Munkaszervezés alkalmazottak személyi ügyek
ÁLTALÁNOS KÉRDÉSEK karbantartó személyzet fájlok
Végül karbantartása személyes fájlokat alkalmazottak szükség lehet az anyaszervezet (az alapkezelő társaság).
Általános szabály, hogy elsősorban a személyes teszi a növényi [2].
- a személyzet közül a vezetőségre a vállalkozás (cég igazgatója és helyettesei (asszisztens), osztályvezetők, stb);
- munkavállalók, akikkel összhangban a törvény lehet megállapítani kötelezettség (a főkönyvelő (könyvelő) a vállalkozás, valamint a helyettes főkönyvelő, stb.)
Azonban sok magáncégek, személyes ügyleteket minden alkalmazott, függetlenül attól, rang, státusz és az elvégzett munka (beleértve a műszaki személyzet), magánügy - nagyon kényelmes információforrás minden munkavállaló: egyetlen mappa tartalmazza az összes példányát személyi okmányok alkalmazottja, megrendelések a személyi jellegű és egyéb dokumentumokat.
A kezelés a személyes ügyek dolgozók célszerű, hogy megszilárdítsa a vonatkozó utasításokat.
MEGALAKULÁSA személyre szabott
Megalakult a személyi akta készült azzal a céllal, hogy rendezett csoportosítását dokumentált információ a munkavállaló, a munkáltató át őket a recepción (átutalás) a megfelelő helyzetbe. Képződése (a későbbi tervezés és karbantartás) a személyes fájlok alkalmazottak rendelt a hivatal személyzete vagy különlegesen felhatalmazott tisztviselő hordozó személyes felelősséget megfelelő kezelését biztosítja ezeket a dokumentumokat.
- személyes formája a számviteli személyzet vagy profil;
- d Kiegészítés személyes lapok miatt keretek (vagy forma);
- önéletrajz;
- a dokumentum másolatát az oktatás;
- munkaszerződés (a második másolat);
- megállapodás kötelezettség (az anyagi felelősséggel alkalmazottak);
- jellemzők (referencia levél);
- kérelem munkát (a transzfer a helyzet);
- kivonatok a megrendelések (megrendelések példányban) a foglalkoztatásra (kb mozgó más pozíció);
- kivonatokat dokumentumok (iratok) odaítélő vagy hozza fegyelmi felelősségét;
- nyilatkozatok (másolat) dokumentumok attestovanii (vélemény, értékelő lapok, és így tovább.).
Annak érdekében, hogy megfelelő védelmet az egyéni fájl és kényelmes kezelése dokumentumok kerülnek a formáció (nyújtják be a tűt és cérnát a négy defekt) egy külön mappába. Példa az előlapot személyes ügyek mellékletben megadott 1. Amellett, hogy a fenti, egy személyes ügy lehet helyezni, és néhány egyéb dokumentumok (pl dokumentumokat a folyosón a munkavállaló a verseny a megüresedett helyre dokumentumok másolatait a kifizetődő alkalmazott (odaítélése neki a tiszteletbeli fok), stb stb.) Ezen túlmenően, magánügy elhelyezett (de nem nyújtott be it) tanúsítványok hitelesített alkalmazottja fotók, stb [3].
A formáció a személyes fájlok, ráadásul tette első megjelenése. E célból:
személyes fájl van rendelve egy számlaszámot;
tett kitöltése a megfelelő pozíciókat az előlapot és a gerinc, a személyi állományt
A magánügy beágyazott belső listán (lásd. 2. függelék).
Levezető magántitok WORKERS
Egyéni vállalkozás végzett teljes időtartama alatt az egyes alkalmazottak a vállalat (a megfelelő helyzetben van, fel van tüntetve, a vállalat-specifikus szabályok). Fenntartsák a személyes fájl tartalmazza:
- nyilvántartása az érintett szakaszok a személyi anyagában [4];
- szoba dokumentumok részeként tárolja a személyes fájlok [5];
- dokumentumok eltávolítása, amelynek szükségességét letelt [6];
- rendszeresen ellenőrizze az állam a személyes fájlok megőrzésére a mellékelt dokumentumokat. [7]
Bejegyzések a személyes iratai dokumentumok végzik dokumentumok alapján (hiteles másolat). Kötelező részek által meghatározott meghatalmazott tisztviselő, hogy a megfelelő bejegyzéseket a személyes beszélgetés a munkavállaló. Minden bejegyzés készül a dokumentumokban a folyamat lebonyolítása személyes ügy, tette kezéből a toll vagy a golyóstoll fekete, kék vagy lila, jól olvasható és javítás nélkül. [8] Ha szükséges, ezeket a nyilvántartásokat kell igazolnia aláírásával hivatalos személy a Humán Erőforrás Osztály és a pecsét a vállalkozás vagy a HR osztály.
