Megsemmisíti a dokumentumokat a szakértői bizottságot, és anélkül
A munka minden szervezet, előbb-utóbb eljön az az idő, amikor meg kell megszabadulni a régi dokumentumok, és az újaknak. De a „régi papírokat” az archívumban nem létezik. Már csak dokumentumok, amelyek eltarthatósága lejárt. Tőlük lehet megszabadulni, de nem azonnal, és nem az összes. Először is, hogy vizsgálja felül a dokumentumot, és azokat, akik meg lehet semmisíteni, félelem nélkül.
Nem számít, milyen nagy a kísértés, hogy vegye ki az összes „régi” dokumentumokat bárhol szem elől, hogy ezt minden esetben nem lehet - felelős az sérti a tárolási követelmények a jogszabályok dokumentum nem törölték. § szerint. 13.25 Orosz Föderáció kódex közigazgatási szabálysértések (a továbbiakban - a kódex közigazgatási bűncselekmények) bírság jogi személy lehet 200-300 rubelt. A gyakorlatban felelnek az is előfordulhat, ha nem nyújt semmilyen dokumentumot kérésére a felügyelő hatóság, hivatkozva arra, hogy az elveszett vagy megsemmisült. Ezért mindlessly dokumentumok megsemmisítésére kockázatos.
Milyen dokumentumokat is meg kell semmisíteni?
Döntést a megsemmisítése dokumentumok, kell, hogy vezérelje a fő szempont - eltartható. Ha ez lejárt, a dokumentumot el lehet küldeni az iratmegsemmisítő (vagy sütőben), feltéve, hogy helyesen azonosította a lejárati dátumot.
Azonnal azokat a dokumentumokat, hogy a pusztítás lehetetlen. Először is, meg kell, hogy vizsgálatát értéket. Ebben az esetben, az eltarthatósági kulcsfontosságú lesz, de nem az egyetlen szempont kiválasztásának. Dokumentum lejárt eltarthatósági hasznos lehet a további munkához. Lehetséges, hogy ez lehet a tudományos, sőt történelmi értéket. Telepíteni, és így meghosszabbítja az eltarthatóságot, csak szakértői értékelést (EC), amely elvégzi a szakértői bizottság (EC).
Szakértő Bizottság: összetétel és funkciók
EK jelenik meg a szervezet, amint a vezetés úgy dönt, hogy hozzon létre egy archívum. EK titkár mindig levéltáros és elnöke - egy magas rangú vezetője, aki beszámol titkárok (pl ügyvezető igazgatója), vagy mint a példánkban, az igazgató az általános ügyek. Ha nem talál ilyen - a főigazgató, aki írt alá annak érdekében, hogy létrehoz egy bizottságot (1. példa). Ugyanabban a sorrendben lehet jóvá az új helyzetben testületként, és kérje ki munkatervet. Ha a létrehozás dátuma, az EK-sorrendben nincs megadva, úgy véljük, hogy a Bizottság együttműködik a megrendelés aláírásával.
1 nem.
EK kollegiális tanácsadó testület a főigazgató a szervezet. „Peer” azt jelenti, hogy az Európai Bizottság is több tisztek közül a dolgozók a szervezet, „tanácsadó” - tisztviselők nem a döntés, hanem csak azt ajánlja, hogy a főigazgató, hogy végre egy adott műveletet dokumentumok és elfogadja rajta.
Clerk vagy levéltáros jól ismeri a dokumentum menedzsment, hanem a szervezet az archív van egy hatalmas víztározó személyzet irodai dokumentumok, számviteli és adóbevallási, kísérő okmányok alapvető tevékenységét a szervezet. Mivel ez a saját dokumentációs rendszer, csak a szakemberek tudják értékelni őket. Ebből a célból, valamint egy szakértői bizottság - ülésére az illetékes (a saját területén) tisztviselők.
A fő funkciója az EK a szervezetben, ami nem a beszerzési forrását az állami (önkormányzati) archívumok - évente szervezzen az ügyek kiválasztása tárolása és megsemmisítése.
A szervezetek, amelyek a források megszerzése Állami Levéltár, a funkcionális szélesebb EK: A Bizottság aktívan együttműködik szakértői és Ellenőrzési Bizottság a levéltári intézmények, ez összehangolása projektek nómenklatúrákra esetekben, levéltári leltár, így módosítására vonatkozó javaslatok dokumentum tárolási idő alatt.
Függetlenül attól, hogy a hatálya alá a társaság, az EK kell tartalmaznia:
• vezérkari;
• főkönyvelő;
• A fej a jogi osztály;
• Egy hivatalos a cég profilját (termelés, az építőipar vezető, vezető technológus, stb), amelynek feladata -, hogy értékelje a dokumentumokat a fő tevékenységét a szervezet.
Minden ülés EK formalizált protokoll (2. példa).
