Megszervezzük a látogatók fogadásának
New Page 3
Négy fő típusa a látogatók fogadásának:
- vétel az alkalmazottak egy rövid aktuális üzleti kérdések;
- vétel alkalmazottak alapos tárgyalások üzleti kérdésekben;
- vétel alkalmazottak személyes okok miatt;
- látogató fogadására más szervezetekkel;
Elfogadása a vállalat alkalmazottai egy rövid aktuális üzleti kérdések
Minden nap, minden vállalat van egy csomó munka elem, hogy szükség van a gyors megoldásokat. Ezeket a kérdéseket meg lehet oldani a kérdés néhány perc, de ha a szolga nem tudja összeegyeztetni azokat a fejét, a munka egyszerűen lelassul.
Ezek a rövid dolgozik a következők:
- Megszerzése szóbeli hozzájárulás valamire (például egy alkalmazott azt szeretné tudni, hogy lehetséges-e használni a cégautó).
- Koordinálása minden olyan intézkedés (például egy alkalmazott felelős találkozót szervez a szállítók és fontos, hogy állapodjanak meg egy találkozó ideje, a résztvevők és a listát a szükséges dokumentumok).
- Megszerzése összefoglaló adatok (például egy alkalmazott a teljesítménye a feladat, hogy a koordinátákat egy szervezet és egy összefoglalót, amely egy fej).
- Biztosítása rövid információkat (például a munkavállaló fontosnak tartott tárgyalásokat, és azt akarja, hogy azonnal jelentse a fejét az eredményeket).
- A szöveges dokumentumok (fizetési megbízások, megrendelések, megbízások, szerződések, stb.) A szöveges dokumentumok - nem mindig gyors. Vannak esetek, amikor egy alkalmazott azt mondja, hogy ő „a helyzet egy pár percig, csak dogovorchik jel”, és akkor kiderül, hogy a feje a megállapodás látja először, és szüksége van, hogy gondosan tanulmányozza aláírása előtt.
Problémák, amelyek megkövetelik, a foglalkoztatottak létszámát, sürgős megoldást, bármely szervezet nagyon sok. Azonban, ha minden alkalmazott azonnal indulnak a fejét, mert előfordul a munka sürgős ügyek, a teljes idejű manager hozzák meg döntésüket. Ezért nagyon fontos, hogy megszervezi az áramlás sürgős kérdések a beosztottak. Ismét minden egyes megoldás, ez a legjobb neki, de általában akkor tegye a következőket.
Minden kérdés csoportosítják, és minden csoport munkája van kialakítva egy bizonyos módon.
A dokumentumok, hogy a fej már látta és jóváhagyta, készen az ő aláírása, a titkár hozza a mappában „On aláírását.” Ezek a dokumentumok vezetője is képes, hogy aláírja az összes egyszerre, ha kiválasztja az, hogy 10-15 perces, vagy a közepén a nap (mentesítés), vagy az elején, és a nap végén (időszak vrabatyvaemosti vagy fáradtság).
Az összes fent felsorolt kérdések általában mintegy 80% -a az összes sürgős ügyek. A válogatás után csak azok 20% -a kérdések, amelyekre valóban szükség van egy sürgős találkozót. De ez ötször kevesebb időt vezető - van hatékonyságának javítása, a fej, és ez mind erőfeszítéseinek köszönhetően az ő titkára.
Ezen felül, a közös erőfeszítések a miniszter és a fej fokozatosan hozzászoktatni alkalmazottak felhalmozni pontokat megoldásokat, és megy a feje legfeljebb naponta egyszer egy listát a kérdést megoldani. Ha ez az innováció lesz képes végrehajtani azt, hogy kirak a fejét. Ebben az esetben lehetőség van az egyes másodlagos végén vagy elején a nap kiosztani 10-15 percet, hogy a megoldás az összes aktuális kérdésekről. Ehhez lehet ütemezni.
