4 szabályok írása üzleti levelek
Hivatalos levelek vannak írva speciális formája, a vonatkozó szabvány. Az ilyen összetett formák beállítani az egyes elemek (részleteket) kell elhelyezni egy bizonyos sorrendben.
Formatervezés, amely megfelel a műszaki elvek esztétika, ez pozitív hatással van a megítélése annak tartalmát. Például, mivel az emberi szem könnyebb rögzíteni a felső része olyan tárgy a tervezési dokumentumokat kell a felső részben, hogy intenzívebb, és az alsó -. Több „stabil”
Szabványok elrendezés kulcsok formátumának beállításához és a helyszíni méretű dokumentumok, amelyek egy részét egy egységes dokumentációs rendszert, valamint építeni Layout szerkezeti rács követelményeket részletek és helyét szabályokat. A dokumentumok egy részét a standardizált dokumentációs rendszer áll három alapvető részből áll, amelyek vannak elhelyezve a jól elhatárolt körzetek. Ez a „geometria” a dokumentum biztosítja a szükséges sebesség érzékelése a szöveget.
Impresszum - szükségszerűen a jele törvény vagy szabályozás bizonyos típusú dokumentumokat. Összetétele és elhelyezkedése részletek a formák szervezeti és adminisztratív dokumentumokat meg kell felelnie GOST R 6,30-97.
Létrehozásáról szabvány elrendezés, ami viszont meghatározza a követelményeket a forma egy hivatalos levelet, mivel szükség van, hogy egyesítse a regisztrációs folyamat, amely lehetővé teszi, hogy:
központosítása termelési formák levelek;
költségeinek csökkentése a gépelés;
munkaerőköltségek csökkentése előkészítése és végrehajtása betűk;
megkönnyítik a vizuális keresés a szükséges információk;
képessé alkalmazása a számítógépes és a levelek feldolgozása.
Az elrendezés az alapja a tervezési formák és formák minden típusú közigazgatási okmányok. Fenntartott terület elrendezése helyezésére egyes kellékek megfelel az optimális mennyiség a kellékek a nyomtatott karakterek.
Forma gyűjteménye részleteket a dokumentum. GOST P 6,30-97 dokumentumok tartalmazhatnak akár 29 kellékei. Azonban sem a dokumentumokat nem lehet kiadni egy sor rájuk. Minden dokumentum típusát, összetételét részleteket, attól függően, hogy a célját. Így egy hivatalos levél ajánlott összetétele a következő adatokat:
) Az állam címere, az Orosz Föderáció,
) Kódja Vállalat szervezet, ha létezik (az orosz belföldi szolgáltatás);
) Név (teljes vagy rövidített);
) A referenciaadat a szervezet
) A regisztrációs okmány száma;
) Cím a szöveg;
gépíró nevének kezdőbetűi és a másolatok számának megadható, de nem része a kötelező adatokat. Kellékek közé tartoznak: az e-mail azonosító (ha szükséges).
Egy hivatalos levelet az egyetlen dokumentum, amely nem a neve a faj. Minden egyéb dokumentum neveket, mint a „rendelés”, „jár”, „Resolution”, „emlékeztető”, stb
GOST R 6,30-97 kép az állam címere, az Orosz Föderáció feltöltött levélfejlécet az állami intézmények.
Emlékeztetni kell arra, hogy a nevét, a szervezetek nem lehet vágni önkényesen. Rövidített nevét szervezetek kialakult háromféle módon;
Az első betű a szavak a neve, mint például a Belügyminisztérium (BM). Rövidítéseket közösen írt, és a betűk nincsenek pontokkal elválasztva;
a kezdeti szótagokat szavakat a nevét, naprimep: Uralmash (Ural Machine Building Plant);
- vegyes módon, amikor slozhnosokraschennye itt részben kialakított a kezdeti betűk a csonkolt része szavak nagybetű első részében, a második - kisbetűs, például VNIIdormash. Ezek a szavak vannak írva, mint egy szót is. Nevei intézmények kevesebb, ha a rövidített nevét megadva a hivatalos iratot.
Nyilvántartási szám a kimenő dokumentum - a szám a levél és annak szimbóluma - általában több részből áll. Először is, az index a szerkezeti egység lehet rögzíteni, az index a nómenklatúra ügyek az osztályozó tudósítók, előadóművészek, és az utolsó rész a sorszámát kimenő e-maileket, mint a 2-es szám / 16-2955 vagy 18/275.