Ha az érték a vizsgálat megállapította, az első alkalommal
# 9632; 1. lépés: válassza ki a dokumentumokat, amelyek hajtják végre szakértői értékelést.
Ebben a szakaszban a vizsgálat EK tagjai nem vesznek részt. Ez a terület a felelősség a levéltáros (irodai és titkársági) és alkalmazottak strukturális divíziók a vállalat. Ők külön dokumentumokra, irodai befejeződött kezdete előtt a folyó évben, azoktól, amelyek még ma is működik.
Először is, hogyan kell kezdeni a rend helyreállítására, - megoszthatnak dokumentumokat az évek során. Lehet, hogy a munkavállalók, akik felelősek voltak ezek a dokumentumok korábban. Ha nem - akkor kell foglalkozni vele most. Felelős még levéltáros és a személyzet irodák, a tagok az EK bevonni túl korán.
# 9632; 3. lépés: végezze el a vizsgálatot. Ebben a szakaszban a legfontosabb szerepet a vizsgálata EC tagjai játszanak, hogy böngészés képzett értékelésére és elválasztott adat dokumentumok, valamint a döntést: azok a gyakorlatban (tudományos, történeti) értékére, vagy sem. Ezt követően, az része a dokumentumnak, amely megkapta az állapota „is meg kell semmisíteni,” vizsgálja a levéltáros. Rájön, hogy a szavatossági idő lejárt ezeket a dokumentumokat.
# 9632; 4. lépés: kivenni a vizsgálat eredményeire. A vizsgálat eredményeire értékek rögzítettek, egyrészt a leltár fájlok és dokumentumok, másrészt - a törvény elosztásáról szóló dokumentumok megsemmisítése.
# 9632; 5. lépés: összehangolja és jóváhagyja a leltár, és működik. Miután a dokumentumokat, amelyek rögzítik az eredményeket az utolsó vizsgálat értékek fogják elkészíteni, van egy találkozó a szakértői bizottság. Ez fogadja majd a tagok az EK-jegyzék és jogszabály, ami után jóváhagyta a főigazgató.
# 9632; 6. lépés: végre dokumentumok tárolására és megsemmisítésére. Azok a fájlok és dokumentumok, amelyek továbbra is a szervezetben, készülnek a betét. Azok számára, akik úgy döntöttek, hogy elpusztítsa a szervezett újrahasznosítási folyamat.
A folyamat a megsemmisítése dokumentumok
Dokumentumok megsemmisítése jellemzően kétféle módon történhet: égetéssel vagy aprított. Az utolsó - csak azzal a feltétellel, hogy a dokumentumok lehetetlen lesz visszaállítani. Nem küldhet dokumentumokat a legközelebbi hulladéklerakó, széttépték, vagy használják a tervezetet.
Egy szervezet, amely részt vesz a megsemmisítés dokumentumok kidolgozott szabványos szerződés kompenzált szolgáltatást nyújtani. A szabványos formája a szerződés a szerződő fél javaslatot további szakaszában a tárgyalások. Minden, ami szükséges a levéltáros - győződjön meg arról, hogy a szerződés vett részt egy záradék, amely kimondja, hogy a vállalkozó vállalja, hogy a bizalmas dokumentumok meg kell semmisíteni, mert néhány közülük lehet a helyzet, hogy a személyes adatokat tartalmazó, kereskedelmi vagy egyéb titkokat. Annak érdekében, hogy ne pazarolja az idejét válogatás a titkos és nem minősített dokumentumok, amelyből csak a chipek hamarosan vállalkozók egy alapértelmezett adatvédelmi.
Dokumentumok megsemmisítésére és lehet a saját, ha kapacitása lehetővé teszi például, az üzletekben a vállalkozás folyamán a kemencét, vagy egy ipari iratmegsemmisítő. Próbál megszabadulni a dokumentumok egy hagyományos fotel iratmegsemmisítő kudarcra van ítélve, ha a kötet az értékpapír meghaladja az egy mappát.
Az aktus megsemmisítése dokumentumok
Destruction esetben attól a pillanattól kezdve a kiválasztás kell küldeni az iratmegsemmisítő készül egy dokumentum - a cselekmény elosztása a megsemmisítése levéltári dokumentumok, nem kell tárolni. Által jóváhagyott formában szabályzat a szervezet tárolás, a beszerzés, tartása és használata dokumentumok levéltári alap az Orosz Föderáció és az egyéb levéltári dokumentumok a kormányzati szervek, a helyi hatóságok és szervezetek a kérelem száma 21 (3. példa).
Mint látható, a cselekmény elpusztítja dokumentumok feltételesen két részből áll. Az első lista a fájlok és dokumentumok, elkötelezett a pusztítás a második - nyújt információt, hogy pontosan hogyan dokumentumot elpusztítottak.
Séta a cselekmény, és nézd meg az alapvető szabályokat töltés az egységes formában.
Az első rész a cselekmény: tervezési szabályok
1. A szervezet neve lehet teljes és tömör. A lényeg, hogy a neve szerepel a törvényben, összhangban a szervezet charter.
2. ApCsel pusztulása dokumentumokat kell jegyezni, valamint egyéb dokumentumokat. Törvény sorszámot kiadó a megfelelő regisztrációs űrlapot. Törvény időpontja az az időpont annak jóváhagyását.
