Automatizálása elsődleges dokumentáció munkafolyamat

- csak, hogy ez a hely volt a bástya! - kiáltott fel a félszemű, körülnézett -, és most, hogy elment!
- Nem, úgy értem, és nem volt! - durván válaszolt Ostap.
- Hogy ne lennék? Tisztán emlékszem!
- Persze, hogy nem!
- Hol ment el? Ön nyerte meg?
- Won.
- Mikor? A mi természetesen?
- Mit bolondozás nekem a bástya? Ha feladja, akkor mondd!
- Engedjék meg, elvtársak, már minden mozog rögzítik!
- Az iroda írja - mondta Ostap.
(I. Ilf Petrov, "Tizenkét szék")

Tudtam, hogy a nagymesteri Ostap Bender, forgalomba hozatalát az utolsó mondat az epilógus, hogy ez a cikk, mi az érték az összes papír, a szervezet számára, hogy nem kell sietnie, hogy ilyen megvetéssel leírtak Ilf és Petrov.

De veled vagyunk, kedves olvasók, hogy teljes mértékben megérteni, hogy miért nem tudja égetni a holtversenyben zsineg, egy köteg papírt, áll a sarokban az archívum. Értékeljük elszámolás. munkafolyamat automatizálás

Minden élet körül forog a cég számláit. Az egyik azt mondja, hogy mi minden van egymással. Másrészt meg van írva, hogy az összes többi tartozik nekünk, és ez az, amit mi tartozunk nekik. Harmadszor, a gemkapocs csatlakozik a második, meghatározza, hogy pontosan az összes többi tartozik nekünk, és egyikünknek, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mi ebben a helyzetben nem marad anélkül, hogy édes. És így tovább a végtelenségig.

Az egyik feladat, hogy meg kell foglalkozni a fejét - dokumentum szervezet:

• Mi az életciklusa dokumentumok a vállalat?
• Honnan jönnek, és hová?
• Hogyan kell nyomon követni, hogy a dokumentumok voltak, ahol szükség van rájuk?
• Ki a felelős a létezését a dokumentumok egy adott helyzetben?
• Milyen dokumentumokat kell tárolni, és meddig?

Bizonyára kérte magának ezeket a kérdéseket, miután a papírköteget megszűnt fér bele egy mappába, és úgy döntött, hogy nem a válogatás, meg, hogy van néhány szerződést alá nem tartozó jogi aktusok elfogadásának munkát.

Hogyan lehet, hogy az összes vállalat dokumentumokat gyűjtött egyetlen adatbázis, válogatni, a megrendelt és készen állnak az azonnali kiadását az, akinek azokat jelenleg szükség van (kivéve, persze, hogy joga van ahhoz hozzáférési).

Első pillantásra ez a feladat tűnhet utópisztikus. Valójában ez nem így van. Nézzük meg a lehetséges megoldások, a legrosszabb, hogy a legjobban.

• Szándékosan veszít az opciót, ha a formáció elsődleges dokumentáció volt vezetője. Hogy szükséges-e leírni minden hátrányát ez a megközelítés?
• Akkor lök a papírokat a könyvelő. A fej természetesen könnyebb lesz, de a könyvelő - az a személy, aki úgy véli, a cég pénzt, és minden további feladatokat nem valószínű, hogy vezet, mit tenne egy jobb munkát, mint nélkülük. Könyvelő belecsúszni egy halom dokumentumot a menedzsment és a cég azzal a kockázattal jár „töltse ki”, és a számviteli és dokumentumkezelés.
• A legtöbb vezetők úgy vélik, hogy az elsődleges dokumentáció már a közvetlen felelőssége könyvelő, de alapvetően hibás. Az elsődleges dokumentáció kell származnia a menedzser. Egy könyvelő több száz kapcsolódó dokumentumok és tíz ellen ten vezetők vezetők tíz készlet dokumentáció és könyvelő részt vesz a cég pénzt - mint gondolná, amikor a teljesítmény magasabb lesz? Adjon az elsődleges dokumentáció azoknak, akik a legközelebb állnak hozzá - értékesítési vezetők!
• Self-könyörög megoldás - elhagyják az elsődleges dokumentáció magatartása vezetők. De hogyan lehet ellenőrizni, hogy azok lássák el feladataikat előírt nekik? Belső ellenőrzéseket folytathat - nincs lehetőség. Várj egy vészhelyzetben, például amikor az ügyfél nem kerül át pénzt a szerződést, és nem fog csinálni, ami indokolja tetteikért az a tény, hogy a munkát rosszul. Dokumentumokat a bíróság az ő oldalán - nincs teljesítési igazolás, mivel a vezető nem csak vigyázni rá. A legegyszerűbb lehetőség - büntetni, vagy utasítsa el, de ez nem teszi fel azt a tényt, hogy a vállalat, különben is, veszteségeket fognak szenvedni tönkreteheti a jó hírnevét.
• És végül, az egyetlen helyes döntés. Be kell, hogy automatizálják a munkafolyamatot. Végre elsődleges dokumentum ellenőrzési rendszer hozzá egy elektronikus archiválási tárolására is. Képzeld el a helyzetet - van a dokumentumot. Legyen ez szolgáltatási szerződés. Azt a fordítást elektronikus formában (scan) és elküldi az archívumba. Ezt a dokumentumot csatolni kell egy pár számlák és teljesítési igazolás. Nem nehéz kitalálni, hogy abban az időben az érkezés, akkor lehet szkennelni és küldeni az archívumot, és egy elektronikus változat csatlakozik az elektronikus változat a szerződést.

