Hogyan fogadja a nem tervezett látogatók, az előfizetők kérdések magazin „a titkár és hivatkozás

A munkámban gyakran vannak váratlan helyzetek, egyikük -nezvanye látogatók, akik jönnek váratlanul, és ragaszkodnak a találkozót a felettesem vagy a feje a cég. Sok a vendég fontos és várhatóan bármikor személyiségét, míg mások éppen ellenkezőleg. Ami a szabályokat etikett küld a látogatók, akik megjelentek az irodában nélkül egy találkozót?

Szem előtt tartva, hogy a hivatal a látogatók jönnek előzetes egyeztetés alapján a társaság munkavállalóinak titkár kell lennie az előzetes beszélgetés a fejét, hogy megtudja, a következő:

Különösen azt kell tisztázni, hogyan kell alkalmazni egy adott vezető kapni elégedetlen ügyfelekkel. Ismeretes, hogy egyes vezetők szükségesnek találják, hogy személyesen meghallgatni reklamációk és panaszok, ezáltal azonosítjuk a „szűk” helyek, és a problémás területek a szervezetben, míg mások azon a véleményen vannak, hogy a figyelmet a állítások foglalkozik kizárólag az illetékes osztályoknak (Szolgáltatás).

Azok a látogatók, akik nem veszik a szervezet vezetője, a titkár megküldi az illetékes szakemberek. Titkár tudná csinálni, akkor kell információkat, amelyek a szakértők jelenleg a munkahelyen, akik nincsenek jelen (beteg, nyaralni, küldött egy másik szervezet), aki pótolja a hiányzó.

Annak érdekében, hogy el tudja küldeni a látogató, hogy egy szakember, aki képes megoldani a kérdést, illetve, hogy megfelelő tanácsot, meg kell tudni, hogy a szervezet felépítését és funkcióját az egyes szerkezeti egység, a sorrendben cseréje ideiglenesen távol tisztviselők. Ha a szervezet nem több, mint 40 alkalmazott tisztában kell lenniük a munkaköri feladatok az egyes alkalmazottak.

Ha a hivatal titkára volt ismeretlen látogató, akkor létre kell hozni a személyazonosságát és kérdések tisztázása érdekében, hogy ő kívánja megvitatni. Ezt meg lehet tenni a következő feltételekkel:

- Hello, én hallgatok rád.

- Jó napot, hogyan tudok segíteni?

- Szia, azt kell jelenteni az Ön számára?

- Jó napot, azt kell jelentse a problémát?

Soha ne használjon kifejezéseket:

„Ki vagy te?”, „Milyen problémát?”, „Mit akarsz?”, „Ki vagy te?”, „Mit akar?”.

Nem akarja, hogy tiszteletlenség a látogató, akkor nem ajánlott, hogy beszéljen a látogató: „mutatkozzon be.” mivel a szabályok szerint az etikett, Jr. a postai vagy kor vezető pozíciókat, és az életkor.

Attól függően, hogy a kapott információkat a látogató, és az alapján az előzetes adatok a miniszter dönt:

• jelenteni a fejét;
• küldjön egy látogató egy szerkezeti egységet;
• hogy segítsen magad.

Ha úgy döntött, hogy jelentse, hogy egyértelműen meg kell nevezni a helyzetben, vezetéknév, keresztnév, apai (teljes), és az a kérdés, hogy ki a látogató fog beszélni. A vezetők egyéb szervezetek képviselői, az irányító testületek, szülői szervezetek, az adóigazgatás alkalmazottak, a befektetők oka kezelés nem érdeklődni a fejét.

Ha a titkár úgy döntött, hogy küldjön egy látogató a szerkezeti egységet (fej ezeket a kérdéseket nem tekinthetők), meg kell győződnie arról, hogy a megfelelő szakember van jelen a munkahelyen (lásd formájában rögzítéséről személyzet hiánya az irodában.), És tájékoztatja a látogatót a következő feltételekkel:

Ennek hiányában a szakember, a titkár továbbítja a látogató eljáró személy számára:

A szabályok szerint az üzleti etikett és érdekében az informatikai biztonság, kívánatos, hogy a titkár vagy más tisztségviselő (pl biztonsági szolgálat alkalmazottja) vezet a látogatók a megfelelő hivatal.

Lehetőség van arra, hogy a miniszter kétli, hogy ez lesz a feje a látogató, vagy kell-e említett más hivatalos. Ebben az esetben, akkor forduljon a fej, bement az irodájába. Látogatói kell biztosítania, hogy üljön le, és jelentést a következő:

- A rendező más tervei voltak ebben az időben. Tudom, ha volt nekik alkalmazkodni (változás) is.

Ellentétben a hagyomány, nem ajánlatos mondani: „Tudom, hogy ha a rendező szabadon.”

További intézkedéseket határozza meg döntését a fej, vagy meghívni az irodában, vagy küldjön egy látogató a szerkezeti egységet.

- Az igazgató úr most. Menj az irodába, kérem.

- Sajnos, a rendező nem viheti. Talán majd tárgyalnia a ... (neve a helyzetben, vezetéknév, keresztnév, apai). Ő készen áll, hogy ha.

Ha úgy döntött, hogy segítsen magának, meg kell ezt használja információs bázisa.

Közlemények a jövőbeli számok