Egy másik változata a recepció a jelenlegi üzleti kérdések - létrehozása egy adott időpontban minden nap, hogy minden munkavállaló (prioritási sorrendben, amely szabályozza a titkár) lehet menni a fejét, és megoldani minden kérdésre. Például egy nagyon népszerű ideje - 13,00-14,00 (ebéd után szünet), mivel bizonyított, hogy a délutáni hatékonyan vegyenek részt a szellemi tevékenység elősegítette, és a megoldás a jelenlegi rövid kérdéseket tett fel, és olyan. Szintén erre a célra alkalmas időben 9,00-10,00, mert az elején a nap a személyzet általában kell megoldásokat sürgető kérdés.
Ez csak néhány példa a lehetséges szervezésének ilyen összefoglaló módszereket. Jellegétől függően a szervezet változhat az idő és a kezelés időtartama, a jelenléte a kérdések és állásfoglalások, felvétel, összetétele és eloszlása személyzet a recepción és egyéb paramétereket. Mindegyik esetben a titkár is használják a kreativitásukat és fejleszteni egy olyan algoritmust, amely nem csak technológiailag fejlett és hatékony szempontjából eltöltött idő, hanem a kényelmes minden tagja számára a folyamatot.
Company recepció személyzete részletes beszélgetés üzleti kérdések
Ezek a kérdések a következők:
- Visszajelzést adnak az alkalmazotti eredményeként a teljesítmény egy nagyszabású munkát, mint például a projekt befejezését, vagy hosszas tárgyalások.
- Döntési globális kérdésekben, mint például a megbeszélés a munkavállaló több ajánlat a legnagyobb beszállítók és kiválasztja a legjobb.
- Vita a terveket és jelentéseket (havi, negyedéves, éves) alkalmazottja.
- Igazolási beszélgetés, vita eredményeinek munkavállaló viszonylag hosszú ideig (hat hónap, egy év).
- Vita a javaslatok és ötletek számára a munka a munkavállaló, hogy átszervezi, változtatni stratégiák és egyéb globális kérdésekkel.
A vita ezekről a kérdésekről a fejét ahhoz, hogy egy alárendelt legalább 20-30 percig, bár gyakran az ilyen beszélgetések elmúlt körülbelül egy óra. Ezért a gyors választ ezekre a kérdésekre általában nem oldja meg. Ahhoz, hogy nyugodtan megvitatni minden, a menedzser kell arról, hogy ő egy órával, akkor könnyen fordítson erre a fontos kérdés.
Ezért a folyamat befogadó kérdésekben nincs összefüggésben a jelenlegi, meg kell szervezni egy speciális módon. Ha a vállalat nagy és vezetője rendszeresen találkozik olyan fontos kérdésekben, nagy beosztottak száma (több mint 10), célszerű, hogy az összes bejegyzést a recepción.
Miután kijelölte a fejét egy adott időben meg kell, hogy tájékoztassa a munkavállalót. Nem szabad elfelejteni, hogy ki az ügyfél, és ki nem, akkor lehet, hogy jegyzeteket közvetlenül a Journal például azokban az már tudja, hogy nyomon követhessék a kitűzött időpont kört.
A menedzser egyszerűen egy időpontot a recepción, és megadhat egy adott időben és minden attól függ, milyen módon a szervezet úgy döntött, hogy tervezni idő vezetője. Ki tudja választani az idő, vagy a recepción titkár konzultál a menetrend a fej, és hozzárendeli a vétel idején, amely a fej szabadon.
Előfordulhat, hogy a munkavállaló ezen idő alatt foglalt, amikor egy találkozót (például beszél a kliens), és nem tudja, hogy egy találkozót a fejét. Ahhoz, hogy egy ilyen helyzet nem merült fel, az alkalmazottak a „Megjegyzés” jelzik, mikor szeretne találkozni, vagy amikor éppen foglalt. Mindenesetre időpontja után kinevezését a titkár kell vizsgálni az alkalmasságát a munkavállalói idő és megállapodik egy másik időben, ha szükséges.
