és kell fennállnia a cég vagy szervezet egyidejűleg. Ebben az esetben, a SED használják a folyosón egy formalizált számviteli bejövő, kimenő és SharePoint - egy kevésbé formalizált együttműködés a dokumentum létrehozásának elősegítése egy új dokumentumot. És a kényelem a felhasználó, a teljesítmény javítása érdekében, mindkét rendszer integrálni kell.