Amikor hivatkozva a dokumentum tartalmazza a „mi”, „a”, nem ajánlott a használata. A legésszerűbb ebben a formában kellékek:
A számos _____________ _____________
Részben ez történik, figyelembe véve a megmunkálás. Annak érdekében, hogy felgyorsítsa a végrehajtás a levelet, ha tudod, hogy a személy nevét, aki meg fogja vizsgálni, és azt javasoljuk, hogy adja meg ezt a nevet. GOST R 6,30-97 küldésekor leveleket a hivatalos neve a szervezet meghatározott alanyeset, a pozíció és vezetéknév - a dativus. Például:
Kemerovo JSC "Granit"
Közgazdasági és Menedzsment
Igazgatója JSC „Crystal”
103030, Moszkva,
Skatertniy sávban. 22
Str. Kirova 76, q. 12
Ha az a személy, akinek a levél van írva a neve, az a tudományos címet (tudományos fokozat), meg kell adni, mielőtt a nevét:
Acad. AG Ivanov
prof. NG Kirsanov
A szervezet a kilépési kereskedelem
A szén szállítási szerződést № 33-02 / 567
A vásárlás egy téglagyár
Kívánatos, hogy fejléc nem haladja meg a két sorban; ha a két sztring, használt bekezdését.
Abban az esetben, c. Kruglov AA
A fő kelléke egy üzleti levél - szöveget. A maximális hossza mintalevél húr hivatalos 64 karakter nyomtatást, ami körülbelül 17 cm. Jellemzően befogadja vonalon 60-62 jelet. A választás ez a sor hossza miatt a legelterjedtebb méret A4, valamint az a tény, hogy olvassa a szöveget, hajlamosak vagyunk tartani a parttól 30-35 cm-re a szem, és a szög a szektor legjobb érzékenysége az emberi szem 30 fok.
Értékelése a jelenléte a kérelem történik, ha az alkalmazott a levél dokumentum. A bal alsó sarokban a levél közvetlenül a területen tegye a „alkalmazás”, aztán a neve a csatolt dokumentumok számsorrendben, jelezve a példányszámot és oldalakat. Minden név külön sorban. A „alkalmazás” nem rögzítés kerül végrehajtásra. Például:
Alkalmazások: 1. példányát a szerződést a cég „Keller” 3 liter. 1 példány.
Megjegyzés jelenléte említett kérelem az üzenet törzsében, akkor lehet a következő formában:
Függelék: a _ l. A _____ példányban.
Ez kellékeket lehet beszerezni a levél formában. A lapok száma varrott alkalmazás nem javallt. Például:
Függelék: Információs anyagok a nemzetközi
Maguk a dokumentumok, amelyek részei a kérelem kell minden szükséges adatot: a neve a dokumentum típusát, cím, dátum, aláírás. Ezen felül, az alkalmazások, a jobb felső sarokban egy megjegyzés jelzi a kapcsolatot a fő alkalmazási dokumentumot. Ha az alkalmazás egy önálló dokumentum, akkor küldik kísérőlevéllel.
Kellékek „aláírás” helyezett a bal szövege értelmében a levél közvetlenül a területen. A szerkezet az aláírás tartalmazza a személy nevét aláírásával levélben személyes aláírással és annak értelmezése. Mivel az üzleti levelek vannak írva az intézményi formák, a neve az intézmény az aláírás nincs megadva. Például:
Iskolaigazgató Signature NK Sidorov
Két aláírás kerülnek, amikor szükség van, hogy érvényesnek az első aláírás, valamint különösen fontos dokumentumokat, leveleket pénzügyi és hitelezési problémák, hogy szabályozzák a pénzügyi és banki intézmények. Ezekben a levelekben mindig fel aláírása vezető (senior) könyvelő a vállalkozás.
Aláírásakor a levél több tisztviselők aláírásukkal egyenként megfelelő szekvenciát egy bejegyzést:
Intézet igazgatója Signature AN Marcsenko
Főkönyvelő Signature YP Volkov
Az aláírási több betű betöltő személyek ugyanabban a helyzetben, hogy aláírás ugyanazon a szinten:
Igazgatója JSC „Karélia” igazgatója ZAO „Le Corsaire”
Signature IV Petrov Signature GA Fomin
Valamennyi példányát a betűk maradó ügyek szervezetek, tartalmaznia kell az eredeti aláírások tisztviselők.
Ha a rendőr akinek aláírása betakarított levéltervezet, nem írni személy által aláírt tudja ellátni a feladatait, vagy helyettese. Ebben az esetben biztos, hogy tartalmazza a tényleges helyzet az, aki aláírta a levelet (pl „jár”, „helyettes”.), És az ő vezetéknevét. Nem tud bejelentkezni betűk elöljárószó „a” vagy beillesztésére perjel neve előtt a poszt.
A dokumentum aláírása az egyik módja annak identitását. Hivatalos levél aláírás nélküli jogilag nem kötelező érvényű.