Van egy szabad út létrehozására pénzügyi szolgáltatás tökéletes véve szerződések

Számvitel megállapodások a cégek, mint a szabály, épített azonos típusú: az összes eredeti, és az alkalmazások gyűjtik írószer fájlt, majd varrjuk a más megállapodások a mappában. Az Excel ez az adatbázis. De amikor a szerződések száma jelentősen növekszik, Excel lesz kellemetlen. Dmitry Privalov vezetője Pénzügyi és Gazdasági Minisztérium „Irkutskenergosvyaz”, osztotta meg tapasztalatait, és azt mondta, amit a program segített nekik építeni a cég egy tökéletes figyelembe szerződéseket. Elég rugalmas, így lehet használni bármilyen vállalkozás.

Hátrányai fiók szerződések Excel

Először is, ez jó, hogy építsenek táblázatok és számítások. De ez nem alkalmas arra, hogy végezzen nehézkes listákat. Lehetetlen önálló könyvtárak vállalkozók, részlegek, alkalmazottak, és így tovább. Folytatásához szükséges a regisztrációs megállapodásokat.

Másrészt, hogy az információ keresése a megadott feltételek az Excel minden alkalommal meg kell állítani egy speciális szűrőn. Előfordul, hogy a mintát kell használni 5-6 féléves, ez túl sokáig tart.

Harmadszor, az nagy valószínűséggel a hibák során adatbevitel. A tapasztalat szerint egyértelmű, hogy gyakran hibáznak, ha beírja a nevét a cég, amellyel a szerződést. A megfelelően naponta egyszer információt lehet reprodukálni tovább.

Ezek az okok kéri „Irkutskenergosvyaz” LLC az elutasító szerződések Excel és kapcsolót a rendszert, ha az adatbázis alapján.

Egy új adatbázis által létrehozott MS Access

Mivel a platform a jövőbeli adatbázis került kiválasztásra MS Access. Ez a rendszer nagyon gyakori, részeként a MS Office csomagot. Ennek eredményeként, a program tartalmazza a legszükségesebb funkció blokkok.

„Keresés-alapú.” A funkcionalitás egyértelmű a cím. Kereshet bármilyen kombinációja adatait, még egy töredék (lásd. Ábra. 1).

„Az új megállapodást.” Ezzel részben adhat egy új dokumentumot az adatbázisban, valamint fájlokat is csatolhatunk beolvasott a szerződések másolatát (lásd. Ábra. 2).

„Hivatkozások”. Itt adja meg az új adatokat - vállalkozók, szerződéses állapot, osztály, költségvetés cikkeket és szerkesztheti a meglévőket.

„Jelentés”. Lehetővé teszi képző egység regisztrálja a megkötött szerződéseket. Kétféle jelentés: Express jelentés (megjeleníti a szerződések egy bizonyos ideig), és a jelentés tervező (létrehoz egy listát konkrét kritériumok).

„Beállítások”. Itt lehet beállítani adatbázis beállításokat - a cég neve, amely megjelenik a cím, valamint a kulcsfontosságú területeken. Is, például megadhatja a mezők meg kell adni egy új szerződés.

Egy részletesebb leírás a funkciókat az egyes részt, és szemléltető példák arra szolgálnak, hogy használja a program utasításait.

Felhasználási javaslatok a

Ha egy cég úgy dönt, hogy végre ez a program, tapasztalatai alapján, Dmitrij Privalov ajánlja azért, hogy az alábbi szabályok szerint.

1., hogy utasítsa a behelyezését adatokat a programot, és rögzítse egy alkalmazott belső rendje a gyakoriság, amellyel a bázis lesz hozzá. Két lehetőség van: vagy naptári időközönként (pl hetente egyszer), vagy a számát felhalmozott új szerződések (például minden tíz dokumentumok).

2. Közvetlenül határozza meg a sor lehetséges szerződés állapotát. Például, „Irkutskenergosvyazi” használatának állapotát „akció” (szerződés alapján, hogy a rendszeres kifizetések), „zárt” (már nem érvényes), néha „egyetlen tranzakció”.

3. Ne keverje az azonos adatbázisügyfél megállapodások és szerződések a beszállítókkal. Kényelmes, ha egy kereskedelmi szolgáltató bázis lesz külön.

5. Ne indítsa az egyes bejegyzéseket dopsoglasheniya bázis. Elég annyit megjegyezni a fájlban, hogy a szerződés mellékleteket. További megállapodást kell hozzá, hogy a végén egy meglévő pdf-fájlt.

6. lepecsételt belső szerződés számát és időpontját a regisztráció.

1. Intuitív felület lehetővé teszi, hogy mindenki használja a program, függetlenül a szintű számítógépes ismeretek.

2. Keresztül az indexelés összes szerződés. A dokumentum belép a rendszer valós időben, akkor azonnal megtalálja további adatbázis-frissítések.

3. Könnyen testre szabható kereső szükséges információkat.

4. Formation szerződések nyilvántartások.

5. összekapcsolása a szkennelt másolatát a szerződést.

Együttműködésben készített a szerkesztők a magazin „pénzügyi igazgató”