Ahhoz, hogy gyorsítsák fel a regisztrációs folyamat rekordok személyes az ügy iratait megengedett a telefax (die) mintakészletet. Dokumentumokat a folyamat során kerülnek kiosztásra személyes iratai a megosztottság, és a múltban vannak elrendezve időrendi sorrendben. [9]
Felsorolja a dokumentumok, foltozott egy magánügy, feltéve, hogy a számozás. Ezekről dokumentumot, beleértve a lapszámozás, amelyen belül található a személyi aktájában rögzítik belső leltárt. [10]
Az alkalmazottak kötelesek időben tájékoztatja a személyzeti irodában egy változás a személyes adatoknak a személyes fájlt. Általában ez történik írásban (a nyilatkozat formáját) igazoló okiratokkal változásokat. Miután bejegyzéseket egy személyes ügy eredeti dokumentumok visszatért a munkavállaló. Ahol szükséges, ezek a dokumentumok előre elkészített és hitelesített példányban kell csatolni a személyi aktájában.
TÁROLÁS ÉS KÉSZÜLT személyre szabott
Őrzése a személyes fájlok szervezett azzal a céllal, gyorsan és pontosan keresni a személyes fájlokat, biztosítja a biztonságot, valamint hogy biztosítsa az információ bizalmasságának dokumentumokban szereplő személyes fájlok illetéktelen hozzáférés ellen.
Személyes fájljai a személyzeti irodában (az erre a célra alakították szoba) elkülönítve más esetekben. Általános szabály, hogy a személyzeti irodában csak tárolja a személyes fájlok alkalmazott munkavállalók, míg a privát ügyeit az elbocsátott dolgozók át a bevett eljárás tárolásra az archívumban, vagy a területi levéltárak.
Tárolási feltételek kell, hogy megbízható megőrzését személyes fájlok és azokat a dokumentumokat (információ), hogy ellopják (közzététel). Erre a célra a személyes fájlokat kell tárolni a széf (szekrények), forgalomba őket a polcokon a függőleges helyzetben, rootlets kifelé.
A belsejében az ajtó a biztonságos (szekrény) is el lehet helyezni összevont leltár tárolt személyes ügyek. Hozzáférés a személyes ügyekre kell korlátozni, hivatalos személyek és azok közvetlen felügyelők. A jelentős mennyiségű személyes fájlok rögzítve külön nyilvántartásban vagy a nyilvántartásból. Rendszerezése személyes ügyeit készül az alábbi módokon:
számsorrendben;
felszálló betűrendbe
A szekciók, amely megfelel a nevét szerkezeti egységek szerinti személyi társaságok és szekciók - számsorrendben vagy növekvő ABC sorrendben.
Annak érdekében, hogy csökkentsék a számát elszámolási egységek nem tárol személyes fájlokat az úgynevezett köpenyek - ABC tárolási csoport. Minden személyes fájl tartalmazza a sorrendben megelőzi egy üres lapot a névre, neve, apai a munkavállaló. Személyes ügyek részeként a ruha is csoportosítva alfabetikus sorrendben. Elején a ruhát illik az összefoglaló listát a személyes fájlok szerepelnek benne. [12]
Kibocsátása személyre szabott ideiglenes használatra
Személyes ügyek a munkavállalói szervezetek ideiglenes használatra, hogy vizsgálja felül a módosított adatokat el lehet végezni engedélyével a fejét személyzeti szolgáltató. Ismerkedjen a munkavállaló egy nyugtát egy személyes ügy, mint a szabály, hogy végezzük jelenlétében felhatalmazott tisztviselő (a személy kezeléséért felelős személyes ügyek).
Ismerkedjen alkalmazottak személyes ügyeit végezni legalább évente egyszer, és kérésére az említett személyek valamennyi előírt egyéb esetekben a jogszabályok szerint az Orosz Föderáció. Ennek során megismerkedett egy személyes ügy a szervezet tilos:
- hogy az esetleges javításokat a korábban tett személyes feljegyzések az ügy;
hogy az új privát üzleti feljegyzéseket;
kivonat a személyes iratait áll ott, vagy hogy újakat benne;
késlelteti az ő saját üzleti idővel előírt felülvizsgálat.
Az eltérések beazonosítására a nyilvántartásban, megállapítás elavult dokumentumok részeként személyes iratai munkavállaló jogosult, hogy jelentse, hogy a személyzeti szolgáltató szervezet. Az alkalmazás célszerű csatolni dokumentumok alapján, amelyek lehetséges, hogy a megfelelő módosításokat a korábban előállított felvételek vagy a dokumentumok másolatát (az elavult).
Kiadásának ideiglenes használatra felvétele a személyes ügyek az új dokumentumok, hogy nyilvántartást stb csak annyi ideig, ami valóban szükséges elvégezni a megfelelő lépéseket szerint a lista jogosult személyek személyes ügyek által jóváhagyott, a fejét a szervezet. Tényleges adagoló személyes fájl rögzítésének a naplóban (kártya), példás formában van feltüntetve a 3. melléklet.