Továbbá kinevezés vétel lehet elhelyezni a következőképpen. Minden munkavállaló állítani egy adott időben hetente egyszer, amikor megbeszéljük a felhalmozódott komoly problémák. Hogy biztosítsa ilyen megrendelést vétel ütemtervet dolgoznak ki.
A recepció személyzete a cég személyes okok miatt
Amellett, hogy a dolgozó ott, és a személyi kérdések, bár az ügy, persze, ez elég ritka.
Ezek a kérdések a következők:
- A kérelem szabadságot, beleértve az adminisztratív fizetés nélküli szabadságon.
- Vita a szülési szabadságot.
- Vita a lehetőséget, hogy a munka és a tanulás.
- Kérelmek változásokat munkarend bármely személyes / családi okok miatt.
- Vita a lehetőséget a szakmai előmenetel, vagy át egy másik egység.
- Beszéljétek meg a lehetőségét, hogy a béremelés.
Az ilyen kérdések is valószínű, hogy kell megoldani a menet, mint a vezető minden esetben szeretné megtalálni azokat az okokat, a kérelmet és a munkavállaló dönt, hogy miként igyekeznek eleget tenni (ha egyáltalán). És a munkavállaló és a menedzser jobb lenne, ha ezeket a kérdéseket meg kell oldani a békés légkörben. Ezért ebben az esetben a találkozó kell előzetesen egyeztetni. De személyes kérdés eltér dolgozunk, hogy az alkalmazottak (és néha a vezetők) nem akar beszélni a tartalmát is ismert volt, hogy bárki más, beleértve a titkár. Elvileg a kinevezések a személyes ügyek végezhetjük ugyanabban a folyóiratban, hogy az üzleti kérdések. Ugyanakkor a táblázat „Q” jelzi a „személyes” további részletek nélkül. Amikor a vezető dönt a találkozó időpontja, akkor kapcsolatba léphet a munkavállaló közvetlenül tőle, hogy megtudja a problémát. E kérdés tisztázását általában nem elfogadott kérelmek a titkár.
Néhány nagy szervezetek vezetői osztják meg azokat a napokat megfontolásra személyi kérdések az alkalmazottak. Attól függően, hogy a szervezet méretétől és az áramlás alkalmazások lehet, például az első péntekén hónap 16,00-20,00, vagy akár minden csütörtökön 18,00-20,00. Minden szervezetnek van egy adott időben és a hét napjának által meghatározott helyzetet. A legtöbb esetben, ha a személyi kérdésekben osztja különleges alkalom, ma este, részben vége után a munkanap. Egy vezető célszerű, mivel lehetővé teszi, hogy ne szakítsa meg az aktuális eseményekről munkaidőben, és az alkalmazottak, akik érdeklődnek a szó a személyes problémák, általában nem bánom, hogy maradjon.
Látogató fogadására más szervezetek.
A látogatók a többi szervezet lehet osztani két fő típusa van: az üzleti partnerek és a „eladók”.
Természetesen a szervezet adhatnak és ellenőrző szervek, amelyek ott nem tulajdonítható sem az első, sem a második csoportban. Azonban ez nem történik meg gyakran, és egy külön vitát. Mindenesetre, ha jön a nem kívánt vendég, akkor az első dolog -, hogy tájékoztassa a menedzser. A következő szabályt is - nem nyújtanak semmiféle információt az érintett sorrendben a fejét.
Az üzleti partnerek a cég: az ügyfelek, beszállítók, partnerek, vállalkozók, a média képviselői és más szervezetek, amelyekkel a vállalat szándékában együttműködni vagy létrehozni az üzleti kapcsolatokat.
Ami a „eladók”, akkor képviselői olyan szervezetek, amelyek érdekeltek a kapcsolat kialakítása a cég. Ezek az összes, a termékek és szolgáltatások.
