Hogyan naplót vezet a bejövő leveleket
Mindenesetre modern szervezet nyilvántartást vezet és időben feldolgozni a bejövő leveleket. Erre a célra egy speciális magazin vállalat gyár, amely információt rögzít minden beérkező e-mailek és egyéb dokumentumok. Hogyan kell tartani egy ilyen folyóirat, a cikkben leírt.
A cikket, megtudhatja:
- Mi a log bejövő levelezés;
- Mi a célja a magazin bejegyzési bejövő levelezés;
- hogyan lehet regisztrálni a beérkező leveleket. Minta.
Néhány modern vállalat bevezette az elektronikus okmány rendszert. Azonban a szoftver
Journal bejövő leveleket
Belépés a bejövő leveleket nevezzük speciális notebook, amelyben az a tény kézhezvételétől levelezést és információt nyújt a későbbi eloszlását a szervezetben. Könyv lehet a hagyományos papíralapú vagy elektronikus. A választás joga a módszer naplózás a cég vezetése. Elektronikus folyóiratok több lehetőséget szervezni, és információt keresni, amelyekkel kapcsolatban váltak egyre gyakoribbá.
Regisztráció beérkező dokumentumok napján a kézhezvételt a hivatal vagy a titkárságot a szervezet. Ledger a beérkező leveleket, hogy megkönnyítse a regisztrációs folyamatot, és a formális beérkező üzeneteket.
A főbb jellemzői a könyvben:
- Regisztráció, felvétel és további feldolgozását bejövő levelezés;
- Gyors reagálás a vezetés igényeit;
- Munkájának felügyelete a betűk a szervezet;
- Tanúsítványok kiadására, bejövő dokumentumokat.
Attól függően, hogy a szervezet megfelelő iratkezelés a vállalat már a naplózás vagy titkárnő, vagy különleges munkás Hivatal. Vannak helyzetek, amikor a szervezet nem ezek az alkalmazottak, miközben figyelembe veszi a beérkező leveleket kell részt külön kijelölt vezetője a munkavállaló.
Néha úgy érzi, hogy nyilvántartást beérkező leveleket meg kell felelnie bizonyos egységes minta vagy sablon. Tény, hogy nem. Sem a jogszabályok, sem a vendégek nem a szabványos formája ezt a könyvet. A vállalat vezetése is tartalmaz ilyen típusú számla további oszlopokat.
Olvassa el az elektronikus folyóirat téma
Belépés a beérkező levelek
Hagyományos papír log bejövő leveleket néz ki, mint történt a nyomtatás A4 könyvet. egy könyv oldalait formában vannak jelen táblázatban. Magazine e forma kényelmes, mert mindig lehet írni neki további oszlopokat, hogy a vezetés jónak látja, összhangban az igényeinek irodájában,
Az adatok a bejövő e-mailek készülnek vagy a bal, vagy a jobb oldalon található. Használhatja, sötétkék, lila és fekete tintával. Gél toll használata nem ajánlott, mert nem biztonsági információkat. Ez jobb, hogy egy normál golyóstollal.
A jelenlegi gyakorlat azt bizonyítja, hogy a papíron a könyv a legtöbb könnyen kezelhető és megbízható tárolására. Az egyetlen hátránya - hiánya kutatás a könyvet, és egyfajta beállított paraméterek. A kis- és középvállalkozások, ezt a hátrányt nem egy nagy probléma, de a nagyobb szervezetek váltanak elektronikus formában hivatkozunk.
Mi az elektronikus nyilvántartás a bejövő e-mail? Tény, hogy ez csak egy külön Microsoft Excel vagy Word fájlformátumban formájában egy táblázatot, amely tartalmazza az összes azonos oszlopokat a papír változat. Vannak kész template tölthető le.
Megtalálható számos előnye van, de vannak hátrányai és veszélyei. Először is, ez a kockázat miatti adatvesztés számítógép lefagy, és a vírus ellen. Másodszor, ez egy lehetőség, az adatok a korrupció és a jogosulatlan hozzáféréstől. Harmadszor, le kell küzdeni az ellenállást az idősebb generáció a munkavállalók, nem akarják, hogy menjen egy elektronikus rendszer feldolgozni a bejövő információkat. Az összes fenti okok miatt, és egy csomó más, meg nem nevezett, mert az a tény, hogy sok vállalkozás továbbra is papír alapú rendszert rögzítésére beérkező leveleket.
Regisztráció bejövő levelezés: minta
Bármi fakitermelés formában választja, akkor tartalmaznia kell egy kötelező száma, amely nélkül a létezését értelmetlenné válik.
Tehát az alapvető grafikonok tartalmazzák:
Levelező, azaz a feladó;
A fej a szervezet vagy osztály tetszőleges számú további könyv száma. A leggyakoribbak a vonal „jel a végrehajtás” és a „Resolution”. Az utóbbi kerül a vezetője a szervezet és részben a dokumentum jelzi, hogy mit tegyen vele a jövőben. Ezután a felbontás megfelel a könyvet.
További grafikonok is lehet információt az oldalak számát a dokumentumban, a módszer a szállítás, és tetszőleges számú jegyzetek.
magazin töltött mintát az alábbiak szerint:
Mielőtt elkezdi, hogy egy könyvet a beérkező leveleket, akkor kell, hogy megfelelően gondoskodjon e dokumentumban. A címlap tartalmaznia kell a szervezet nevét és a dátumot annak létrehozását. Továbbá a következő oldalakon, el kell helyeznie az információkat alkalmazottak, akik felelősek nyilvántartások vezetése. Az információ tartalmazza a következő adatokat: név, ország, pozíció, időtartam munka, személyes aláírás.
Meg kell jegyezni, hogy a nagyon regisztrációs bejövő leveleket kell kezdeni csak a negyedik oldalon a könyv. Persze, hogy ezt a dokumentumot meg kell számozni, még mielőtt elkezd dolgozni vele. A számozás szekvenciálisan kezdődően minden évben. Minden naptári évben nincs értelme, hogy egy új dokumentumot, akkor továbbra is írni a régi. Zárás után a könyvesbolt nem több, mint öt éve. A dokumentum nem varrott.
Regisztráció könyv beérkező dokumentumok nem dokumentum szigorú elszámoltathatóság. Az egyetlen dolog - azon a napon, a teremtés, a könyv regisztrálnia kell, és regisztrációs számot. Mint fentebb említettük, az oszlopok száma a könyvben, valamint nevük nem törvény szabályozza. Ez határozza meg a vezetés szerint a jellemzők és a hagyomány iratkezelés minden szervezet.