Work (szoktató) a személyes tevékenységek egy speciális szobában erre a célra, és a munka (vizsga) kell korlátozni a határait a munkanap. A nap végén az ember kezeléséért felelős személyes ügyeit köteles meggyőződni arról, hogy az összes személyes fájlról kiadott ideiglenes használatra, visszatért a tárolás helyén, és ha szükséges, hogy tegyenek intézkedéseket a visszatérés vagy nyomon követése.
Személyes ügyek (külön dokumentumban a személyes fájl) ideiglenes használatra más szervezetek (vállalkozások, intézmények) készül engedélyével a fejét a szervezet alapján a kellő formában kérelmet. A kérdés az ügy kell elkészíteni, amelynek egy példányát elküldi együtt a helyzet (dokumentum) a képviselő a kérelmező, a második példányt tartani az ügyek a társaság, hogy visszatérjen a helyzet (dokumentum) a tárolási helyre.
Visszavonása bizonyos dokumentumokat a személyi akta készül engedélyével a fejét a szervezet bejegyzésének a megfelelő bejegyzést a táblázat „Megjegyzés” belső leltárt. [13] Az ideiglenes lefoglalását a dokumentum a helyén (a szomszédos lap dokumentumok) van ágyazva bizonyítvány helyettes (alelnök kártya) a dátumot és visszavonásának okait a arcfestés, kiállító hatóság, és festett arcok, hogy ez ideiglenes használatra.
Annak érdekében, hogy ellenőrzése alatt a megőrzése a személyes ügyek a szervezet minden évben (legkésőbb I. negyedévében a tárgyévet követõ év) ellenőrzi, hogy a rendelkezésre álló és állapotát. A vizsgálatok során feltárt hibák vannak rögzítve a cselekmény, amely jóváhagyását követően az elnök a ellenőrző bizottsága által képviselt a szervezet vezetőjének.
SZEMÉLYES ALKALMAZOTTAINAK átadásával Levéltárak
Így személyes fájlok átadása a levéltárnak készült személyzeti szolgáltató Módszertani segítséget nyújt a megfelelő fájlt. Ez az eljárás magában:
kötőanyagot (kötő) esetében [14];
tisztázása a lapok száma az ügy;
összeállítása (specifikáció) belső nyilvántartási;
hogy változtassanak a részleteket a fedelet a helyzet.
Annak érdekében, hogy a személyzet biztonsága fájlok ajánlott:
- össze egyes személyes fájlok az elbocsátott dolgozók egy fedél (a közös üzleti) oly módon, hogy az üzleti volumen (kötet) nem haladja meg a 250 lap (keresztkötéssel az egyes ügyiratok év uborkaszezon);
- helymeghatározás anyagok egyedi esetek az üzleti (kötetek) ábécé sorrendben (vezetéknevű), különválasztva a kapcsolódó anyagok különböző egyedi esetek egy üres papírlapot jelezve rajta a név, vezetéknév és apai a megfelelő elbocsátott alkalmazottak;
- nyújtanak egymásnak konszolidált üzleti (hogy) belső nyilvántartási felsorolja a neveket és keresztnevét és oldalszámok, amelyek székhelye a megfelelő dokumentumok (információ).
A személyes fájlokat az archív végezzük legkésőbb három év után vége az nyilvántartás szerint a menetrend. Pre-backup képviselője, hogy ellenőrizze a teljességét és helyességét elkészítéséhez személyes fájlok átvitelére. A hiányosságokat kiküszöböljük ellenőrzésekor személyzete a gazdálkodó szervezet. Továbbítása és fogadása szerint készülnek a listán, és prostanovkoy jelenlétére utal a személyes ügyek.
Vezetése személyes fájlok alkalmazottak kell végezni szerint a szigorú szabályok megállapított ezt a cikket, még azok a munkáltatók, akik számára ez a munka nem kötelező. Ezek a szabályok azonban nem vonatkoznak azokra a mappák (az ügy), amely az úgynevezett „személyes mappa”, „személyes fájl” vagy „fájlok” helyett a „magánügy”. Ebben az esetben a személyzetis fontos megjegyezni:
- minden esetben, függetlenül a nevét, ezek a mappák személyes adatokat tartalmaz a munkavállaló, így meg kell, hogy tartsa magát az összes előírt szabályok a Munka Törvénykönyve által a személyes adatok védelméhez való;
- munkaszerződések tárolható személyes iratai a munkavállaló, de nem a személyes fájlok, stb A munkaszerződések nem tartoznak a személyi akták. Mi kell kialakítani egy külön eset a „munkaszerződésének”.
[1] oltalmi körén belül az ebben a cikkben.
[3] Az ilyen dokumentumok általában tárolja speciális zsebek elhelyezett belső oldalán a fedelet.
[4] Beleértve a belső nyilvántartási.