Szervezése vétel az üzleti partnerek a vállalat, mint általában, nem különösebben nehéz. Jellemzően a fej, vagy valaki az ő nevében tárgyal a dátumot és az időt a találkozó, és a partnerek jönnek a kijelölt időben. nem fogadják el, hogy jöjjön nélkül egy találkozót az üzleti környezet. Ha ez bekövetkezik, ez nem egy jó „harang” a titkár és ügyvezető. Egy ilyen helyzetben szükség van, hogy számoljon be a látogató, és a fej maga dönti el, mi legyen a következő lépés.
Jó gyakorlat, hogy várja a látogatókat a bejárat az épület, egy pont őr vagy a recepción, és elvégezni a recepción. Kívánatos, hogy a vendég nem kell várni a bejáratnál - a titkár (vagy más munkatárs kérésére a titkár) meg kell várnia a vendégek a bejáratnál a kijelölt időben. Amikor a találkozó tisztázni kell, hogy van egy személy, akivel találkozunk, „Ivan Ivanovich? Hello. " Titkár feladata -, hogy megfeleljen, és töltik a vendég, de nem szórakoztatni. Miután üdvözlő annak szükségességét, hogy mutatkozz be ( „I - Hit, titkár Irene”), és az ajánlatot, hogy követhesse ( „Jöjj, elviszlek”). Ebben az első részben a találkozó gyakorlatilag felett - nem kell bosszantani egy vendég beszélni és kérdéseket, ez nem az üzleti titkár. Az egyetlen dolog, amit még mondani a látogató az utat a vétel - az a hely, a WC-k ( „Ott WC Most megmutatom az utat, hogy a recepción, ahol lehet levenni a kabátját.”).
A találkozó után véget ért, a főtitkár hívogat tölteni azt ( „töltesz?”).
Több bonyolult helyzetet egy látogató csoport fedőnéven „eladók”. Különösen tőlük szenvednek titkárok vállalatok, ahol nincs védelem és portaszolgálat, ami jelentősen csökkenti az áramlás a látogatók. Azt akarjuk, hogy azonnal állítsa asszisztensek nem kell figyelembe venni „eladók” abszolút gonosz (megfelelő kifejezést és replikák). Mindenesetre, a viselkedése - ez a kép a cég, még a szemét a hétköznapi látogató. Ezért először is, ne a jó szándék és a béke mindennek ellenére. És akkor néhány „eladók” valóban hasznos lehet a vállalat, ha nem ma, akkor a jövőben. Ezért a legésszerűbb foglalkozik tervezett látogató az alábbiak szerint:
- Köszönni, és frissíti a látogató nevét és célját látogatása - ez lehetővé teszi, hogy azonnal megteszi a kezdeményezését, a saját kezébe ( „Hello, mutatkozz, és mondja meg, hogy mit ad ki”).
- Meghallgatását követően a cég neve és a látogatás célja az, udvariasan szakítsa meg a látogató, ha ő a mozgásban kezdi dicsérni a terméket, és próbálja befejezni a kapcsolati ( „Köszönöm, értem jöttél Társaság” Piper”, szeretnénk nyújtani nekünk irodai takarítás. Jelenleg az a szolgáltatás nem kell „).
Ha udvarias és mutassa részvétel (ő is teszi a munkáját itt), a látogató elhagyja gyorsan. Ha fog viselkedni agresszíven, és veszélyezteti a biztonságot, csak idegesek, de az eredmény még mindig nem értem.
Amint a látogató elhagyja, nem rohan azonnal dobja anyagait a kosárba. Jobb szegély őket egy mappába, talán soha, ezek a szolgáltatások nagyon hasznosak valóban. Ezen túlmenően, ha a barátod jön a következő alkalommal, amikor jó lelkiismerettel lehet mondani neki, hogy a szegélyét az információit, és biztos, hogy kihasználják azt, ha szükséges.
E. Skriptunova, K. Zeltserman cég „Axima: Tanácsadás, kutatás, képzés»