Egy ilyen egyszerű rendszer lehetővé teszi, hogy soha nem látott optimalizálja a munkafolyamatot:

• Ön - a menedzser, és van, hogy megtudja, melyik az ügyfelek még nem küldött egy példányt a teljesítési igazolás. Bemész, és azonnal látni ezeket a szerződéseket, amelyek kapcsolódnak a feladatok, és azok, amelyek nem tartoznak cselekmények.
• Te - az osztályvezető, és van, hogy ellenőrizze a beosztottak. Menj, és nézd e dokumentumok nincsenek rendben, ahol az az igény, ha a cselekmények.
• Ahhoz, hogy te, az ellenőr jön. Találja a rendszer az összes szükséges dokumentációt (vagy közülük melyik értékpapír hiányzik, és sürgősen magához felelős vezetők „a szőnyegen”, hogy a jövő a könyvvizsgáló rendben volt), gondoskodott arról, hogy ő volt minden rendben, húzta az archívumból eredetit, és bemutatta, hogy teszteljék.

Úgy néz ki, csábító, nem igaz? A szervezet az elektronikus dokumentumok kell csak-csak egy ember felelős érte, hogy átvizsgálja dokumentumok, adja meg azokat a rendszer dokumentációját, és küldje el a papírokat az archívumban.

érzékelési rendszer elsődleges dokumentáció

SKNPD - A rendszer ellenőrzésének jelenléte elsődleges dokumentáció, amely jelenleg a felépítmény 1C Enterprise 8.1, lehetővé teszi, hogy rögzítsék a felhasználó küldi kimenő dokumentumok (számlák, igazolások szolgáltatások) és így a beszállítóktól beérkező dokumentumok.

Így a folyamat, mely során dokumentáció leírja több státuszát (elküldött, oly módon, megkaptuk), és kapcsolódik a felelős személy lekérése egy adott dokumentum. Természetesen mindez megvalósul elektronikus formában, így lehetőség van arra, hogy jelentéseket generál, amelyek megfelelnek a legigényesebb végrehajtó. Például mely dokumentumok hiányoznak, és ki a felelős érte. Vagy valaki a vezetők hatékonyabb működése érdekében.

Miután egy ilyen rendszer egy szervezet járó kockázatok minimalizálása problémák hiánya miatt a primer dokumentumok, valamint ellenőrizni, hogy a feladat tudja kezelni az egyre elfoglalt könyvelő és irodavezető vagy ügyfélkezelő. De annak végrehajtására az irodában van egy munkatárs a dokumentumot kiállító, dokumentumok fogadásához és szkenner.

Ha szeretné megközelíteni a kérdést a dokumentáció még fejlettebb, és maradéktalanul a dokumentációt elektronikus formában, hogy egyszerűsítse a kezelés dokumentumokat és azokat figyelembe véve, akkor biztosan élvezni a szolgáltatás off-site dokumentum tárolására. Ez a rendszer lehetővé teszi, hogy növelje a működési hatékonyság és a költségek csökkentése.

Ami a kötet elektronikus dokumentumok a rendszerben tárolt, a helyzet, egyrészt, egy kicsit egyszerűbb: menteni a sebesség az operációs bázis, és megakadályozzák annak ellenőrizetlen elterjedése lehet állítani házirendet, hogy a mozgás nem használt dokumentumokat külön adatbázisban. Nevezési dokumentumok cserélhető adathordozók szükséges lehet nagy mennyiségben.

A fentiek alapján, akkor lehet, hogy egy logikus következtetés - felett elsődleges dokumentumok automatizálni kell! Ez eltávolítja számos aggályt a fejét - nem kell, hogy húzza a személyzet, nem szükséges, hogy ellenőrizzék őket! Minden rendszer! Az arca ezzel időt és erőforrásokat! És ez olyan fontos korunkban!

Főosztályvezető integrált üzleti támogatás

Kapcsolódó cikkek

• Landocs - munkafolyamat automatizálása