3. A törvény megerősíti az általános igazgatója.
5. Információk a dokumentumokat semmisítettek táblázatba.
• Minden bejegyzés a táblázatban van rendelve egy sorszám.
• A második oszlopban fel üzleti csoport címben a „Számlák” vagy „Rendelések ...”. Ebben az esetben nem szükséges festeni tároló. Sőt, ha elpusztult ugyanezt néhány év, akkor meg kell fizetnie a cselekmény csak egy bejegyzés (lásd. Lemezszám példa 3. 3).
• jelzik az éveket, amelyekre a dokumentumokat megsemmisítik a harmadik oszlopban.
• Készlet, mint már említettük - az alapvető számviteli dokumentumtár. Ha a dokumentumokat semmisítettek szerepeltek a leltár a negyedik oszlop jelzi annak számát, az ötödik - a sorszámát megsemmisült tételek a listán (lásd rekordszámú 1.). Dokumentumokat öt évig eltartható, és kevesebb nem írják le, de ezen grafikonok így kötőjel (lásd. № 2. sor). Ha ez az első megsemmisítése dokumentumokat a szervezet, és a leltár még nem összeállított, a két grafikon (negyedik és ötödik) el lehet távolítani az asztalra -, hogy őket, amíg nincs semmi.
• A több megsemmisült tételek egyes esetekben megjelölt.
• Az oszlop „Megjegyzések” hagyományosan használt mindenféle jeleket. Például, hogy az elektronikus üzleti (lásd. Lemezszám 5).
6. További Összefoglalva: a számok és betűk írásbeli összes elpusztult tároló, összesen papír és elektronikus médiában.
7. Az első rész a jogszabály által aláírt munkavállaló felelős az archívumban, és a koordináció a szakértői bizottság. Ezután a vízumot hivatkozva ülés jegyzőkönyvét az EK irányelvet, amely rögzítette a megállapodást.
Az aktus megsemmisítése dokumentumokat kell bemutatni jóváhagyásra a főigazgató most, annak ellenére, hogy a második rész a jogszabály üres. A manager kell, hogy mi a dokumentumot hamarosan elpusztul. Különösen azért, mert ő volt az, aki úgy dönt, hogy a pusztítás és rögzíti azt a nyak jóváhagyásra. Dokumentumok megsemmisítése - visszafordíthatatlan folyamat. Visszatérés a papír után feladja a feldolgozás, ez lehetetlen.
A második rész a cselekmény: dizájn
Ha maga a szervezet elpusztítja dokumentumok a felvétel megjelenik, amint a 4. példa.
Megjegyzés: A dokumentumot elpusztítottak jelenlétében hivatalnokok - tagjainak az EK. Ebben az esetben a külön törvény nem lesz szükség, de nem hagyhatjuk figyelmen kívül, és azt is megsemmisíti a papírt.
Ha csak elpusztította a dokumentumok nyomtatott formában, az „elektronikus eszközzel” a törvény kizárt. Megjegyzés „Változások a számviteli dokumentumok között” azt jelenti, hogy miután a megsemmisítése dokumentumok levéltáros emelt leltár, dokumentumok, amelyeknek küldtek pusztítás, és a megfelelő jel (5. példa).
Megjegyzés: a készletekben, szemben a törvény a pusztulás, minden tároló egység elkülönítve kerül bemutatásra. Egyénileg, kapnak, és tudomásul veszi. Ha a dokumentumokat semmisítettek hogy nem voltak a készletek, vagy a készítmény törvény 4. és 5. táblázat oszlopai már megszűnt, a jelölést a jegyzék nem letenni.
Ha a szakértő bizottság nem
Előfordul, hogy az EK nem a szervezet. Különböző okok miatt: tisztviselők (potenciális tagok) nem látja annak szükségességét, hogy hozzon létre egy kollektív testület, és képesek voltak meggyőzni a rendező vagy a vezérigazgató nem tartja szükségesnek. Mindazonáltal, a titkár megkapja a feladatot, hogy megszervezze a pusztítás a felhalmozódott dokumentumokat.
1. A megsemmisítés a dokumentumok alkotják:
b) által ellenőrzött a szakértői bizottság.
2. Ennek eredményeként a vizsgálat értékének dokumentumok elkülönített tárolása és megsemmisítése. Kidolgozta illetve levéltári leltár és törvény elosztásáról a megsemmisítése levéltári dokumentumok, amelyeket nem lehet tárolni.
3. A Szervezet elpusztíthatja a dokumentumokat a saját (kapacitás függvényében), vagy menjen egy szakértő vállalkozó.
4. A törvény megsemmisítése dokumentumok két részből áll. Az első lista a dokumentumok meg kell semmisíteni (jóvá kell hagynia a vezérigazgató). A második pecsételt a pusztítás, és a megfelelő változtatásokat a számviteli dokumentumokat a levéltár.
5. hiányában EK titkár felelősséget nem vállal, és megszervezi saját pusztulásukat. Valamennyi leendő bizottság tagja kell beszélni külön, de egyébként járnak ugyanúgy, mintha az EK létezik.